Dit artikel is ook beschikbaar in:

Werknemers | Algemeen

In de module werknemers houd je de gegevens bij van iedereen die voor je werkt: je eigen personeel, maar ook onderaannemers, zelfstandigen en interimkrachten. Je werknemers plan je in de dagplanning, ze registreren hun uren op werkbonnen en ze vragen verlof aan. De module werknemers zit in alle licenties. Je geeft een gebruiker toegang via de rechten op werknemers in zijn gebruikersrol.

Antwoorden op veelgestelde vragen vind je in de werknemers-FAQ.

Navigeer snel naar:

het overzicht van de werknemers
een nieuwe werknemer aanmaken
een werknemer koppelen aan een gebruiker
de werknemersfiche
de actieknoppen

Overzichtsscherm

Het overzicht van de werknemers kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren. Zo maak je bijvoorbeeld een overzicht van je eigen personeel en een van je onderaannemers. Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere werknemers ineens, bijvoorbeeld hun loonkost.

Weergaven

Naast de tabelweergave heeft het overzicht van de werknemers nog twee weergaven:

Kanban: je werknemers als kaartjes, in een kolom per status.
Kaart: je werknemers op de kaart, volgens hun adres.

Een nieuwe werknemer aanmaken

Vanuit het overzicht: klik op de actieknop Toevoegen (+). Lijkt een nieuwe werknemer sterk op een bestaande? Selecteer die dan en klik op Dupliceren. Robaws neemt de meeste gegevens over, maar niet de foto, de stocklocatie, de bestanden en de inhoudingen.
Vanuit de dagplanning: typ je in een planningsitem de naam van iemand die nog niet in Robaws staat, dan kan je hem meteen als werknemer toevoegen. Vul daarna zijn fiche aan.
Met een import: heb je een hele lijst werknemers, importeer ze dan via Excel.

Een nieuwe werknemer krijgt de Beginstatus uit de instellingen en het hoofdbedrijf. Hij staat standaard op Loondienst en Arbeider, en Mobiliteit toepassen staat aan. De rest vul je zelf in.

Werknemer en gebruiker

Een werknemer is niet hetzelfde als een gebruiker. Een gebruiker logt in op Robaws of Wappy, een werknemer is iemand die je inplant en die uren registreert. Moet een werknemer zelf inloggen, koppel hem dan aan zijn gebruiker: dat doe je op de gebruikersfiche, in het veld Werknemer. Daarvoor heb je het recht op gebruikersbeheer nodig.

De werknemersfiche

Werknemer gegevens

Hier staan de persoonlijke gegevens van de werknemer: naam, status, contactgegevens, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat en zo verder. Enkele velden vragen wat uitleg:

Veld	Uitleg
INSZ	(enkel in Belgische omgevingen) Het identificatienummer van de sociale zekerheid.
Detachering	Vink dit aan als de werknemer tijdelijk bij een andere onderneming werkt.
Planning groep	Groepeert je werknemers in de dagplanning. Zie Kan ik mijn dagplanning onderverdelen in verschillende categorieën?
Bedrijf	(zichtbaar als je meerdere bedrijven hebt) Het bedrijf waarvoor de werknemer werkt.
Andere certificaten	Een vrije lijst met attesten. Certificaten met een vervaldatum zet je in het tabblad Certificaten.
Agenda synchronisatie	Een link om de dagplanning van deze werknemer in Google of Outlook te zien. Zie Hoe kan ik dagplanning synchroniseren met mijn Google/Office-agenda?
GeoDynamics, Prisma	(enkel met die koppeling) Koppel de werknemer aan dezelfde persoon in GeoDynamics of Prisma.

Werk je met extra velden, dan komen die ook in dit blok.

Samenwerkingsverband

Hier staat hoe de werknemer voor je werkt, en wat hij kost.

