Flux d'approbation
Le flux d'approbation est une fonctionnalité qui fait en sorte qu'une commande ou une facture d'achat doive d'abord être approuvée par certaines personnes avant que d'autres actions puissent être entreprises :
- pour une commande : la création d'un ordre de rappel (call-off) sur une commande non approuvée est bloquée
- pour une facture d'achat : la génération d'un fichier de paiement n'est possible qu'après approbation
Vous pouvez lier un flux d'approbation à un fournisseur. Pour une facture d'achat et une commande de ce fournisseur, il sera fait appel à ce flux d'approbation.
Lors de la configuration d'un flux d'approbation, vous pouvez déterminer des priorités. Les priorités font en sorte qu'une deuxième (et éventuellement aussi une troisième) personne ne reçoive la demande d'approbation qu'une fois que la personne située avant elle dans la priorité a approuvé le document.
Exemple :
J'ai créé un flux d'approbation en fonction du matériel commandé pour un projet. Ce flux d'approbation comporte différentes priorités.
Priorité 1 | Priorité 2 | Priorité 3 |
|---|---|---|
Chef de projet : vérifie si les matériaux sont corrects | Responsable des factures d'achat | Gérant : approbation finale |
Utilisation
Le flux d'approbation se situe sur le module des commandes et des factures d'achat.
Le flux d'approbation se compose de différentes étapes. Ces étapes doivent être parcourues avant que vous puissiez générer un fichier de paiement à partir de votre facture d'achat.
- Le flux d'approbation doit être démarré. Cela se fait manuellement sur la facture d'achat elle-même, ou peut aussi se faire automatiquement en activant la fonction sur la Robawsbox.
- Les utilisateurs qui font partie du flux d'approbation peuvent consulter en haut à droite les demandes d'approbation en cours.
- Dans la vue générale des demandes d'approbation, ils peuvent entreprendre une action. Les actions possibles sont accepter, refuser ou mettre en attente.
- Via la demande d'approbation, vous avez la possibilité de modifier ou d'ajouter quelques données (par ex. projet, commande, colonne X, prix, matériel...)
- Dès que tous les utilisateurs qui font partie du flux d'approbation ont accepté la facture d'achat, un fichier de paiement peut être généré.
Paramètres
Via paramètres > factures d'achat > demande d'approbation ou paramètres > commande > demande d'approbation, vous pouvez activer la fonction et créer les différents flux. Les demandes d'approbation des factures d'achat et des commandes sont indépendantes les unes des autres et peuvent aussi être utilisées indépendamment.
Dès que celle-ci est activée, vous pouvez ajouter le flux d'approbation correct au fournisseur sur la fiche fournisseur.
Paramètre | Explication |
|---|---|
Nom | Le nom que vous donnez au flux d'approbation |
Utilisateurs | Vous ajoutez les utilisateurs que vous souhaitez attribuer à cette priorité. Vous ne devez pas vous limiter à 1 utilisateur, mais vous pouvez en ajouter plusieurs |
Chef de projet | Si vous activez cette fonction, le chef de projet du projet lié à la facture d'achat est automatiquement inclus dans cette priorité du flux d'approbation |
Exécutant | Si vous activez cette fonction, l'exécutant du projet lié à la facture d'achat est automatiquement inclus dans cette priorité du flux d'approbation |
Montant minimum | Il s'agit du montant minimum que la facture d'achat doit atteindre avant que cette priorité soit incluse dans le flux d'approbation. |
Il existe des possibilités de configurer également, via les paramètres, des statuts
Mis à jour le : 04/07/2026
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