Hoe stel ik mijn betaalvoorwaarden in?
Een betaalvoorwaarde bepaalt de condities van een aankoop- en/of verkoopfactuur. Ze geeft zowel jou als je klant of leverancier duidelijkheid over hoe en wanneer een factuur voldaan moet worden. Je maakt een betaalvoorwaarde aan met een betalingstermijn en, indien gewenst, een financiële korting of een kredietbeperking. Vervolgens stel je ze standaard in per klant of leverancier.
Dit zijn de belangrijkste onderdelen van een betaalvoorwaarde:
- Betalingstermijn: de periode waarin de factuur betaald moet worden. Een gebruikelijke betalingstermijn is bijvoorbeeld 30 dagen na factuurdatum, maar die kan per klant of leverancier verschillen.
- Financiële korting: soms bied je een korting aan wanneer de klant snel betaalt. Een financiële korting van 2% bij betaling binnen 8 dagen wordt bijvoorbeeld vaak toegekend.
- Kredietbeperking: het omgekeerde van een korting. Je rekent bovenop het factuurbedrag meteen een bedrag bij, een zogenaamde boete. Betaalt de klant te laat, dan betaalt hij die boete; betaalt hij snel, dan wordt de boete in mindering gebracht.
Voorbeeld: de betaalvoorwaarde voor een bepaalde leverancier is 30 dagen met een financiële korting van 2% als de factuur binnen de 10 dagen betaald wordt.
Gebruik
Een betaalvoorwaarde kan je toewijzen aan een klant, leverancier, aankoop- en verkoopfactuur.
De betaalvoorwaarde wordt bepaald bij het aanmaken van een factuur of aankoopfactuur, in volgende volgorde:
- Maak je een factuur of aankoopfactuur aan zonder klant of leverancier, dan wordt de standaard betaalvoorwaarde uit de instellingen genomen.
- Wijs je een klant of leverancier toe, dan geldt de betaalvoorwaarde die aan die klant of leverancier gekoppeld is. Heeft die geen eigen betaalvoorwaarde, dan valt Robaws terug op de standaard uit de instellingen.
- Moet de betaalvoorwaarde afwijken van bovenstaande stappen, dan pas je ze manueel aan op de factuur of aankoopfactuur.
Betaalvoorwaarde aanmaken
Via instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > betaalvoorwaarden beheer je al je betaalvoorwaarden.
|Maak elke betaalvoorwaarde die je gebruikt op voorhand aan in Robaws, ook al gebruik je ze maar sporadisch. Op een factuur ben je gewoon om snel iets manueel aan te passen, maar een betaalvoorwaarde kan je niet ter plekke ingeven: je kan enkel kiezen uit de voorwaarden die je vooraf hebt aangemaakt.
Zodra je een betaalvoorwaarde hebt aangemaakt en opgeslagen, kan je de velden onder financiële korting en onder kredietbeperking niet meer aanpassen. Alle andere velden (o.a. de omschrijving, opmerkingen en het aantal dagen) blijven wel bewerkbaar.
Instelling | Uitleg |
|---|---|
Omschrijving op PDF | De naam van de betaalvoorwaarde. Deze naam zie je terug in de keuzelijsten en op de klant- of leveranciersfiche. Met de actieknop naast het veld vul je een vertaling per taal in. |
Verkoop | Zet dit aan als je deze betaalvoorwaarde op verkoopfacturen en bij klanten wil kunnen kiezen. Enkel met 'Verkoop' aan kan je een kredietbeperking instellen. |
Aankoop | Zet dit aan als je deze betaalvoorwaarde op aankoopfacturen en bij leveranciers wil kunnen kiezen. |
Opmerkingen | Deze tekst komt op de factuur-PDF, zodat de betaalvoorwaarde duidelijk is voor je klant. Je kan er vervangingscodes in gebruiken, en met de actieknop naast het veld een vertaling per taal invullen. Robaws neemt automatisch de tekst in de taal van de klant. |
Aantal keren einde v/d maand | Het aantal dat je hier invult, zorgt ervoor dat er eerst zoveel keer naar het einde van de maand gesprongen wordt vóór het aantal dagen geteld wordt om de vervaldatum te bepalen. (Voorbeeld: je vult 1 keer einde maand en 15 dagen in. Voor een factuur die op 5 juni opgemaakt wordt, ga je eerst naar het einde van die maand, 30 juni, en tel je daar 15 dagen bij. De vervaldatum wordt dan 15 juli.) |
Aantal dagen | Het aantal dagen om de vervaldatum te bepalen. |
Betaalwijze code (UBL) | De code die de betaalwijze aanduidt op een e-factuur (UBL/Peppol). Laat je dit leeg, dan gebruikt Robaws de standaardwaarde. |
Moet geactiveerd zijn bij het toevoegen van een financiële korting. Je vult daarbij het percentage en het aantal dagen in. | |
Berekeningsbasis financiële korting | Bepaalt of de korting berekend wordt op het bedrag exclusief of inclusief btw. |
Berekeningsbasis BTW | Bepaalt of de btw berekend wordt op het bedrag vóór of na aftrek van de financiële korting. Deze twee keuzelijsten kunnen niet beide op 'inclusief' staan. |
Zet je 'Kredietbeperking toekennen' aan, dan vul je 'Kredietbeperking %', '#dagen geldig' en eventueel 'Berekenen op totaal exclusief BTW' in. Enkel beschikbaar bij betaalvoorwaarden voor verkoop. | |
Incasso | Zet je Incasso aan, dan voegt Robaws bij het doorboeken van een verkoopfactuur naar SnelStart een eenmalige incassomachtiging toe aan die verkoopboeking, met het factuurnummer als omschrijving en kenmerk. Deze optie is enkel zichtbaar wanneer de SnelStart-koppeling geactiveerd is. |
Aantal dagen voor vervaldatum | Bepaalt de datum van de incassomachtiging: de vervaldatum van de factuur min dit aantal dagen. |
||Incasso is enkel beschikbaar met een geactiveerde koppeling met SnelStart, en is dus enkel van toepassing in Nederland. Voor vragen over de incasso zelf binnen SnelStart kan je terecht bij de klantenservice van SnelStart.
Via instellingen > klanten > instellingen stel je bij Standaard betaalvoorwaarde de betaalvoorwaarde in voor nieuwe klanten; via instellingen > leveranciers > instellingen doe je hetzelfde voor nieuwe leveranciers. Onder klanten kan je enkel verkoop-betaalvoorwaarden kiezen, onder leveranciers enkel aankoop-betaalvoorwaarden.
Bijgewerkt op: 31/08/2026
Dankuwel!