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Update_By | explication générale

Vous pouvez mettre à jour de différentes manières les données existantes (articles, clients, fournisseurs, employés, ...) dans Robaws, par exemple pour adapter les prix des articles. Ci-dessous, nous expliquons comment procéder à l'aide d'un Excel de mise à jour.


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Exemples élaborés :


Astuce : regardez notre enregistrement sur la mise à jour de prix.


Modifier les données existantes


Si vous souhaitez modifier des articles, fournisseurs, clients,... existants dans Robaws, vous pouvez le faire :

  1. manuellement, un par un - exemple : vous voulez attribuer un nouveau fournisseur à un seul article
  2. très facilement en masse (c'est possible pour certains champs, pas pour tous) - exemple : vous voulez adapter le groupe d'articles pour 50 articles d'un coup
  3. via un Excel de mise à jour, ce qui est expliqué plus en détail ci-dessous - exemple : vous voulez adapter les prix de tous les articles du fournisseur X



Mettre à jour via Excel


Pour mettre à jour des données existantes via un Excel d'import, vous suivez les étapes suivantes :

  1. Allez dans l'aperçu du module, et filtrez sur les données que vous souhaitez mettre à jour (par ex. filtrez sur le statut, le groupe d'articles, la marque, ...)
  2. Exportez ces articles vers Excel
  3. Adaptez cet Excel avec les modifications souhaitées (par ex. modifier les prix, compléter les groupes d'articles, ...)
  4. Supprimez les colonnes que vous ne modifiez pas pour garder une meilleure vue d'ensemble, mais conservez surtout la colonne 'ID' !
  5. Copiez et collez ces données dans le modèle d'import Robaws et remplissez toujours la colonne UPDATE_BY !
  6. Importez ce modèle Robaws.


Remplir correctement le modèle


Vous trouvez le modèle d'import Robaws dans les paramètres > import > télécharger le modèle.
Vous pouvez l'utiliser pour importer des données dans Robaws, mais aussi pour mettre à jour vos données. Pour faire la distinction, il y a la colonne UPDATE_BY.
Tenez compte d'un certain nombre de principes de base pour importer et mettre à jour correctement.


Colonne 'UPDATE_BY'


Si vous voulez mettre à jour un article ou un fournisseur, vous devez obligatoirement remplir la colonne 'UPDATE_BY'. Vous y renvoyez par exemple au numéro d'article afin que Robaws sache quel article il doit mettre à jour. C'est toujours la première colonne (colonne A) dans l'onglet.


Si vous ne remplissez pas cette colonne, un nouvel article, fournisseur, ... est créé dans Robaws.


Cette colonne n'est pas présente ? Alors aucune mise à jour n'est possible pour cet onglet.


Références possibles


Dans la colonne UPDATE_BY, vous devez saisir une référence, qui dépend de l'onglet que vous voulez mettre à jour. Vérifiez donc bien par module quelle référence est possible pour l'onglet que vous voulez mettre à jour. Cela peut être une référence au numéro d'article, au nom du fournisseur, ...


Référencer correctement


  • Recherchez la référence correcte
  • Saisissez-la dans la colonne UPDATE_BY
  • Assurez-vous que la référence soit également remplie en tant que colonne !


Exemple : je veux mettre à jour les prix de revient de mes articles. Dans l'onglet 'articles', je mettrai à jour sur la base de l'ID de l'article. Je saisis la référence 'ARTICLEID' sur toutes les lignes de la colonne 'UPDATE_BY', et j'ajoute aussi la colonne 'ARTICLEID' avec la valeur correcte.
De cette manière, Robaws sait que le prix de revient de la ligne 2 correspond à l'article 159.



Attention particulière pour les onglets supplémentaires


Pour certains modules (par ex. les articles), plusieurs onglets sont disponibles dans le modèle d'import.
Si vous voulez mettre à jour ces onglets, vous devez à la fois établir le lien vers l'onglet principal (par ex. lien de articlesuppliers vers articles) et saisir une référence pour l'UPDATE_BY. Cela peut vite devenir assez complexe. Nous mentionnons donc ci-dessous un certain nombre de cas courants.


