Dit artikel is ook beschikbaar in:

Orders | Algemeen

Een order is in Robaws een verkooporder: de bevestiging van wat je voor je klant gaat leveren of uitvoeren, als tussenstap tussen de offerte en de factuur. Vanuit één of meerdere orders maak je nadien een factuur of een levernota, zonder dat je de lijnen opnieuw moet ingeven. Een order kan bij een project horen, maar je kan het ook los van een project gebruiken, bijvoorbeeld voor een kleine opdracht, een levering of service en onderhoud. Twijfel je of je een project of een order nodig hebt? Lees dan Order vs. project. De module orders zit in de licenties Go en Pro.

Navigeer snel naar:

het overzicht van de orders
een nieuw order aanmaken
de orderfiche en haar velden
de verschillende tabbladen
de actieknoppen

Antwoorden op veelgestelde vragen vind je in de orders-FAQ.

Overzichtsscherm

Het overzicht van de orders kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren. Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere orders ineens.

Weergaven

Naast de tabelweergave heeft het ordersoverzicht nog drie weergaven:

Kanban: je orders als kaartjes, in een kolom per status.
Kaart: je orders op een kaart, op basis van het adres van het order.
Analyse: grafieken van de orders die op dat moment in je overzicht staan: per verantwoordelijke, per klant, per project en per artikel.

De weergave Analyse houdt rekening met de filters die op dat moment actief zijn. Welke kolommen ze toont, kies je in de instellingen.

Zie je de weergave Analyse niet? Dan staat Financiële info en analyses verbergen aan in je gebruikersrol.

Een nieuw order aanmaken

Een nieuw order start je op verschillende manieren:

vanuit een offerte, via de actieknop Maak order bovenaan de offertefiche. Zie je die actieknop niet, zet dan Rechtstreeks order maken aan in de offerte-instellingen.
vanuit een project, via de actieknop Maak order bovenaan de projectfiche.
vanuit het overzicht van je orders, via de actieknop Toevoegen (+).
vanuit een andere fiche, zoals een klant, via het plusteken naast 'Orders' in het blok Overzicht.

In elk geval kies je een ordertemplate. Een template is altijd van het type Order of Service. Service-orders en onderhoudsorders gebruik je als je met service en onderhoud werkt.

Maak je het order vanuit een offerte, dan neemt Robaws de klant, de eindklant, de contactpersonen, de klant referentie, het project, het bedrijf en de valuta van de offerte over. Daarnaast:

komen alle lijnen van de offerte op het order, behalve de varianten en de opties. Heeft de offerte kortingen of toeslagen, dan komt het totaal daarvan als één lijn op het order.
neemt Robaws de extra velden over die je bij offertes en orders op dezelfde manier aanmaakte.
krijgt de offerte de Status na maak order uit de offerte-instellingen.

Maak je het order vanuit een project, dan neemt Robaws de gegevens van het project over, met het werfadres als adres van het order.

Heb je een lijst met orders? Dan kan je ze importeren.

De orderfiche

De orderfiche bestaat uit de blokken Order gegevens, Klant informatie, Adres en Overzicht. Bij een service-order of een onderhoudsorder heet het eerste blok Service order gegevens of Onderhoud order gegevens. Daaronder vind je de tabbladen.

Order gegevens

Alle velden van de orderfiche kan je als vervangingscode gebruiken in je teksten en pdf's.

