UBL/Peppol: Automatisch aanmaken van klant en leverancier

Als een factuur verstuurd wordt of ontvangen wordt via UBL of Peppol zal Robaws in bepaalde gevallen automatisch klanten en/of leveranciers aanmaken.

Je kan er zelf voor kiezen als je deze functie wenst te gebruiken of niet.

• Automatisch aanmaken leverancier - van toepassing bij een ontvangen factuur via UBL of Peppol
• Automatisch aanmaken klant - van toepassing bij het ontvangen van een factuur via Self-billing

Automatisch aanmaken leverancier

Om automatisch een leverancier in Robaws aan te maken, moet je volgende instelling activeren: instellingen > aankoopfacturen > instellingen > 'Leverancier automatisch aanmaken'.

Het automatisch aanmaken van een leverancier in Robaws wordt gedaan bij het ontvangen van een aankoopfactuur van een leverancier die nog niet in Robaws bestaat of teruggevonden wordt.

De gegevens die nodig zijn voor het aanmaken van de leverancier worden uit de factuur overgenomen.

Staat de instelling voor het automatisch aanmaken van een leverancier uit, dan wordt er ook geen nieuwe leverancier aangemaakt indien er geen gevonden wordt. In dat geval zal de leverancier blanco blijven en kan je achteraf zelf nog één koppelen.

Hoe bepaalt Robaws als er al een leverancier bestaat?

Om een leverancier te koppelen koppelen, doorloopt Robaws onderstaande stappen (in de gegeven prioriteit). Zodra we een match hebben met een stap, worden de volgende stappen niet meer doorlopen.

1. Robaws controleert als er leverancier op de factuur niet je eigen bedrijf is. Als BTW-nummer of KVK-nummer van de "leverancier" op de factuur overeen komt met dat van je eigen bedrijf, wordt er geen leverancier gekoppeld.

2. Robaws zoekt op identificatiekenmerken, in volgorde van betrouwbaarheid. Robaws zoekt in de lijst van leveranciers in Robaws naar een match op volgende velden (in deze volgorde): BTW-nummer, KVK-nummer, GLN, Naam, IBAN + BIN. Zodra er op één van deze velden een match is, stopt Robaws met zoeken op de volgende velden en zullen we meteen deze leverancier koppelen.

3. Slimme veiligheidscheck om verkeerde matches te voorkomen. Stel: Robaws vindt geen match op BTW-nummer, maar wél op naam. Voordat Robaws die match op naam accepteert, doen we nog één bijkomende controle. Als deze gevonden én de factuur allebei een BTW-nummer hebben dan hadden deze in de vorige stap al moeten matchen op BTW-nummer en gaan we deze toch verwerpen.

Automatisch aanmaken klanten

Om automatisch een klant in Robaws aan te maken, moet je volgende instelling activeren: instellingen > facturen > instellingen > 'Klant automatisch aanmaken'.

Deze functie is enkel van toepassing indien 'Self-billing' op jouw Peppol-account actief staat.

Het automatisch aanmaken van een klant wordt gedaan bij het ontvangen van een self-billing factuur die via Peppol komt van een klant die nog niet in Robaws bestaat of teruggevonden wordt.

De gegevens die nodig zijn voor het aanmaken van de klant worden uit de factuur overgenomen.

Staat de instelling voor het automatisch aanmaken van de klant uit, dan wordt er ook geen nieuwe klant aangemaakt indien er geen gevonden wordt. In dat geval zal de klant blanco blijven en kan je achteraf zelf nog één koppelen.

Hoe bepaalt Robaws als er al een klant bestaat?

Om een klant te koppelen, doorloopt Robaws onderstaande stappen (in de gegeven prioriteit). Zodra we een match hebben met een bepaalde stap, worden de volgende stappen niet meer doorlopen.

1. Robaws controleert als er voldoende klantgegevens zijn: Als er helemaal geen klantgegevens in het bericht staan, dan wordt er geen klant gekoppeld.

2. Robaws zoekt op identificatiekenmerken, in volgorde van betrouwbaarheid. Robaws zoekt in de lijst van klanten in Robaws naar een match op volgende velden (in deze volgorde): BTW-nummer, KVK-nummer, GLN, Naam. Zodra er op één van deze velden een match is, stopt Robaws met zoeken op de volgende velden en zullen we deze klant koppelen.

3. Slimme veiligheidscheck om verkeerde matches te voorkomen. Stel: Robaws vindt geen match op BTW-nummer, maar wél op naam. Voordat Robaws die match op naam accepteert, doen we nog één bijkomende controle. Als deze gevonden én de factuur allebei een BTW-nummer hebben dan hadden deze in de vorige stap al moeten matchen op BTW-nummer en gaan we deze toch verwerpen.

Bijgewerkt op: 15/05/2026