Onglet 'article suppliers' (ajouter ou mettre à jour des fournisseurs d'article)


Ajouter un nouveau fournisseur d'article à un article existant :

  1. saisissez dans l'onglet 'articles' de quels articles existants il s'agit : remplissez la colonne NR (numéro d'article) ou ARTICLEID (id technique de l'article)
  2. saisissez les mêmes valeurs dans l'onglet 'articlesupplier' via la colonne ARTICLENR ou la colonne ARTICLE_ID
  3. remplissez les autres données de l'onglet 'articlesupplier'

Si l'id est rempli, le lien se fait sur celui-ci, ensuite sur le numéro d'article. Si aucune de ces deux colonnes n'est remplie, le fournisseur d'article ne peut pas être lié à un article.


Exemple : j'ai pour 3 articles existants un nouveau fournisseur, pour un article j'ai même 2 nouveaux fournisseurs.




Mettre à jour les données d'un fournisseur d'article existant :

  1. saisissez dans l'onglet 'articles' de quels articles existants il s'agit : remplissez la colonne NR (numéro d'article) ou ARTICLEID (id technique de l'article)
  2. saisissez les mêmes valeurs dans l'onglet 'articlesupplier' via la colonne ARTICLENR ou la colonne ARTICLE_ID
  3. saisissez dans l'onglet 'articlesupplier' dans la colonne 'UPDATE_BY' la référence SUPPLIERNAME sur toutes les lignes
  4. complétez dans l'onglet 'articlesupplier' la colonne SUPPLIERNAME avec les fournisseurs d'article qui doivent être adaptés (attention, sensible à la casse !)
  5. remplissez les autres données de l'onglet 'articlesupplier'


Remarque : il existe encore 2 autres références UPDATE_BY possibles, moins courantes :

  • SUPPLIERNR : renvoie à la colonne NR dans l'onglet 'suppliers'. Cela n'est donc possible que si vous importez en même temps vos fournisseurs dans Robaws. S'ils existent déjà dans Robaws, vous ne pouvez pas utiliser cette option
  • EXTRA_FIELD_1 : renvoie à un champ supplémentaire créé par vous-même. Cela peut par exemple être un numéro unique du fournisseur.


Exemple : le fournisseur Vandenberghe a adapté les prix de 3 articles existants.




Onglet 'articlestierprices' (ajouter ou mettre à jour des groupes de prix et prix dégressifs)


Ajouter un nouveau prix dégressif à un article existant :

  1. saisissez dans l'onglet 'articles' dans la colonne 'UPDATE BY' la référence NR
  2. saisissez dans l'onglet 'articles' de quels articles existants il s'agit : remplissez la colonne NR (numéro d'article)
  3. saisissez les mêmes valeurs dans l'onglet 'articlestierprices' via la colonne ARTICLENR
  4. remplissez les autres données de l'onglet 'articlestierprices'


Exemple : pour mes numéros d'article existants 159, 160 et 161, je veux configurer une remise pour 2 groupes de prix : 5% de remise pour mes clients A et 10% de remise pour mes clients B




Mettre à jour les données d'un groupe de prix existant :
Cette mise à jour est uniquement possible pour les groupes de prix, pas pour les prix dégressifs.

  1. saisissez dans l'onglet 'articles' de quels articles existants il s'agit : remplissez la colonne NR (numéro d'article)
  2. saisissez les mêmes valeurs dans l'onglet 'articlestierprices' via la colonne ARTICLENR
  3. saisissez dans l'onglet 'articlestierprices' dans la colonne 'UPDATE_BY' la référence PRICEGROUP sur toutes les lignes
  4. complétez dans l'onglet 'articlestierprices' la colonne PRICEGROUP avec les groupes de prix existants qui doivent être adaptés (attention, sensible à la casse !)
  5. remplissez les autres données de l'onglet 'articlestierprices'


Exemple : pour mes numéros d'article existants 159, 160 et 161, je veux adapter la remise pour 2 groupes de prix : 15% de remise pour mes clients A et 20% de remise pour mes clients B


Mis à jour le : 05/07/2026

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