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Mietaufträge

Dieses Modul ist in Robaws ab der PRO-Lizenz verfügbar.

Mietaufträge

Vermietet dein Unternehmen bestimmte Artikel oder Ausrüstung? In Robaws ist dies innerhalb des Moduls „Mietaufträge“ möglich.

Beispiel Vermietungsmodul

Ich habe in meiner Firma einen Bagger, der an Kunden vermietet wird, die ihn während ihrer Arbeiten nutzen. Für diesen Bagger zahlt der Kunde einen bestimmten Preis auf Basis des Mietzeitraums. Darüber hinaus können bei der Vermietung dieses Baggers auch zusätzliche Dienstleistungen wie Transport, Reinigung usw. in Rechnung gestellt werden.

Klingt das obige Beispiel für dich vertraut? Dann wird das Mietaufträgemodul in Robaws definitiv einen Mehrwert für deine Arbeitsweise bieten.

Vorbereitung

Bevor wir mit dem Mietaufträgemodul loslegen können, sind einige Dinge wichtig.

Erstens: Sorge dafür, dass die Einstellungen korrekt konfiguriert sind.
Zweitens: Wir benötigen einen Mietartikel. Folge den unten stehenden Schritten, um die Artikel für die Vermietung korrekt anzulegen.

Erstelle einen neuen Artikel über die Artikelübersicht.
Wähle im Feld „Artikeltyp“ den Typ „Mietartikel“ aus.
Sobald du den Artikeltyp auf „Mietartikel“ umgestellt hast, erscheint auf der Artikelkarte ein zusätzliches Kästchen „Vermietungstarif“. Diese Preise werden auf den Mietaufträgen verwendet sowie auf der Rechnung, die du aus dem Mietauftrag generierst. Unten findest du eine genauere Erklärung, wie du dies einstellst.

Feld	Erklärung
Mietintervall	Hier kannst du zwischen Tag und Woche wählen. Wenn du Woche wählst, wird immer pro Woche abgerechnet. Wenn du Tag wählst, wird immer pro Tag abgerechnet.
Standardmietpreis	Der Preis pro Tag/Woche, der in den Mietaufträgen verwendet wird.
Selbstkostenpreis	Der Selbstkostenpreis pro Tag/Woche, der in den Mietaufträgen verwendet wird.
Mindestmietdauer	Die Mindestanzahl an Tagen/Wochen, die bei den Mietaufträgen angerechnet werden muss. Dies ist auf dem Mietauftrag selbst nicht sichtbar, wohl aber nachträglich im Arbeitsauftrag/auf der Rechnung.
Tarif-Ausnahmen / Staffelpreise	Dies folgt dem Prinzip von Staffelpreisen. Du kannst pro „Bis-Zeitraum“ einen spezifischen Mietpreis festlegen, der für diesen Artikel gilt.

Rechts auf der Artikelkarte findest du den Verkaufspreis und den Selbstkostenpreis. Diese Preise werden im Angebot verwendet sowie auf der Rechnung, die du aus dem Angebot generierst.

Es ist möglich, zusätzliche Dienstleistungen pro Artikel zu berechnen. Du kannst dafür einen Selbstkostenpreis/Verkaufspreis und ein Sachkonto auf der Artikelkarte einrichten.

Nutzung von Mietaufträgen

Die Nutzung von Mietaufträgen spielt sich vollständig im Modul „Mietaufträge“ ab. Dieses Modul musst du zuerst in deiner Benutzerrolle aktivieren.

Möchtest du ein Angebot erstellen, bevor die Vermietung beginnt? Dann kannst du dies über das Angebotsmodul tun. Du kannst den Artikel zum Angebot hinzufügen.

Hinweis: Auf dem Angebot erscheinen der Selbstkostenpreis und der Verkaufspreis von der Artikelkarte und nicht die Preise aus den Vermiettungstarifen.

Unabhängig von der spezifischen Funktionsweise der Mietaufträge, die unten erläutert wird, kannst du – wie in anderen Modulen auch – Dateien hinzufügen, Bemerkungen hinterlassen, Aufgaben erstellen und zusätzliche Felder einrichten.

Ausgehende Vermietung (= Beginn der Vermietung)

Um eine ausgehende Vermietung zu registrieren, erstellst du einen neuen Mietauftrag. Dies tust du über das „+“-Zeichen in der Übersicht des Moduls "Mietaufträge".

Eine Vermietung ist an ein Projekt geknüpft, daher musst du dem Mietauftrag immer ein Projekt zuweisen. Der Kunde und das Unternehmen werden automatisch aus dem Projekt übernommen.

