Abonnementen | Algemeen

Met een abonnement laat je Robaws op vaste momenten zelf een factuur of een order maken. Kies een factuur als je klant op vaste tijdstippen een afgesproken bedrag betaalt, en een order als je op vaste tijdstippen een prestatie moet inplannen. De module abonnementen zit in de licenties Go en Pro. Je geeft een gebruiker toegang via de rechten op abonnementen in zijn gebruikersrol.

Voorbeelden:

• Je biedt een wachtdienst aan waarvoor je klant elke maand 50 euro betaalt. Je maakt een abonnement van het type Factuur dat elke maand een factuur maakt.
• Je onderhoudt twee keer per jaar de tuin van een klant. Je maakt een abonnement van het type Order dat om de zes maanden een order maakt, dat je daarna inplant.

Navigeer snel naar:

• het overzicht van de abonnementen
• een nieuw abonnement aanmaken
• wanneer Robaws een factuur of order maakt
• zelf een factuur of order maken
• een abonnement stopzetten
• de abonnementsfiche
• een abonnement voor onderhoud
• de actieknoppen

Overzichtsscherm

Het overzicht van de abonnementen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren. Zo maak je bijvoorbeeld een overzicht van alle actieve abonnementen van het type Factuur. Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere abonnementen ineens.

Weergaven

Naast de tabelweergave heeft het overzicht van de abonnementen een Kanban-weergave: je abonnementen als kaartjes, in een kolom per status. Bovenaan elke kolom staat het totaal exclusief btw.

Een nieuw abonnement aanmaken

Elk abonnement vertrekt van een template. Maak daarom eerst minstens één template aan via Instellingen > Abonnementen. Zolang er geen template is, zie je de knop om een abonnement toe te voegen niet.

Vul daarna het abonnement aan:

1. Vul links in de kaart Abonnement de klant en de andere gegevens in.
2. Kies in de kaart Abonnement gegevens het Type: Factuur of Order. Kies je Factuur, vul dan ook het Dagboek in.
3. Vink Actief aan. Pas dan verschijnen de velden Herhaling en Volgende uitvoering.
4. Kies bij Herhaling hoe vaak het abonnement terugkomt, en vul bij Volgende uitvoering de datum van de eerste factuur of het eerste order in.
5. Zet in het tabblad Items de lijnen die op de factuur of het order moeten komen.

Wanneer maakt Robaws een factuur of order?

Robaws kijkt elk uur welke abonnementen aan de beurt zijn: alle abonnementen waarop Actief aangevinkt is en waarvan de Volgende uitvoering vandaag is of al voorbij. De status van het abonnement speelt daarbij geen rol.

• Type Factuur: Robaws maakt een factuur in het dagboek van het abonnement, met de klant, de contactpersoon, de klant referentie en de lijnen van het abonnement. Staat Automatisch inboeken aan op het dagboek, dan krijgt de factuur meteen haar nummer, anders wordt ze een pro forma. Robaws verstuurt de factuur niet: dat doe je zelf.
• Type Order: Robaws maakt een order met de Default-template van het type Order uit de orderinstellingen. Staan er verschillende projecten op de lijnen, dan krijg je één order per project. De installaties die aan het abonnement gekoppeld zijn, komen mee op het order. Het order zet je daarna zelf in de dagplanning.

Daarna:

• wordt de Volgende uitvoering de eerstvolgende herhaling na vandaag;
• krijgt het abonnement de Status na factureren of de Status na maak order, als je die invulde in de instellingen.

Lukt het niet, bijvoorbeeld omdat het dagboek ontbreekt, dan krijgt elke beheerder de melding 'Abonnement uitvoering mislukt'. Robaws probeert het dan elk uur opnieuw, tot het probleem opgelost is.

Zelf een factuur of order maken

Wil je niet wachten, bijvoorbeeld om meteen een eerste factuur te maken? Klik dan op het abonnement op de actieknop Maak factuur of Maak order. Of klik in het blok Overzicht op het plusteken naast 'Facturen' of 'Orders'. In het overzicht van de abonnementen selecteer je meerdere abonnementen en maak je met dezelfde actieknoppen voor elk een factuur of order.

