Werkbonnen | Algemeen

Een werkbon registreert wat er op een werf gepresteerd is: de uren van je werknemers, het materieel dat ingezet werd en de artikels die verbruikt zijn. Zo weet je per dag en per project wat een werk gekost heeft. Een werkbon is geen factuur, maar je maakt er met één klik een factuur of een order van. De module werkbonnen zit in de licenties Go en Pro. Je geeft een gebruiker toegang via de rechten op werkbonnen in zijn gebruikersrol.

Navigeer snel naar:

• het overzicht van de werkbonnen
• een nieuwe werkbon aanmaken
• de werkbonfiche en haar velden
• de verschillende tabbladen
• de actieknoppen
• het mandagenregister

Overzichtsscherm

Het overzicht van de werkbonnen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren. Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere werkbonnen ineens.

Is een werkbon gekoppeld aan een planningsitem, dan kan je ook gegevens van dat planningsitem als kolom tonen, zoals het materieel dat erop ingepland staat. Bevat je omgeving heel veel werkbonnen, dan toont Robaws eerst enkel de laatste werkbonnen en meldt hij dat bovenaan. Met Alle werkbonnen inladen haal je de rest op.

Weergaven

Naast de tabelweergave heeft het werkbonnenoverzicht nog vier weergaven:

• Kanban: je werkbonnen als kaartjes, in een kolom per status.
• Kaart: je werkbonnen op een kaart, op basis van het adres van de werkbon.
• Analyse: de totalen van de Uren, de Kostprijs en de Verkoopprijs van de werkbonnen in je overzicht, met grafieken per werknemer, per uurcode, per project en per kilometers. De analyse houdt rekening met de filters en de zoekterm die op dat moment actief zijn.
• Kalender: de Uur controle. Je ziet per werknemer en per dag hoeveel uren er geregistreerd zijn, en ook wie afwezig was. Klik op een dag van een werknemer om zijn uren te openen. Daar voeg je aanwezigheids- of afwezigheidsuren toe en keur je de uren goed met Opslaan & Goedkeuren. Alles daarover lees je in Uurcontrole.

Een nieuwe werkbon aanmaken

Maak een werkbon het best aan op de plaats waar het werk al gekend is. Dan komen de klant, het project en het adres meteen mee.

1. vanuit een planningsitem in de dagplanning, via het plusteken naast 'Werkbonnen' in het blok Overzicht. Robaws neemt de klant, het project, het order, het adres, de installaties, de items en de extra velden van het planningsitem over. Staat Neem uren over naar werkbon aan in de dagplanninginstellingen, dan krijgt elke ingeplande werknemer ook een uurlijn.
2. vanuit een order, via het plusteken naast 'Werkbonnen' in het blok Overzicht. Alle lijnen van het order komen dan als items op de werkbon.
3. vanuit een project, via de actieknop Maak werkbon bovenaan de projectfiche of via het plusteken in het blok Overzicht. Het werfadres van het project wordt het adres van de werkbon.
4. vanuit een klant, een installatie of een bestelling, via het plusteken naast 'Werkbonnen' in het blok Overzicht.
5. vanuit een aankoopfactuur, via de actieknop Maak werkbon. Robaws maakt één werkbon per project, met de lijnen van de aankoopfactuur als items.
6. vanuit het overzicht van je werkbonnen, via de actieknop Toevoegen (+). Alles vul je dan zelf in.

Daarnaast ontstaan werkbonnen ook automatisch:

• Werk je met Wappy, dan vult je ploeg de werkbon in de app in. Die komt automatisch in Robaws terecht, gekoppeld aan het planningsitem.
• Zet je Werkbon aanmaken na stockwijziging inboeken aan in de instellingen van de stockwijzigingen, dan levert elke ingeboekte stockwijziging een werkbon op met de gebruikte artikels erop.
• Registreer je uren in de uurcontrole, dan maakt Robaws daar per dag een werkbon voor aan.

Elke nieuwe werkbon krijgt de Beginstatus, de Standaardopmerking en de extra velden uit de instellingen. Heb je een lijst met werkbonnen? Dan kan je ze importeren.

De werkbonfiche

De werkbonfiche bestaat uit de blokken Werkbon gegevens, Adres en Overzicht, met daaronder de blokken voor de uren. Helemaal onderaan vind je de tabbladen en de totalen van de werkbon.

Werkbon gegevens

Werk je met extra velden, dan komen die onderaan dit blok.

Adres

Het adres waar het werk uitgevoerd is, dus niet het facturatieadres van je klant. Op basis van dit adres toont Robaws de werkbon op de kaart. Kies je een project, een order of een klant, dan stelt Robaws het bijhorende adres voor.

Overzicht

Hier zie je de documenten die aan de werkbon gekoppeld zijn: Facturen, Orders, Stockwijziging en Onderhoudsbeurten. Klik op een module om de gekoppelde documenten te bekijken, of op het plusteken om er meteen een nieuw document voor deze werkbon aan te maken.

Track and Trace

(zichtbaar als je Track and Trace gebruikt) De aanwezigheid van je werknemers op de werf, op basis van hun locatie.

Werknemer uren

Hier registreer je wie hoelang gewerkt heeft. Klik op Lijn toevoegen en vul per lijn de werknemer, de uurcode en het aantal Uren in. Een uurcode is een artikel van het type 'uurcode - werknemer'. Ze bepaalt de verkoopprijs van het uur. Hoe je uurcodes aanmaakt en aan je werknemers koppelt, lees je in Hoe ga ik om met uren / bewerking in Robaws? Waar de kostprijs vandaan komt, lees je in Hoe wordt de kostprijs van mijn uren op een werkbon bepaald?