Das Unternehmen hat später einen wichtigen Einfluss beim Abschließen eines Zeitraums und beim Erstellen der Rechnung/des Arbeitsauftrags.

Um eine ausgehende Vermietung zu registrieren, durchläufst du folgende Schritte:

Gib das korrekte Datum ein (Beginn der Vermietung). Dieses Datum wird verwendet, um den Mietzeitraum zu registrieren.
Verknüpfe ein Projekt.
Füge die gewünschten Mietartikel hinzu.
Gib in der Spalte „AUS“ die Anzahl der Artikel ein, die vermietet werden. Die Anzahl der Tage wird hier nicht eingegeben.
Gib eventuell die Anzahl der „Zusatzleistungen“ ein, die du zu Beginn der Vermietung ausführst (und nachträglich berechnen wirst).
Unten auf dem Mietauftrag kannst du unter „Artikel“ noch zusätzliche Artikel hinzufügen, die du zu Beginn der Vermietung mitgibst und die später berechnet werden. Dabei handelt es sich meist um Verbrauchsgüter: Schleifpads, Filter, ...

Beispiel:

Ich vermiete meine 3 Bagger für den Einsatz auf der Baustelle P260051. Zusammen mit der Vermietung dieses Baggers wird der Transport berechnet, da ich diese Bagger selbst anliefern muss.

Eingehende Vermietung (= Ende der Vermietung)

Um eine eingehende Vermietung zu registrieren, erstellst du einen neuen Mietauftrag. Dies tust du über das „+“-Zeichen in der Übersicht der Mietaufträge.

Eine Vermietung ist an ein Projekt geknüpft, daher musst du dem Mietauftrag immer ein Projekt zuweisen. Der Kunde und das Unternehmen werden automatisch aus dem Projekt übernommen.

Das Unternehmen hat später einen wichtigen Einfluss beim Abschließen eines Zeitraums und beim Erstellen der Rechnung/des Arbeitsauftrags.

Um eine eingehende Vermietung zu registrieren, durchläufst du folgende Schritte:

Gib das korrekte Datum ein (Ende der Vermietung). Dieses Datum wird verwendet, um den Mietzeitraum zu registrieren.
Verknüpfe ein Projekt.
Füge die gewünschten Mietartikel hinzu.
Gib in der Spalte „EIN“ die Anzahl der Artikel ein, die zurückerhalten werden. Die Anzahl der Tage wird hier nicht eingegeben.
Gib eventuell die Anzahl der „Zusatzleistungen“ ein, die du am Ende der Vermietung ausführst (und nachträglich berechnen wirst).
Unten auf dem Mietauftrag kannst du unter „Artikel“ noch zusätzliche Artikel hinzufügen, die du am Ende der Vermietung verwendet hast und die später berechnet werden. Dabei handelt es sich meist um Verbrauchsgüter: Schleifpads, Reinigungsmaterial, ...

Wichtig: Wenn die eingehende Anzahl an Mietartikeln höher ist als die ausgehende Anzahl, erhältst du eine Fehlermeldung und kannst du den Buchungszeitraum folglich nicht abschließen.

Beispiel:

Von meinen 3 vermieteten Baggern werde ich alle drei nach dem Mietzeitraum zurückerhalten. Hierfür wird auch eine Reinigung pro Maschine berechnet, um die Bagger vollständig zu säubern.

Mietzeitraum abschließen – Arbeitsauftrag oder Rechnung erstellen

Du legst einmalig in den Einstellungen fest, ob du die Mietaufträge über einen Arbeitsauftrag oder über eine Rechnung abrechnen möchtest. Alle Mietaufträge folgen der gewählten Fakturierungsstrategie.

Mietaufträge werden nicht einzeln abgerechnet, sondern pro Periode. Diese Buchungsperiode ist eine Zeitspanne, die du selbst bestimmst. Wenn du diese Buchungsperiode abschließt, werden alle Mietaufträge abgerechnet, die in diesen Zeitraum fallen. Du kannst dee Buchungsperiode pro Unternehmen abschließen, sodass nur die Mietaufträge eines deiner Unternehmen abgerechnet werden.

Durchlaufe folgende Schritte, um eine Buchungsperiode abzuschließen:

Erstelle eine Buchungsperiode über die Aktionsschaltfläche oben in der Übersicht der Mietaufträge.
Gib ein Start- und Enddatum für die Buchungsperiode ein.
Wähle das Unternehmen aus, für das diese Buchungsperiode gilt.
Klicke auf „Buchen“, um die Buchungsperiode zu schließen und alle offenen Mietartikel auf eine Rechnung/einen Arbeitsauftrag zu setzen.

