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Comment envoyer mes factures entrantes vers Robaws via la Robawsbox ?

À partir du 1er janvier 2026, il est légalement obligatoire en Belgique d'envoyer les factures entre assujettis à la TVA via Peppol.
Les factures entrantes qui ne sont pas envoyées via Peppol (par ex. de fournisseurs étrangers ou de sous-traitants) peuvent être envoyées facilement vers Robaws via la Robawsbox.

ASTUCE : regardez notre webinaire sur les factures entrantes pour obtenir rapidement un aperçu de son fonctionnement

Une Robawsbox est une adresse mail utilisée pour y envoyer des factures entrantes. Les factures entrantes que vous envoyez vers la Robawsbox sont ensuite automatiquement ajoutées dans votre environnement Robaws. L'utilisation de la Robawsbox fait gagner beaucoup de temps. Vous pouvez par exemple transférer immédiatement vers Robaws les mails de fournisseurs, de sorte que vous ne devez plus télécharger les documents pdf sur votre ordinateur pour ensuite les ajouter à nouveau dans Robaws.

Vous pouvez utiliser une Robawsbox en combinaison avec l'OCR ou l'UBL, mais ce n'est pas obligatoire.

L'OCR s'utilise pour convertir une facture au format .pdf en texte lisible pour un progiciel comme Robaws. En combinaison avec la Robawsbox, cela représente évidemment une grande plus-value. Cela permet d'ajouter aussi automatiquement les lignes et les données du document transféré. Selon le type d'OCR utilisé, les lignes seront aussi toutes lues séparément.
L'UBL signifie que vous recevez une facture en .xml, celle-ci ne doit plus être convertie en texte lisible. Toutes les données transmises dans le fichier UBL du fournisseur sont lues lors de la création de la facture entrante dans Robaws. Si aucun PDF n'est joint au fichier, Robaws construit lui-même une image de facture afin que vous puissiez quand même relire la facture.

Vous pouvez utiliser une seule Robawsbox, mais vous pouvez aussi en créer plusieurs. Vous pouvez ainsi par exemple choisir de créer une Robawsbox par type d'OCR afin de pouvoir choisir vous-même, lors de l'envoi, avec quel type d'OCR vous faites lire la facture. L'utilisation de plusieurs Robawsbox peut aussi être une plus-value si vous travaillez avec plusieurs sociétés.

Utilisation

La Robawsbox sert à 3 applications :

La Robawsbox peut être utilisée comme adresse mail effective pour y envoyer des mails avec une facture entrante en pièce jointe. Vous faites cela depuis votre boîte mail.
Par ailleurs, la Robawsbox peut être utilisée lorsque vous ajoutez des factures entrantes dans Robaws. Vous faites cela via l'aperçu des factures entrantes, avec le bouton d'action télécharger les factures d'achat en haut dans la barre. Vous pouvez ensuite choisir la Robawsbox que vous souhaitez utiliser.
Enfin, la Robaws App est utilisée lors de l'ajout d'un ticket de caisse depuis votre smartphone. Lors de l'envoi, vous pouvez choisir quelle Robawsbox vous souhaitez utiliser à cette fin (s'il existe plusieurs robawsbox connues).

Dès que les factures entrantes sont transférées, elles arrivent dans Robaws.
En cas d'utilisation de l'OCR premium, elles sont d'abord ajoutées dans les 'Scans en traitement'. Vous pouvez les consulter via le bouton d'action analyses en attente dans la barre de l'aperçu des factures entrantes.

Paramètres

Via paramètres > factures entrantes > Robawsbox, vous pouvez créer une ou plusieurs Robawsbox.

Paramètres généraux

Certains paramètres s'appliquent à toutes les Robawsbox créées dans l'environnement. Ici, vous ne pouvez pas faire de distinction par Robawsbox.

Paramètre	Explication
Bloquez et signalez les factures entrantes en double via robawsbox	Si cette fonction est activée, vous ne pouvez pas ajouter une deuxième fois la même facture entrante. Si vous essayez, vous recevrez un message indiquant que cela a échoué.
Lancer automatiquement la demande d'acceptation des factures d'achat via Robawsbox	Si cette fonction est activée, lors de l'ajout d'une facture entrante, la demande d'approbation pour cette facture sera immédiatement démarrée.
Essayer de lier des articles	On vérifie s'il y a des articles dans la base de données qui peuvent être liés automatiquement à la facture entrante qui a été lue.
Essayer de lier des commandes	On examine les lignes de la facture entrante lue. Si les articles, les nombres, les montants totaux y sont identiques à une ligne d'une commande, cette commande est liée automatiquement.

Paramètres par Robawsbox

Outre ces paramètres généraux, il y a aussi des paramètres qui peuvent être configurés spécifiquement par Robawsbox.

Paramètre	Explication
Suffixe e-mail	Cette fonction n'est visible que si vous configurez plus d'une Robawsbox. Il s'agit du suffixe qui vient après le point après l'id de la société. De cette manière, vous faites une distinction entre les différentes Robawsbox.
Société	Vous pouvez déjà lier une société à une Robawsbox. Si vous utilisez plusieurs sociétés, vous pouvez de cette manière déjà fixer une société sur la facture entrante.
Journal	Vous pouvez déjà lier un journal à une Robawsbox. Cela permet, en cas d'utilisation de plusieurs journaux, de suivre la bonne numérotation.
Limiter les expéditeurs à	Si vous souhaitez limiter les adresses mail à partir desquelles l'envoi se fait, indiquez ici les adresses mail autorisées à envoyer. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez laisser ce champ vide.
Traiter l'UBL	Cette fonction doit être activée si vous souhaitez activer la lecture de l'UBL.
Traiter DICO	Cette fonction doit être activée si vous souhaitez faire lire des factures entrantes au format DICO. DICO est la norme numérique du secteur néerlandais de la construction et de l'installation (Ketenstandaard). Ce paramètre n'est visible que dans les environnements avec des fonctionnalités néerlandaises.
Traiter CII/ZuGFeRD	Cette fonction doit être activée si vous souhaitez faire lire des factures au format CII. Elle permet également d'extraire et de traiter le XML contenu dans un PDF ZUGFeRD.
Appliquer l'OCR	Cette fonction doit être activée si vous souhaitez activer l'application de l'OCR.
Type d'OCR	Cette fonction ne devient visible que lorsque la fonction 'Appliquer l'OCR' a été activée. Ici, vous pouvez faire le choix entre les 2 types d'OCR.

Mis à jour le : 25/09/2026

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