Veld	Uitleg
Titel	De titel van het order. Plan je het order in, dan wordt dit de titel van het planningsitem.
Datum	De datum van het order.
Project	Het project waartoe het order behoort. Kies je een project, dan neemt Robaws de klant, de eindklant, de klant referentie en het bedrijf van het project over.
Offerte	De offerte waaruit het order gemaakt is.
Klant	De klant voor wie je het order uitvoert.
Contactpersoon	Kies een van de contactpersonen van deze klant.
Eindklant	(zichtbaar als Eindklant aanstaat in de algemene instellingen) De eindklant: betrokken bij het order, maar ondertekent en betaalt niet. Daaronder kies je ook een contactpersoon van de eindklant.
Klant referentie	De referentie van de klant voor dit order.
Bedrijf	(zichtbaar als je meerdere bedrijven hebt) Kies welk van je bedrijven dit order uitvoert.
Abonnement	(enkel bij service-orders en onderhoudsorders) Het abonnement waaronder het order valt.
Installaties	(enkel bij service-orders en onderhoudsorders) De installaties waarop het order betrekking heeft. Heeft het order nog geen adres, dan neemt Robaws het adres van de installatie over.
Status	De status van het order. In de instellingen bepaal je ook welke status een order automatisch krijgt na factureren, na inladen in een vordering en na inplannen.
Valuta en Wisselkoers	(zichtbaar als je met vreemde valuta werkt) De valuta van het order en de wisselkoers.
Verantwoordelijke	De gebruiker die verantwoordelijk is voor dit order.
Opmerkingen	Een interne opmerking bij het order.
Wappy werkbon template	(zichtbaar als je werkbon templates voor Wappy hebt) Elke werkbon die uit dit order voortkomt, volgt de structuur van deze template. Zie werkbon templates voor Wappy.

Klant informatie

Dit blok toont ter info het Facturatie e-mail, de Betalingsvoorwaarden en de facturatieopmerkingen van de gekozen klant, samen met de barometer van de kredietlimiet van die klant. Je past die gegevens aan op de klantenfiche.

Adres

Het adres waar je het order uitvoert of levert. Op basis van dit adres toont Robaws het order op de kaart. Kies je een klant of een project terwijl het adres nog leeg is, dan neemt Robaws het adres van de klant of het werfadres van het project over. Staat er al een adres, dan kies je zelf of je het wil overnemen.

Overzicht

Hier zie je alle documenten die aan het order gekoppeld zijn, per module: facturen, levernota's, bestellingen, stockwijzigingen, aankoopfacturen, werkbonnen en de dagplanning. Bij een onderhoudsorder zie je ook de onderhoudsbeurten. Klik op een module om de gekoppelde documenten te bekijken, of op het plusteken om er meteen een nieuw document voor dit order aan te maken. Via de paperclip naast de werkbonnen bekijk je alle foto's en bestanden van de werkbonnen van dit order, ook die via Wappy binnenkwamen.

Kasbewegingen

(zichtbaar als je met de kassa module werkt) De betalingen die je via de kassa voor dit order ontvangt.

Extra velden

Net als bij alle modules in Robaws kan je ook op het order extra velden naar keuze aanmaken via de instellingen.

Tip: maak je dezelfde extra velden aan bij offertes, projecten en orders, dan neemt Robaws de inhoud ervan over wanneer je het order van een offerte of een project maakt.

Tabbladen

Items

Hier staan de lijnen van het order. Je werkt er net zoals op een offerte, met lijntypes en hoofdstukken. Naast de vaste kolommen (Artikel, Omschrijving, Aantal, Eenheid, Prijs, BTW en Totaal) kan je extra kolommen tonen:

Kolom	Uitleg
Post	(zichtbaar als Toon post nr. aanstaat in de orderinstellingen) Koppel de lijn aan een post.
Nr.	(zichtbaar als Toon lijn nrs. aanstaat in de orderinstellingen) Het lijnnummer.
Materieel	(zichtbaar als Toon materieel aanstaat in de orderinstellingen) Hang een stuk materieel aan de lijn.
Activiteit	(zichtbaar als Activiteit aanstaat in de factuurinstellingen) De activiteit van de lijn.
Uitgevoerd en Status	(zichtbaar als Gebruik uitgevoerd aantal aanstaat in de orderinstellingen) Hoeveel er van de lijn al uitgevoerd is, en de status van de lijn.
Korting	(zichtbaar als Korting aanstaat in de algemene instellingen) De korting op de lijn.

Selecteer je lijnen, dan kan je via de rechtermuisknop meteen de artikelen van die lijnen bestellen met Snel bestellen.

Uitvoering

(zichtbaar als Gebruik 'uitvoering gebaseerd factureren' aanstaat in de orderinstellingen) Hier verzamel je de werkbonnen en aankoopfacturen die aan dit order gekoppeld zijn, om ze samen te factureren. Alles over dit tabblad lees je in Uitvoering gebaseerd factureren.

Opmerkingen

Opmerkingen gebruik je om intern te communiceren over dit order en als geheugensteun.

