Comment créer un fichier de paiement ?

Pour effectuer un paiement sortant, vous pouvez initier un fichier de paiement depuis votre environnement Robaws, pour une ou plusieurs factures d'achat.

Un fichier de paiement est un document XML que vous générez depuis la vue générale des factures d'achat et que vous pouvez charger dans le tableau de bord de votre application bancaire pour exécuter le paiement. Cela vous évite de devoir retaper manuellement le paiement, et toutes les infos de la facture d'achat nécessaires à l'exécution du paiement sont immédiatement reprises.

Lors de l'initiation d'un fichier de paiement, vous disposez encore de certaines possibilités que vous pouvez choisir vous-même :

Vous pouvez choisir à quelle date le paiement est exécuté. Vous pouvez saisir manuellement une date souhaitée, ou vous pouvez faire payer à la date d'échéance.
Vous pouvez choisir depuis quel numéro de compte vous faites exécuter le paiement. C'est pratique si vous avez configuré plusieurs entreprises dans Robaws.

Si vous utilisez le flux d'approbation, celui-ci doit être sur accepté avant que vous puissiez effectivement créer un fichier de paiement.

Utilisation

Vous initiez un fichier de paiement depuis la vue générale des factures d'achat.

Vous sélectionnez ici les factures d'achat que vous souhaitez payer et vous cliquez dans la barre en haut sur le bouton d'action « payer les factures d'achat », après quoi vous choisissez « exporter le fichier de paiement ».
Si toutes les données dans Robaws sont correctement remplies, vous obtenez une nouvelle fenêtre où vous pouvez choisir depuis quel numéro de compte vous souhaitez payer et où vous pouvez attribuer une date par facture d'achat. Vous pouvez aussi choisir de payer immédiatement toutes les factures à la date d'échéance. En outre, il y a encore quelques autres éléments que vous pouvez adapter dans cette fenêtre, comme l'ajout d'une référence ou l'adaptation du prix.
En bas de la fenêtre, vous voyez dans une ligne supplémentaire le montant total de votre fichier de paiement. Si vous travaillez avec plusieurs devises, vous obtenez un total par devise. Vous pouvez ainsi vérifier, avant d'exporter, quel montant vous payez au total.
Après avoir cliqué sur le bouton « exporter vers le fichier de paiement », un fichier XML est créé. Vous pouvez charger ce fichier dans votre application bancaire pour exécuter le paiement.

Fenêtre exporter vers le fichier de paiement

Factures d'achat avec un compte G

Si vous travaillez avec des fournisseurs néerlandais, une partie du montant de la facture peut devoir aller vers le compte G de ce fournisseur. Robaws scinde ce montant dans le fichier de paiement : vous obtenez deux lignes avec deux numéros de compte distincts, l'une pour le compte G et l'autre pour le reste de la facture. Les deux paiements se trouvent donc dans le même fichier XML.

Pour cela, deux conditions doivent être remplies : le fournisseur a un numéro de TVA néerlandais et un IBAN est renseigné pour le compte G sur sa fiche. Si ce n'est pas le cas, le montant complet figure sur une seule ligne.

Si vous avez déjà payé une partie de la facture, Robaws en tient compte : le montant destiné au compte G est diminué de ce qui a déjà été payé.

Paramètres

Données

Si l'une des données ci-dessous n'est pas complétée, vous en êtes averti ici et il n'est pas possible de créer un fichier de paiement.

Votre nom d'entreprise doit être connu (peut contenir max. 70 caractères)
Votre propre numéro IBAN et BIC doivent être remplis dans les paramètres de votre entreprise
Le nom du fournisseur doit être connu. (peut contenir max. 70 caractères)
L'adresse du fournisseur doit être connue, y compris le pays. La rue peut contenir max. 70 caractères, et le code postal + la ville ensemble également max. 70 caractères
Le numéro de compte bancaire (IBAN) du fournisseur doit être connu. En option, vous pouvez aussi ajouter un BIC valide
Si un montant pour le compte G figure sur la facture, l'IBAN de ce compte G doit être renseigné sur la fiche du fournisseur

Vous ne pouvez pas reprendre une note de crédit dans un fichier de paiement. Et si le montant total de la facture d'achat ne correspond pas à la somme des lignes, Robaws bloque l'export jusqu'à ce que vous le corrigiez.

Contrôle du fichier

Une fois le fichier XML créé, Robaws le contrôle encore par rapport au schéma SEPA. Si ce contrôle échoue, vous recevez le message « Échec de la validation du fichier de paiement » avec la raison, et le fichier n'est pas livré. Vous ne chargez ainsi jamais un fichier non valide dans votre application bancaire.

Paramètres

Via les paramètres > factures d'achat, vous pouvez configurer les éléments suivants :

déterminez le statut de la facture d'achat dès qu'elle a été reprise dans un fichier de paiement via « nouveau statut après initiation du paiement »
choisissez de payer par défaut à la date d'échéance via « payer à la date d'échéance »

Mis à jour le : 04/09/2026

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