Import | Explication générale
Avec l'outil d'import, vous pouvez importer rapidement et facilement de grandes quantités de données et mettre à jour des données existantes dans Robaws.
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- Principes de base
- Importer des données
- Mettre à jour des données
- Possibilités supplémentaires
- Explication par module
Principes de base
- Si vous importez dans votre environnement de travail, cela a immédiatement des conséquences sur vos données. Soyez prudent avec l'outil d'import pour éviter les erreurs et la pollution des données. Lisez attentivement cette explication et l'explication par module.
- Les données que vous remplissez dans le template d'import ne peuvent contenir aucune ligne vide ni aucune ligne blanche. Cela arrête l'import.
- Les données de votre template ne peuvent contenir aucune formule. Cela bloque l'import.
- Les données que vous remplissez dans le template d'import doivent être dans le bon format :
type de champ | type de notation dans Excel | format correct |
|---|---|---|
nombre | Nombre | uniquement un nombre (pas de symboles comme €, %, pas de texte) |
date | Notation de date courte | 24/12/2025 |
texte | Standard ou Texte | si ce texte fait référence à une donnée connue dans Robaws (par ex. statut, fournisseur, condition de paiement, journal, groupe d'articles, liste de choix d'un champ supplémentaire, ...) le texte doit correspondre EXACTEMENT : même orthographe, majuscules, espaces, ...) |
champs spécifiques | valeurs spécifiques | Pour quelques champs spécifiques, il est prévu que vous saisissiez des valeurs codées (par ex. type de ligne, stratégie de prix de revient, stratégie de prix de vente, ...) Consultez pour cela la page du module spécifique. |
Importer des données
1) Téléchargez le template d'import dans votre environnement. Vous le retrouvez dans Paramètres > Import
Dans ce template, vous pouvez insérer les données que vous souhaitez importer dans le bon onglet. Ci-dessous, vous pouvez cliquer vers les modules concernés pour voir ce à quoi il faut faire attention lorsque vous insérez les données. Tenez compte d'un certain nombre de principes de base importants.
La plupart des modules fonctionnent sur la base de plusieurs onglets ; pour charger des articles par exemple, vous utilisez aussi bien l'onglet 'articles' que 'articlesuppliers'.
2) Importez les données dans Robaws
Lorsque les données dans l'Excel sont correctes, vous pouvez les téléverser dans Robaws à l'aide du bouton 'Importer'.
Une barre apparaîtra dans l'aperçu avec la date, le nombre de lignes et la progression. Lorsque l'import est terminé, le statut change.
Statut | Explication |
|---|---|
Prêt | L'import a été correctement effectué, vous pouvez retrouver les données dans le système |
Prêt avec avertissements | L'import a été effectué, mais certains champs n'ont pas pu être trouvés. Problèmes possibles : un enregistrement principal qui n'a pas été trouvé, date pas dans le bon format, titre de colonne qui n'existe pas, ... |
Prêt avec erreurs | L'import a été interrompu et a échoué |
3) Demander le rapport
Si vous rencontrez des erreurs et/ou des avertissements pendant un import, vous pouvez consulter l'erreur via le rapport. Si l'erreur n'est pas immédiatement claire, vous pouvez contacter le support via le chat ou support@robaws.be et nous vous aiderons à corriger l'erreur.
Mettre à jour des données
À l'aide du template d'import, une mise à jour de fiches existantes peut également être effectuée. L'exemple le plus courant est une mise à jour de prix. Pour cela, vous pouvez utiliser dans l'Excel la colonne UPDATE_BY. Vous y remplissez le nom de la colonne sur la base de laquelle vous souhaitez effectuer la mise à jour. Vous ne saisissez donc pas la valeur du champ, cela se fait dans la colonne elle-même.
Dans l'exemple ci-dessus, un article est mis à jour sur la base du numéro d'article. Si le numéro d'article 'ART123' existe dans Robaws, le prix de cet article sera mis à jour. Si aucune correspondance n'est trouvée, un nouvel article est ajouté avec les données de cette ligne. Vous pouvez consulter par module sur quelles valeurs vous pouvez baser la mise à jour.
Possibilités supplémentaires
Champs supplémentaires
Les modules qui contiennent des champs supplémentaires dans Robaws auront des titres de colonnes supplémentaires dans le template d'import afin que vous puissiez également inclure les champs supplémentaires dans l'import.
Si vous avez déjà téléchargé le template et que vous ne voyez pas les titres des champs supplémentaires dans le fichier, cela vient probablement du fait que les champs supplémentaires ont été ajoutés par la suite. Lorsque vous téléchargez à nouveau le template, vous les verrez apparaître.
Annuler un import
Lorsque l'import s'est terminé de manière erronée ou que vous souhaitez malgré tout supprimer les données chargées pour refaire l'import avec quelques adaptations, alors nous pouvons annuler le dernier import. Les données importées sont conservées pendant une durée limitée dans une base de données séparée, après quoi l'import est définitif.
Pour voir si vous pouvez annuler l'import, vous pouvez contacter le support et nous nous en occuperons pour vous. Attention, seul le dernier import peut être annulé. Si vous avez entre-temps effectué un nouvel import, alors nous ne pouvons plus annuler le précédent.
Lors de l'annulation, tous les éléments nouvellement ajoutés sont à nouveau supprimés. Si une mise à jour a été effectuée, alors** l'annulation n'a aucun effet sur les éléments mis à jour**, uniquement sur ceux nouvellement ajoutés.
Quels modules pouvez-vous importer ou mettre à jour ?
- Comptes du grand livre (accountancycodes)
- Clients + personnes de contact (clients)
- Fournisseurs + personnes de contact (suppliers)
- Employés (employees)
- Projets (projects)
- Commandes (purchases)
- Devis (offers)
- Ordres (orders)
- Factures (invoices)
- Notes de crédit (credits)
- Factures d'achat (incominginvoices)
- Articles, prix dégressifs (articles)
- Matériel (materials)
- Installations (materialinstallation)
- Bons de travail (timetickets)
- Postes (posts)
- États d'avancement (claimstates)
- Abonnements (subscriptions)
- Items de planification (planningsitems)
- Modifications de stock (stockchange)
Mis à jour le : 05/07/2026
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