Robaws Automation est une fonction qui vous permet d'automatiser certaines opérations.

Exemple :
Lorsqu'une facture a dépassé sa date d'échéance, le statut est modifié en échu. 5 jours plus tard, un premier rappel de paiement est envoyé. Si la facture a toujours le statut 'échu' 10 jours plus tard, un deuxième rappel de paiement est alors envoyé.
*Vous pouvez couler ce flux dans une Automation. *

Créer un flux Automation

Pour créer un workflow, rendez-vous dans la vue générale Automation **(nom en haut à droite > automation).
Dans la vue générale, vous obtenez tous les flux Automation (actifs ou inactifs) qui ont été créés dans votre environnement.

Pour créer un nouveau flux, vous parcourez les étapes suivantes :

1. Vous définissez un trigger, autrement dit la condition à laquelle ce workflow se rapporte et qui déclenchera ensuite son exécution.

Vous activez la fonction "autoriser une nouvelle exécution" si vous souhaitez que le workflow puisse être exécuté plusieurs fois pour une même opération. Si vous n'activez pas cette fonction, le workflow ne sera exécuté qu'une seule fois par opération.

2. Une fois le "trigger" connu, une "action" peut être définie. Il s'agit de l'opération qui sera exécutée dès que les conditions du trigger sont remplies. Un workflow peut se composer d'une ou de plusieurs actions. Les actions disponibles dépendent du module pour lequel le flux Automation a été créé.

3. Si votre workflow est entièrement configuré et prêt à l'emploi, vous devez alors activer ce workflow (via le bouton activer en haut du flux Automation). Le workflow est ensuite opérationnel et sera exécuté dès que les conditions sont remplies. Par défaut, le workflow ne sera activé que pour les nouvelles opérations. Si vous souhaitez toutefois appliquer le workflow à toutes les opérations précédentes, vous devez activer la fonction "exécuter le workflow pour tous les records déjà existants". Sur base de cette fonction, le workflow sera exécuté avec effet rétroactif.

4. Une fois un workflow activé, vous pouvez consulter toutes les opérations exécutées de ce workflow, mettre le workflow en pause ou le supprimer s'il n'est plus pertinent.

Exemples

Envoi d'un rappel de paiement automatique

Il arrive parfois que des clients paient tardivement. Pour éviter la paperasserie administrative liée au suivi, un workflow peut être créé. Ainsi, un workflow peut être créé pour envoyer automatiquement un rappel de paiement dès que la date d'échéance de la facture est dépassée et qu'aucun paiement n'a été enregistré.

Dans notre exemple, nous faisons appel à un modèle d'e-mail déjà existant.

Modifier le statut du client lors de la création d'un projet

Si vous avez créé un prospect et lui avez transmis un devis, le statut du client n'est pas automatiquement modifié dès que le devis est approuvé et converti en projet. Cela peut bien entendu être prévu à l'aide d'un workflow. Le trigger est ici que le statut du devis = signé en ligne. Dans ce cas, un projet sera automatiquement créé et le statut du client sera modifié en 'Customer' (client).

Verrouiller automatiquement un devis

Lorsque vous envoyez un devis à un prospect ou un client, plus rien ne devrait en principe pouvoir être modifié au devis original. C'est toutefois possible aujourd'hui, à moins que vous ne verrouilliez le devis manuellement. Cela peut aussi être exécuté automatiquement. Nous définissons le trigger sur le 'statut' du devis. Si ce statut est égal à 'envoyé', le devis est automatiquement verrouillé. Le devis peut toujours être déverrouillé.

Verrouiller automatiquement une facture

Lorsque vous envoyez une facture à un client, plus rien ne devrait en principe pouvoir être modifié à la facture. Ce ne serait pas correct sur le plan comptable. Ainsi, un workflow peut être créé pour verrouiller automatiquement la facture. Nous définissons le trigger sur le 'statut' de la facture. Si ce statut est égal à 'envoyé', la facture est automatiquement verrouillée.

Outre le verrouillage de la facture, vous pouvez ajouter un 'délai' au workflow. Ainsi, après un délai de quelques jours, la facture peut aussi être automatiquement envoyée au comptable ou au programme de comptabilité. Il s'agit d'une opération qui n'a ainsi plus besoin d'être exécutée manuellement.

Définir un délai

Un délai peut être défini entre certaines étapes.
Après ce délai, on vérifie d'abord si le trigger est encore d'application.
Si oui, les étapes suivantes sont exécutées.
Si non, l'automation n'est pas exécutée plus loin.

Exemple :
Lorsque le bon de travail est envoyé au client, je souhaite le préparer pour la facturation après 5 jours. Cela ne doit pas se produire si, par exemple, le client donne un retour (le statut passe à 'feedback').
Lorsque mon bon de travail est envoyé, Robaws attendra 5 jours et, à l'issue de ce délai, vérifiera d'abord si le bon de travail est toujours au statut 'envoyé'. Si oui, il modifie le statut, si non, il ne modifie pas le statut.

Mis à jour le : 04/07/2026