Sobald eine Periode gebucht ist, werden alle Mietaufträge des verknüpften Unternehmens in diesem Zeitraum gesperrt und auf eine Rechnung oder einen Arbeitsauftrag gesetzt.

Sollte es noch laufende Mietzeiträume geben, wird bereits der Teil, der in diese Periode fällt, auf die Rechnung/den Arbeitsauftrag gesetzt.

Du kannst eine Buchungsperiode rückgängig machen. In diesem Fall werden alle Mietaufträge wieder freigegeben und entsperrt, aber der Arbeitsauftrag und die Rechnung werden nicht gelöscht.

Zusätzliche Möglichkeiten und Wissenswertes

Zusätzliche Dienstleistungen einrichten

Du kannst zusätzliche Dienstleistungen (Zusatzleistungen für Vermietungstarife) erstellen, die verknüpft mit einer Vermietung berechnet werden können.

Eigenschaften:

Die Zusatzleistungen werden auf jedem Mietschein angezeigt und gelten für alle Artikel. Du kannst sie nicht pro Artikel ein- oder ausschalten.
Pro Artikel kannst du jedoch den Preis der Zusatzleistung festlegen.

Beispiel: Zusatzleistung „Reinigung“ – wenn du einen Bagger vermietest, wird nach der Vermietung automatisch eine Zusatzleistung „Reinigung“ berechnet.

Anlegen:

Diese Zusatzleistungen erstellst du selbst in den Einstellungen.

Eine Zusatzleistung hat einen „Feld-Typ“: Dieser bestimmt, ob diese Zusatzleistung sofort für eine EIN- oder AUS-Bewegung sorgt. Lies die Erklärung in den Einstellungen und unten stehend aufmerksam durch, um dies korrekt einzurichten, damit du verhinderst, dass doppelte EIN-/AUS-Bewegungen registriert werden!

Typ der Zusatzleistung | Erklärung:

N/A (Nicht zutreffend)

Auf dem Mietschein füllst du zuerst die Anzahl EIN oder AUS aus und kannst, falls gewünscht, diese Dienstleistung zusätzlich auswählen.
Damit kann sich die Anzahl EIN oder AUS von der Anzahl der Zusatzleistung unterscheiden.
Beispiel: Ich vermiete 3 Pumpen und liefere sie selbst zum Kunden: AUS = 3 Stück, Zusatzleistung „Transport“ = 1 Stück. |

EIN oder AUS

Auf dem Mietschein trägst du nur diese Dienstleistung ein, und dies sorgt sofort auch für eine EIN-/AUS-Registrierung der gleichen Anzahl.
Die Anzahl EIN/AUS kann sich also nicht von dieser Dienstleistung unterscheiden.
Beispiel: Ich vermiete 3 Pumpen und berechne jedes Mal eine Wartung am Ende des Mietzeitraums: EIN = nichts ausfüllen, Zusatzleistung „EIN Wartung“ = 3 Stück.

Wenn du eine Zusatzleistung mit dem Typ „EIN“ oder „AUS“ erstellst, schreibe in den Namen, dass es sich um ein EIN oder AUS handelt. Auf diese Weise vermeidest du Fehler bei der Eingabe auf dem Mietschein.

Abweichende Vermietungstarife

Du kannst auf verschiedenen Ebenen von dem Vermietungstarif abweichen, den du auf der Artikelkarte festgelegt hast. Diese folgen folgender Hierarchie:

Mietauftrag: Auf dem Mietauftrag kannst du einen Vermietungstarif festlegen, der spezifisch für diesen Schein gilt. Dies bestimmst du im Tab „Vermietungstarife“. Der Tarif auf dem AUS-Mietauftrag hat Vorrang vor dem Tarif auf dem EIN-Mietauftrag.
Projekt: Im Projekt kannst du einen Vermietungstarif festlegen, der spezifisch für alle Mietaufträge des Projekts gilt.
Kunde: Auf der Kundenkarte kannst du einen Vermietungstarif festlegen, der spezifisch für alle Mietaufträge dieses Kunden gilt.
Artikel: Die niedrigste Hierarchie befindet sich auf der Artikelkarte: Wenn keine abweichenden Vermietungstarife beim Kunden, Projekt oder Mietauftrag festgelegt wurden, wird auf den Mietauftrag des Artikels zurückgegriffen. Dieser muss für eine korrekte Funktion immer ausgefüllt sein.

Abgesehen davon ist es natürlich auch möglich, den Tarif ganz am Ende manuell auf der Rechnung oder auf dem Arbeitsauftrag anzupassen.

Aktualisiert am: 12/06/2026

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