Bestanden

Hier voeg je bestanden toe die bij dit order horen. Per bestand bepaal je of het zichtbaar is in Wappy.

Taken

Zoals in alle modules kan je ook vanuit het order een taak aanmaken.

Planning

Het tabblad planning bestaat uit twee subtabbladen:

Dagplanning: alle opdrachten uit de dagplanning die aan dit order gekoppeld zijn. Van hieruit plan je het order ook meteen in. Staat Orderlijnen kopiëren naar planningsitem aan in de orderinstellingen, dan komen de lijnen van het order mee op het planningsitem.
Dagplanning info: informatie die met elke opdracht van dit order meegaat naar Wappy.

Handtekening

(zichtbaar als Handtekening aanstaat in de orderinstellingen) Hier laat je je klant het order ondertekenen, bijvoorbeeld op een tablet of een pc met touchscreen. De handtekening komt op de pdf van het order.

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Voor de meeste actieknoppen in het overzicht vink je eerst links de order(s) aan waarop je de actie wil uitvoeren.

Actieknop	Uitleg
Toevoegen	Maak een nieuw order aan, zie Een nieuw order aanmaken.
Dupliceren	Maak een nieuw order op basis van het geselecteerde order, met een nieuw nummer.
Pdf	Kies een van je pdf-templates. Robaws maakt de pdf van de geselecteerde orders, of van alle orders in je overzicht als je niets selecteert.
E-mail	Stuur een mail met een e-mailtemplate.
Maak factuur	Factureer de geselecteerde orders. Robaws maakt één factuur per klant, met alle geselecteerde orders van die klant. Factureer je de orderlijnen, dan moeten de geselecteerde orders van hetzelfde bedrijf zijn. Werk je met uitvoering gebaseerd factureren, dan bepaalt de Facturatiestrategie in de orderinstellingen of je de orderlijnen of het uitgevoerde werk factureert.
Excel	Exporteer de orders uit het overzicht naar Excel.
Maak bestelling	(zichtbaar als Rechtstreeks bestelling maken aanstaat in de orderinstellingen) Bestel de artikelen van de geselecteerde orders via Snel bestellen.
Verwijderen, Archiveren, Vergrendelen	Zie de uitleg in de tabel hieronder.

Op de orderfiche

Bovenaan de orderfiche staat een rij actieknoppen. De naam van een actieknop verschijnt zodra je er met je muis over zweeft.

Actieknop	Uitleg
Pdf	Bekijk de pdf van het order. Via het uitklaplijstje kies je een van de pdf-templates die je in de orderinstellingen aanmaakte, bijvoorbeeld een orderbevestiging of een order zonder prijzen.
E-mail	Stuur een mail vanuit het order met een e-mailtemplate.
Standaard documenten	Maak een standaard document op vanuit het order.
Maak levernota	(zichtbaar als je toegang hebt tot de levernota's) Maak een levernota met de lijnen van dit order.
Maak bestelling	(zichtbaar als je toegang hebt tot de bestellingen) Bestel de artikelen van dit order via Snel bestellen. Zie Bestellingen.
Maak factuur	(zichtbaar als je toegang hebt tot de facturen) Kies Totaal om het volledige order te factureren, of Percentage om een deel ervan te factureren. De tekst van die factuurlijn stel je in via Factureer percentage van order in de orderinstellingen.
Wijzig nummer	(zichtbaar zolang het order niet vergrendeld is) Pas het nummer van het order manueel aan.
Verwijderen	Het order verdwijnt uit de overzichten. Gebruik dit voor een foutief aangemaakt order. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Archiveren	Het order verdwijnt uit de overzichten, maar blijft gekoppeld aan de facturen, levernota's, ... Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Vergrendelen	Het order kan niet meer gewijzigd worden. Meer uitleg in Vergrendelen.
Audit log	(zichtbaar voor beheerders) De historiek van het ophalen en opslaan van het order.

Zie je Verwijderen, Archiveren of Vergrendelen niet? Dan heeft je gebruikersrol geen recht om orders aan te passen of te verwijderen. Gearchiveerde en verwijderde orders vind je terug via de geavanceerde filters in het overzicht.

Bijgewerkt op: 16/10/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!