Dit artikel is ook beschikbaar in:

Vergrendelen

Deze feature zorgt ervoor dat documenten, zoals een offerte, factuur, werkbon, ... kunnen vergrendeld worden.
Eenmaal een document vergrendeld is, kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden.

Ter voorbeeld: we gaan een factuur nadat hij verstuurd is naar de boekhouder vergrendelen. Het is niet gewenst dat er nog aanpassingen kunnen gedaan worden aan deze factuur eens dit reeds in het boekhoudprogramma zit.

Vergrendelen is beschikbaar op de modules die met de klassieke vergrendel-indicator werken (o.a. facturen, aankoopfacturen, uurtickets, bestelbonnen en prijsaanvragen).

Document vergrendelen

Een document kan op verschillende manieren vergrendeld raken:

Manueel vanuit het overzicht via de vergrendelknop
Automatisch via een automationflow
Bij de modules werkbonnen, aankoopfacturen en interne bestellingen via vergrendelperiodes
Automatisch wanneer een factuur als voorschotfactuur gebruikt wordt (zie hieronder)

Manueel
In het overzicht kan je documenten die je wenst te vergrendelen selecteren a.d.h.v. de selectievakjes in het begin van de lijn.
Door gebruik te maken van de actieknop 'vergrendelen' kan je de geselecteerde documenten vergrendelen. Van zodra dat gebeurd is, zal je geen aanpassingen meer kunnen doen in het document.

Automation
Er bestaat een mogelijkheid om het 'vergrendelen' van een document automatisch te laten verlopen. Dit doe je door hiervoor een automation flow op te stellen.
Meer informatie over 'automation' en hoe je een automationflow kan opstellen kan je terugvinden via volgend artikel: Robaws Automation

Vergrendelperiodes
Werkbonnen, aankoopfacturen en interne bestellingen die binnen een vergrendelperiode vallen, worden automatisch vergrendeld.

Voorschotfactuur
Een factuur die als voorschotfactuur aan een andere factuur gekoppeld wordt, wordt automatisch vergrendeld zolang er nog naar verwezen wordt. Zo voorkom je dat een aanpassing aan die factuur ongemerkt de aftrek op de hoofdfactuur ongeldig maakt. Meer uitleg vind je in Waarom is mijn deelfactuur vergrendeld?

Door de kolom 'vergrendeld op' toe te voegen aan het overzicht kan je makkelijk zien welke documenten vergrendeld zijn. Je kan dit ook zien in het document zelf.

De reden van vergrendeling bekijken

Naast het label 'Vergrendeld' in de werkbalk van het document staat een link 'Toon info' (of 'Toon info/ontgrendelen'). Klik je hierop, dan opent een pop-up met alle redenen waarom het document vergrendeld is:

een manuele vergrendeling;
een afgesloten vergrendelperiode;
gebruik als voorschotfactuur.

Zijn er meerdere redenen tegelijk, dan worden ze elk apart getoond. Bij een voorschotfactuur zie je bovendien een klikbare link naar elke hoofdfactuur, zodat je er meteen naartoe kan.

Het label 'Vergrendeld' met de link 'Toon info' en de pop-up met de reden van vergrendeling

Document ontgrendelen

Personen met admin-rechten (toegang tot de instellingen) kunnen een manuele vergrendeling ongedaan maken. Dit doe je via de knop 'Ongedaan maken' in de pop-up, naast de reden die ze ongedaan maakt. Daarna kunnen opnieuw wijzigingen aangebracht worden.

Het ongedaan maken van een manuele vergrendeling staat los van de andere redenen. Is een document óók vergrendeld door een vergrendelperiode of doordat het als voorschotfactuur gebruikt wordt, dan blijft het via die reden vergrendeld tot ook die reden wegvalt.

Documenten die vergrendeld werden als gevolg van een vergrendelperiode kan je niet manueel ontgrendelen. Hiervoor dien je de vergrendelperiode terug te draaien. Een factuur die als voorschotfactuur vergrendeld is, ontgrendelt automatisch zodra geen enkele factuur er nog naar verwijst.

Bijgewerkt op: 14/07/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!