Dit werkt ook op een abonnement dat niet actief is.

Een abonnement stopzetten

Vink op het abonnement Actief uit. Robaws maakt dan geen facturen of orders meer.

• Weet je vooraf wanneer het abonnement stopt? Kies dan bij Herhaling voor Aangepast... en vul Eindigt op of of na … keer in. Na die einddatum zet Robaws het abonnement zelf op niet actief. Na het laatste keer maakt het geen facturen of orders meer.
• Een abonnement archiveren of op een andere status zetten, stopt het niet. Enkel het vinkje Actief telt.

De abonnementsfiche

Abonnement

Werk je met extra velden, dan komen die ook in dit blok. Bestaat er op de factuur of het order een extra veld met dezelfde naam, dan neemt Robaws de inhoud over.

Abonnement gegevens

Volgende uitvoering en Herhaling zie je enkel als Actief aangevinkt is. Vink je Actief aan of kies je een andere herhaling, dan berekent Robaws de volgende uitvoering opnieuw.

Overzicht

Hier zie je hoeveel facturen, orders en installaties er bij dit abonnement horen. Klik op een woord om de lijst te openen. Met het plusteken maak je een factuur, een order of een installatie voor dit abonnement.

Items

Hier staan de lijnen die op de factuur of het order komen: artikelen, posten of vrije omschrijvingen. Per lijn kan je ook een project, materieel en een grootboekrekening invullen. De kolommen Post en Nr zet je aan via de instellingen, de kolom Korting via de algemene instellingen.

Naast de Prijs per keer toont elke lijn de Jaarlijkse prijs: de prijs maal het aantal keer per jaar volgens de herhaling. Je vult de ene of de andere in, en Robaws rekent de andere uit. Kies je later een andere herhaling, dan blijft de prijs per keer staan en past Robaws de jaarlijkse prijs aan.

Voorbeeld: een maandelijks abonnement van 50 euro heeft een jaarlijkse prijs van 600 euro. Zet je de herhaling op elke drie maanden, dan blijft de prijs 50 euro en wordt de jaarlijkse prijs 200 euro.

Tarieven, Opmerkingen, Bestanden, Taken

In het tabblad Tarieven leg je afwijkende artikelprijzen vast voor dit abonnement. In de andere tabbladen communiceer je intern over het abonnement, voeg je bestanden toe en maak je een taak aan.

Een abonnement voor onderhoud

Met een abonnement factureer je bijvoorbeeld een vaste prijs voor het jaarlijkse onderhoud van een ketel. Het onderhoud zelf plant Robaws niet vanuit het abonnement, maar vanuit het onderhoudsschema van de installatie. Het abonnement doet drie dingen:

• Je koppelt de installatie aan het abonnement. Zolang het abonnement niet actief is, maakt Robaws voor die installatie geen onderhoudsbeurten.
• Het abonnement komt op elk onderhoudsorder van die installatie.
• Met de kaarten Onderhoud facturatiestrategie en Service facturatiestrategie bepaal je of de uren en het materiaal van die orders nog gefactureerd worden bovenop de vaste prijs.

Per kaart kies je voor Werknemer uren en voor Materiaal tussen Te factureren en Niet factureren. Zit het materiaal al in je vaste prijs, zet het dan op Niet factureren. Via Toeslagen en kortingen bepaal je welke toeslagen en kortingen op de factuur van die orders komen.

Deze strategie werkt enkel als je factureert via de uitvoering van het order. De volledige flow, van installatie tot planningsitem en factuur, lees je in Hoe werkt service en onderhoud in Robaws: van installatie tot planningsitem?

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Voor de meeste actieknoppen in het overzicht vink je eerst links de abonnementen aan waarop je de actie wil uitvoeren.

Op de abonnementsfiche

Bovenaan de abonnementsfiche staat een rij actieknoppen. De naam van een actieknop verschijnt zodra je er met je muis over zweeft.

Bijgewerkt op: 06/11/2026