Veld	Uitleg
AO type	Het soort samenwerking (Loondienst, Interim, OA, Zelfstandig of Stagiair) en het statuut (Arbeider of Bediende). Afhankelijk van je keuze verschijnen er extra velden, zoals de Dimona- of Limosa-gegevens.
Werkgever	(bij Interim, OA en Zelfstandig) De leverancier voor wie de werknemer werkt. Staat in Wappy de instelling Werknemers van andere werkgevers verbergen aan, dan boekt deze werknemer in Wappy enkel nog uren voor werknemers van dezelfde werkgever en voor de collega's op zijn planningsitem.
Werknemersrol	Beperkt de uurcodes die de werknemer kan kiezen. Zie Hoe ken ik een rol toe aan mijn werknemer(s)?
Uurrooster	Hoeveel uren de werknemer op welke dagen werkt. Zie Hoe kan ik een uurrooster instellen voor mijn werknemer(s)?
Datum in dienst, Datum uit dienst	De periode waarin de werknemer voor je werkt.
Loonkost (per uur)	Wat een uur van deze werknemer kost. Robaws gebruikt het als kostprijs van zijn uren op een werkbon. Zie Hoe wordt de kostprijs van mijn uren op een werkbon bepaald?
Mobiliteit toepassen, Mobiliteit	Krijgt de werknemer een vergoeding voor de kilometers naar de werf, en volgens welk mobiliteitstype. Zie Hoe pas ik een mobiliteitsvergoeding toe?
Woon/werk mobiliteit toepassen, Woon/werk mobiliteit, Afstand woon/werk	Krijgt de werknemer ook een vergoeding voor zijn woon-werkverkeer. Robaws rekent met de Afstand woon/werk (enkele rit), heen en terug.
Standaard uurcode	De uurcode die Robaws invult als je deze werknemer op een werkbon zet.
Vaste pauze	De pauze die Robaws invult als je deze werknemer op een werkbon zet.
Stocklocatie	De stocklocatie waar deze werknemer zijn materiaal uit haalt, bijvoorbeeld zijn bestelwagen. Maakt de werknemer een stockwijziging aan, dan staat deze locatie al in het veld 'van'. Ook bij de automatische stockwijziging van een werkbon waarop hij verantwoordelijke is, wordt het materiaal uit deze locatie gehaald.

Adres

Het adres van de werknemer. Robaws gebruikt het voor de kaartweergave van het overzicht.

Verlofbudget (in uren)

Hier leg je per jaar vast hoeveel uren verlof de werknemer per soort afwezigheid heeft. Robaws toont wat al geboekt is en wat er nog rest. Zie Verlofaanvragen | Algemeen en Wat zijn uursoorten?

Overzicht

Hier zie je de planningsitems, werkbonnen, materieel, installaties, stockwijzigingen en verlofaanvragen van deze werknemer. Klik op een woord om de lijst te openen. Met het plusteken naast 'Dagplanning' of 'Verlofaanvragen' plan je de werknemer meteen in, of maak je een verlofaanvraag voor hem.

Tabbladen

Tabblad	Uitleg
Certificaten	De attesten van de werknemer, met hun datum en vervaldatum. Zie Kan ik certificaten van een werknemer registreren?
Bestanden, Opmerkingen, Taken	Voeg bestanden toe, communiceer intern over de werknemer of maak een taak aan.
Planning	Alle planningsitems van de werknemer. Je kan hier ook een nieuw planningsitem maken.
Inhoudingen/bijbetalingen	Bedragen die van het loon afgaan of erbij komen. Zie Kan ik een boete of bonus registreren voor een werknemer?

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Actieknop	Uitleg
Toevoegen	Maak een nieuwe werknemer aan.
Excel	Exporteer de werknemers uit het overzicht naar Excel.
E-mail	Stuur een e-mail naar de geselecteerde werknemers, met een e-mailtemplate.
Pdf	Maak een prestatiefiche met de gewerkte uren, kilometers en afwezigheden van een of meer werknemers over een periode. Zie Kan ik een prestatiefiche van mijn werknemers krijgen?
Dupliceren	Maak een nieuwe werknemer op basis van de geselecteerde. Selecteer daarvoor precies één werknemer.
Verwijderen, Archiveren, Vergrendelen	Zie de uitleg in de tabel hieronder.

Op de werknemersfiche

Bovenaan de werknemersfiche staat een rij actieknoppen. De naam van een actieknop verschijnt zodra je er met je muis over zweeft.

Actieknop	Uitleg
E-mail	Stuur de werknemer een e-mail met een e-mailtemplate.
Standaard documenten	Maak een standaard document op voor de werknemer, bijvoorbeeld een arbeidsreglement.
Verwijderen	De werknemer verdwijnt uit de overzichten. Gebruik dit voor een foutief aangemaakte werknemer. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Archiveren	De werknemer verdwijnt uit de overzichten, bijvoorbeeld als hij uit dienst is. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Vergrendelen	De werknemersfiche kan niet meer gewijzigd worden. Meer uitleg in Vergrendelen.
Audit log	(zichtbaar als je gebruikersrol de audit log mag bekijken) De historiek van de werknemersfiche.

Zie je Verwijderen, Archiveren of Vergrendelen niet? Dan heeft je gebruikersrol geen recht om werknemers aan te passen of te verwijderen. Gearchiveerde en verwijderde werknemers vind je terug via de geavanceerde filters in het overzicht.

Bijgewerkt op: 10/11/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!