Hoe maak ik een betaalbestand aan?

Om een uitgaande betaling te doen, kan je een betaalbestand initiëren vanuit je Robaws omgeving, voor één of meerdere aankoopfacturen.

Een betaalbestand is een XML-document dat je vanuit het overzicht van de aankoopfacturen genereert en dat je kan uploaden in het dashboard van je bankapplicatie om de betaling uit te voeren. Dit zorgt ervoor dat je de betaling niet manueel hoeft over te typen, maar dat alle info van de aankoopfactuur die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de betaling meteen opgenomen wordt.

Bij het initiëren van een betaalbestand heb je nog bepaalde mogelijkheden die je zelf kan kiezen:

• Je kan kiezen op welke datum de betaling uitgevoerd wordt. Je kan manueel een gewenste datum invoeren, of je kan laten betalen op de vervaldatum.
• Je kan kiezen vanaf welk rekeningnummer je de betaling laat uitvoeren. Dit is praktisch als je in Robaws meerdere bedrijven ingesteld hebt.

Gebruik

Een betaalbestand initiëren doe je vanuit het overzicht van de aankoopfacturen.

• Je selecteert hierbij de aankoopfacturen die je wenst te betalen en klikt in de balk bovenaan op de actieknop 'aankoopfacturen betalen'. Daarna kies je in welke versie van het SEPA-formaat je het betaalbestand maakt: Exporteren naar betaalbestand (pain.001.001.09) of Exporteren naar betaalbestand (pain.001.001.03). Pain.001.001.09 is de recentste versie en die raden banken aan; kies pain.001.001.03 enkel als je bank de nieuwe versie nog niet aanvaardt.
• Als alle gegevens in Robaws correct ingevuld zijn, krijg je een nieuw venster waar je kan kiezen vanuit welk rekeningnummer je wenst te betalen en waar je per aankoopfactuur een datum kan toekennen. Je kan er ook voor kiezen om meteen alle facturen te betalen op de vervaldatum. Daarnaast zijn er nog enkele andere zaken die je in dit venster kan aanpassen, zoals het toevoegen van een referentie of aanpassen van de prijs.
• Onderaan het venster zie je in een extra rij het totaalbedrag van je betaalbestand. Werk je met verschillende valuta, dan krijg je een totaal per valuta. Zo kan je vóór het exporteren nog controleren welk bedrag je in totaal betaalt.
• Nadat je geklikt hebt op de knop 'exporteren naar betaalbestand' wordt een XML-bestand gemaakt. Dit bestand kan je inladen in je bankapplicatie om de betaling uit te voeren.

Aankoopfacturen met een G-rekening

Werk je met Nederlandse leveranciers, dan kan een deel van het factuurbedrag naar de G-rekening van die leverancier moeten. Robaws splitst dat bedrag in het betaalbestand: je krijgt twee lijnen met twee aparte rekeningnummers, één voor de G-rekening en één voor de rest van de factuur. Beide betalingen zitten dus in hetzelfde XML-bestand.

Die splitsing gebeurt voor leveranciers met een Nederlands btw-nummer. Zij hebben op hun fiche een IBAN bij de G-rekening nodig: ontbreekt dat, dan kan je het betaalbestand niet maken tot je het aanvult. Heeft de leverancier geen Nederlands btw-nummer, dan komt het volledige bedrag op één lijn te staan.

Heb je al een deel van de factuur betaald, dan houdt Robaws daar rekening mee: het bedrag voor de G-rekening wordt verminderd met wat er eerder al betaald werd.

Instellingen

Gegevens

Als één van onderstaande gegevens niet aangevuld is, krijg je hier een melding van en is het niet mogelijk om een betaalbestand te maken.

1. Je bedrijfsnaam moet gekend zijn (mag max 70 tekens bevatten)
2. Je eigen IBAN en BIC nummer moeten ingevuld zijn bij de instellingen van je bedrijf
3. Naam van de leverancier moet gekend zijn (mag max 70 tekens bevatten)
4. Adres van de leverancier moet gekend zijn: straat, postcode, stad en land. De straat mag max 70 tekens bevatten. Kies je pain.001.001.09, dan mag de stad max 35 tekens bevatten, de postcode max 16 en straat 2 max 70. Bij pain.001.001.03 mogen postcode + stad samen max 70 tekens bevatten
5. Bankrekeningnummer (IBAN) van de leverancier moet gekend zijn. Optioneel kan je ook een geldige BIC toevoegen
6. Staat er een bedrag voor de G-rekening op de factuur, dan moet het IBAN van die G-rekening ingevuld zijn op de leveranciersfiche

Controle van het bestand

Nadat het XML-bestand aangemaakt is, controleert Robaws het nog tegen het SEPA-schema van de versie die je koos. Faalt die controle, dan krijg je de melding 'Betaalbestand validatie mislukt' met de reden erbij, en wordt het bestand niet aangeleverd. Zo laad je nooit een ongeldig bestand in je bankapplicatie.

Instellingen

Via de instellingen > aankoopfacturen kan je volgende zaken instellen:

• bepaal de status van de aankoopfactuur zodra deze in een betaalbestand werd opgenomen via 'nieuwe status na initiëren betaling'
• kies om default te betalen op vervaldatum via 'betalen op vervaldatum'

Bijgewerkt op: 20/10/2026