Naast de uren staat de kolom Te factureren uren: de uren die je aan de klant aanrekent. Robaws vult ze automatisch in. Je kan ze per lijn aanpassen, bijvoorbeeld om reistijd niet aan te rekenen. Hoe dat precies werkt, lees je in Wat is het verschil tussen uren en te factureren uren op een werkbon?

Een aantal kolommen verschijnt pas als je de bijhorende functie gebruikt:

• Startuur, einduur en pauze: als Ingave tijdstip start/stop en Ingave pauze aanstaan in de Wappy-kaart van de werkboninstellingen. Vul je die in, dan berekent Robaws de uren zelf.
• Uursoort, activiteit en post: als je met uursoorten, activiteiten of posten werkt.

Je kan één werkbon per werknemer maken, of één werkbon voor een hele ploeg met een lijn per werknemer.

Materieel uren

(zichtbaar als Toon materieel uren aanstaat in de werkboninstellingen) Hier registreer je hoelang een machine of voertuig ingezet is. Kies per lijn het materieel, de uurcode (een artikel van het type materieel) en het Aantal. Het Te factureren aantal neemt Robaws over van het aantal. Je kan het per lijn nog aanpassen.

Kilometers

(zichtbaar als Toon kilometers aanstaat in de werkboninstellingen) Vul per werknemer de kilometers heen en terug in, en kies het mobiliteitstype dat de vergoeding bepaalt. Hoe je die types opzet, lees je in Hoe pas ik een mobiliteitsvergoeding toe?

Met de knop Doe een gok wist Robaws de bestaande kilometerlijnen en maakt het een nieuwe lijn per werknemer uit het blok werknemer uren. Robaws berekent geen route, maar gebruikt wat al gekend is:

• de kilometers op de projectfiche, met het mobiliteitstype van de werknemer;
• daarbovenop een lijn met de afstand woon-werk, als Woon/werk mobiliteit toepassen aanstaat op de werknemersfiche.

Staat Mobiliteit toepassen uit op de werknemersfiche, dan krijgt die werknemer geen projectlijn.

Tabbladen

Items

Hier zet je wat er verbruikt of geplaatst is: artikels, materieel en installaties. Dat zijn de lijnen die mee op je factuur komen. Met de kolom Lijn kies je het lijntype, bijvoorbeeld voor een tussentitel of een tekstlijn. Staat Toon lijn nrs. aan in de werkboninstellingen, dan zie je ook het lijnnummer.

Je hoeft de lijnen niet één voor één in te geven:

• Druk op F2 om artikels, posten of artikelgroepen op te zoeken. Vink aan wat je nodig hebt, klik op Naar klembord kopiëren en plak de lijnen met de rechtermuisknop op je werkbon.
• Vink lijnen aan op een andere werkbon, kopieer ze met de rechtermuisknop en plak ze op deze werkbon. Dat werkt ook in de blokken werknemer uren en materieel uren.
• Laad artikels rechtstreeks in vanuit de webshop van je leverancier, via de actieknop Webshops (of F3). Zie Hoe importeer ik artikelen uit de webshop?

Opmerkingen

Opmerkingen gebruik je om intern te communiceren over deze werkbon en als geheugensteun.

Bestanden

Hier hangen de bestanden en foto's van de werkbon, ook wat je ploeg via Wappy doorstuurt. Wil je de foto's op de pdf, zet dan Toon foto's op pdf aan in je pdf-template. Robaws neemt dan alle afbeeldingen van de werkbon mee, alfabetisch op bestandsnaam.

Taken

Zoals in alle modules kan je ook vanuit de werkbon een taak aanmaken.

Handtekening

Laat je klant de werkbon aftekenen op een smartphone, tablet of pc met touchscreen, en vul zijn naam in bij Getekend door. Staat PDF handtekening aan in de werkboninstellingen, dan komt de handtekening op de pdf. Staat die uit, dan komt er een tekstueel handtekeningblok op de pdf. In het overzicht toon je met de kolommen Getekend en Getekend door welke werkbonnen al afgetekend zijn.

Formulieren

(zichtbaar als je met formulieren werkt) De formulieren die bij deze werkbon ingevuld zijn, ook die uit Wappy.

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Voor de meeste actieknoppen in het overzicht vink je eerst links de werkbon(nen) aan waarop je de actie wil uitvoeren.

Op de werkbonfiche

Bovenaan de werkbonfiche staat een rij actieknoppen. De naam van een actieknop verschijnt zodra je er met je muis over zweeft.

Wil je dat bepaalde gebruikers geen verkoopprijzen op de werkbon zien? Zet dan Verkoopprijzen verbergen op werkbon aan bij de rechten van je gebruikers. Die gebruikers zien op de werkbon geen prijzen, marges en totalen meer, en ook de actieknop Excel en het mandagenregister verdwijnen. De kostprijs blijft wel zichtbaar.

Mandagenregister

(zichtbaar als NL features ingeschakeld aanstaat in de algemene instellingen) Het mandagenregister is een pdf met de gepresteerde mandagen per werknemer. Het hoort bij de Nederlandse functionaliteit. Je vraagt het op in het werkbonnenoverzicht via de actieknop Pdf > Mandagenregister. Heb je werkbonnen geselecteerd, dan gaat het over die werkbonnen. Zonder selectie neemt Robaws je volledige huidige overzicht, dus inclusief je filters en je zoekterm.

De pdf sorteert eerst per project (alfabetisch) en daarbinnen per week. Werk je met meerdere bedrijven, dan krijgt elk bedrijf zijn eigen deel in dezelfde pdf. Je vraagt hetzelfde mandagenregister ook op vanuit het pdf-menu van een order en van een factuur.

Welke gegevens van de werknemer op de pdf komen en welke tekst erbij staat, stel je in op de kaart Mandagenregister van de werkboninstellingen.

Bijgewerkt op: 19/10/2026