Wat is OCR herkenning en hoe werkt het?

OCR is een slimme techniek die uit een pdf-document, foto of een gescand document de tekst inleest en deze omzet naar bruikbare data. Het gebruik van OCR binnen Robaws situeert zich in de module aankoopfacturen. Door gebruik te maken van de OCR-functie bespaar je tijd, omdat je niet alle gegevens van de aankoopfactuur manueel moet ingeven.

Binnen Robaws werken we met 2 types OCR: de snelle OCR en de OCR premium. Het verschil tussen beide zit o.a. in de prijs, de snelheid van inlezen en de manier van verwerken.

Voorwaarden

Voor OCR aan de slag kan, moeten enkele gegevens ingesteld zijn. Zijn deze niet ingevuld, dan wordt de factuur wel aangemaakt, maar zonder de herkende gegevens.

• Btw-nummer. Vul dit in via instellingen > algemeen > bedrijf. OCR gebruikt het btw-nummer om de leverancier en de factuur correct te herkennen.
• KvK-nummer (enkel Nederland). Werk je met een Nederlands btw-nummer, dan moet ook het veld KvK-nummer ingevuld zijn via instellingen > algemeen > bedrijf. Voor Belgische en Duitse bedrijven is dit niet nodig.
• Een ingestelde betaalmethode. OCR is niet beschikbaar tijdens de proefperiode en werkt evenmin zolang er geen betaalmethode is ingesteld onder facturering.

Gebruik

Er zijn 3 manieren om een aankoopfactuur te laten inlezen.

Doorsturen naar de Robawsbox

Je kan een aankoopfactuur die je via mail ontvangt van een leverancier rechtstreeks doorsturen naar de Robawsbox. Het bestand in bijlage wordt aanzien als het bestand dat ingelezen moet worden en aangemaakt moet worden als aankoopfactuur in Robaws. Verder zijn hier geen handelingen meer nodig.

Uploaden in Robaws

Via het overzichtsscherm van de aankoopfacturen gebruik je bovenaan de actieknop Aankoopfacturen uploaden. In het venster dat opent kies je bij Verzenden naar via welke Robawsbox het document ingelezen moet worden, voeg je de bestanden toe en klik je op Verstuur.

Via het webvenster kan je pdf- en xml-bestanden uploaden. Wil je een foto van een kasticket of factuur laten inlezen, gebruik dan de Robaws App.

Uploaden in de Robaws App

Via de Robaws App heb je in het menu een keuze 'aankoop uploaden'. Deze keuze is enkel zichtbaar als OCR geactiveerd is via instellingen > aankoopfacturen > OCR. Via deze weg kan je een bestand vanuit je galerij op jouw smartphone uploaden of kan je met jouw camera meteen een foto nemen.
Dit bestand wordt verstuurd naar de standaard-Robawsbox: de eerste actieve Robawsbox zonder achtervoegsel. De instellingen van die Robawsbox worden gevolgd bij het inlezen.

Instellingen

Via instellingen > aankoopfacturen > OCR zet je de schakelaar Actief aan om OCR te gebruiken. Op dezelfde pagina vind je onder Robawsbox de configuratie van je Robawsbox(en).

Pas bij het instellen van de Robawsbox kies je het OCR-type dat je wenst te gebruiken. Kies je Premium, dan verschijnen twee extra opties:

• Detecteer lijnen — de afzonderlijke factuurlijnen worden mee ingelezen in plaats van enkel de totalen.
• Detecteer hoeveelheden en eenheidsprijzen — bovenop de lijnen worden ook hoeveelheid en eenheidsprijs per lijn herkend. Deze optie verschijnt enkel als 'Detecteer lijnen' aan staat.

Bij het type Snel zijn deze opties niet beschikbaar.

Bijgewerkt op: 31/08/2026