Kassa | Algemeen

Met de module kassa registreer je betalingen die je klant ter plaatse doet: cash, met Bancontact of met een kredietkaart. Je boekt ze op het order of de factuur, sluit je kassa regelmatig af en stuurt die afsluiting door naar Exact Online. De module kassa zit in de Pro-licentie. Je geeft een gebruiker toegang via de rechten op kassa in zijn gebruikersrol.

Navigeer snel naar:

• aan de slag
• het overzicht van de kasbewegingen
• een betaling registreren op een order of factuur
• een interne overboeking of kasverschil boeken
• de kassa afsluiten
• doorsturen naar Exact Online
• de actieknoppen

Aan de slag

1. Zet in Instellingen > Kassa de instelling Kassa-functionaliteiten inschakelen aan.
2. Maak bij Stamgegevens een of meer kassa's aan, elk met zijn bedrijf en beginsaldo.
3. Geef de gebruikers die met de kassa werken het recht op kassa in hun gebruikersrol.

Daarna verschijnt in het menu links Kassa, en krijgen je orders en facturen de kaart Kasbewegingen.

Overzichtsscherm

Via het menu Kassa open je het overzicht van je kasbewegingen: alle betalingen, interne overboekingen en kasverschillen, van al je kassa's. Je kan het overzicht aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren, bijvoorbeeld per kassa of per maand.

Er zijn vijf types kasbewegingen:

Een betaling registreren op een order of factuur

1. Klik op het order of de factuur, in de kaart Kasbewegingen, op Toevoegen. Het order of de factuur moet een klant hebben.
2. Kies de Betaalwijze: Cash, Bancontact of Credit card.
3. Controleer het Bedrag. Robaws stelt het openstaande bedrag van de factuur voor, of op een order het totaal min wat al betaald werd.
4. Kies de Kassa. Je ziet enkel de kassa's van hetzelfde bedrijf als het order of de factuur.
5. Klik op Toevoegen.

Op een factuur komt de betaling meteen in het openstaand bedrag. Factureer je een order waarop al kasbewegingen staan, dan komen die mee op de factuur. Factureer je het order in delen, dan komen ze op de eerste factuur.

Afronden op 5 cent

Bij Cash rondt Robaws het voorgestelde bedrag af op 5 cent. Laat je dat bedrag staan, dan boekt Robaws de cashbetaling op het exacte bedrag en het verschil als Kasverschil.

Voorbeeld: de factuur bedraagt 102,48 euro. Robaws stelt 102,50 euro voor. Je boekt dat bedrag: Robaws registreert een cashbetaling van 102,48 euro en een kasverschil van 0,02 euro.

Pas je het bedrag aan, bijvoorbeeld voor een deelbetaling, dan rondt Robaws niets af.

Interne overboeking of kasverschil

Breng je geld van de kassa naar de bank, of klopt het geld in je kassa niet met het saldo? Klik dan in het overzicht van de kasbewegingen op Toevoegen, kies het Type (Interne overboeking of Kasverschil), de datum, het bedrag en de kassa. Haal je geld uit de kassa, vul dan een negatief bedrag in.

De kassa afsluiten

1. Klik in het overzicht van de kasbewegingen op de actieknop Kassa afsluiten (sleutel).
2. Kies de Kassa en de Datum.
3. Klik op Kassa afsluiten.

Robaws sluit alle open kasbewegingen van die kassa tot en met die datum af, ook die van vorige dagen die nog niet afgesloten waren. Een afgesloten kasbeweging kan je niet meer wijzigen of verwijderen.

De afsluiting toont de Beginbalans en de Eindbalans. De beginbalans is de eindbalans van de vorige afsluiting, of het beginsaldo van de kassa bij de eerste afsluiting. In de eindbalans tellen enkel cash, interne overboekingen en kasverschillen mee: Bancontact en kredietkaart komen niet in je kassa.

Via het pdf-icoon op de afsluiting open je het Z-rapport: je verkopen, de totalen per betaalwijze, de kasmutaties en het saldo. Wil je tussendoor weten hoe je kassa ervoor staat, open dan via het pdf-icoon in het overzicht een Z-rapport pro forma van de kassa.

Een afsluiting ongedaan maken

Open het overzicht Kassa afsluitingen en verwijder de afsluiting. Dat kan enkel voor de laatste afsluiting van een kassa. De kasbewegingen zijn daarna weer open. Stuurde je de afsluiting al naar Exact Online, pas de boeking daar dan zelf aan.

Doorsturen naar Exact Online

Werk je met de koppeling met Exact Online, klik dan op de afsluiting op de actieknop Verstuur naar boekhouder. Robaws stuurt de afsluiting naar de Exact-administratie van het bedrijf van de kassa:

• cash, interne overboekingen en kasverschillen als kasboeking in het dagboek met de Dagboek code van de kassa;
• Bancontact en kredietkaart als memoriaalboeking in het dagboek met de Dagboek code diversen.

Staat de factuur van een betaling al in Exact Online, dan letterd Robaws de betaling er meteen tegen af.

Robaws controleert eerst of de eindbalans van het kasdagboek in Exact Online gelijk is aan de beginbalans van de afsluiting. Is dat niet zo, dan mislukt het versturen. Meestal moet je dan eerst een vorige afsluiting doorsturen. Welke grootboekrekeningen Robaws gebruikt, lees je in de instellingen.

Actieknoppen

In het overzicht van de kasbewegingen

Op een kassa-afsluiting

Bijgewerkt op: 10/11/2026