Kassa module
Doel van de kassa module
De kassa module stelt ondernemingen in staat om op een eenvoudige manier ook cash transacties en Bancontact transacties te verwerken. De module kan in principe op zichzelf gebruikt worden, maar de grootste meerwaarde zit in de koppeling met Exact Online.
Om de kassa functionaliteiten te gebruiker, moet u ze eerst instellen. Ga daarvoor naar Instellingen > Kassa. Klik daarna op activeer instellingen.
Vervolgens dient één of meerdere kassa's (typisch 1 per winkelpunt) te definiëren. Klik daarvoor op de blauwe knop "Kassa". Klik daarna op het overzicht van Kassa's op de + knop. Geef de kassa een naam, vul de juiste dagboek codes in en het beginsaldo van deze kassa. Dat is wat er momenteel in de kassa zit aan cash (moet gelijk zijn aan het huidige eindsaldo van het kasdagboek in Exact Online als u met de koppeling werkt).
De cash transacties worden in het kasdagboek geboekt op de grootboekrekening klanten (zie de instelling van de Exact Online integratie).
De bancontact/credit card transacties worden in een diversen-dagboek geboekt op de grootboekrekening klanten met een tegenboeking op het grootboek "betalingsdienst". Deze grootboeken kan u allemaal instellen in Robaws in het instellingen-scherm van de Exact Online integratie. Daarnaast is er nog een grootboekrekening positieve en negatieve betalingsverschillen. Deze dienen om de kasverschillen op te boeken. Opgelet! De afrondingen naar 5 cent worden ook op die manier weggeboekt.
Vanaf nu is er op de factuur en order module een blokje zichtbaar "Kasbewegingen".
Als u cash wilt ontvangen voor de betaling van een factuur of order, klikt u op "Toevoegen". Het correcte bedrag zal voorgesteld worden afhankelijk van de gekozen betaalmethode (cash/bancontact/credit card). Als er gekozen wordt voor cash, wordt het bedrag afgerond op 5 cent en wordt er een betalingsverschil meegeboekt. Als u van een order vertrekt, en dat order later factureert, worden de cash bewegingen verplaatst van het order naar de factuur.
Alle individuele kasbewegingen over alle facturen en orders heen kan u raadplegen door in het menu naar de module "Kassa" te gaan.
Op dit overzicht kan u tevens:
- een kasbeweging toevoegen (via +): dit dient om interne overboekingen (geldtransfer van bank > kas of omgekeerd) te registreren en/of kasverschillen te registreren
- kassa afsluiten: hier selecteer je de juiste kassa en vul je een datum in. Alle bewegingen tot en met die datum zullen worden opgenomen in deze afsluiting
- het overzicht/historiek van kassa-afsluitingen raadplegen
- pdf maken: geeft een pro-forma Z-rapport van een bepaalde kassa
Eens u een kassa heeft afgesloten, kan u de afsluiting
- een PDF opvragen: permanent Z-rapport
- doorsturen naar de boekhouding (Exact Online)
De kassa module stelt ondernemingen in staat om op een eenvoudige manier ook cash transacties en Bancontact transacties te verwerken. De module kan in principe op zichzelf gebruikt worden, maar de grootste meerwaarde zit in de koppeling met Exact Online.
Om de kassa functionaliteiten te gebruiker, moet u ze eerst instellen. Ga daarvoor naar Instellingen > Kassa. Klik daarna op activeer instellingen.
Vervolgens dient één of meerdere kassa's (typisch 1 per winkelpunt) te definiëren. Klik daarvoor op de blauwe knop "Kassa". Klik daarna op het overzicht van Kassa's op de + knop. Geef de kassa een naam, vul de juiste dagboek codes in en het beginsaldo van deze kassa. Dat is wat er momenteel in de kassa zit aan cash (moet gelijk zijn aan het huidige eindsaldo van het kasdagboek in Exact Online als u met de koppeling werkt).
De cash transacties worden in het kasdagboek geboekt op de grootboekrekening klanten (zie de instelling van de Exact Online integratie).
De bancontact/credit card transacties worden in een diversen-dagboek geboekt op de grootboekrekening klanten met een tegenboeking op het grootboek "betalingsdienst". Deze grootboeken kan u allemaal instellen in Robaws in het instellingen-scherm van de Exact Online integratie. Daarnaast is er nog een grootboekrekening positieve en negatieve betalingsverschillen. Deze dienen om de kasverschillen op te boeken. Opgelet! De afrondingen naar 5 cent worden ook op die manier weggeboekt.
Vanaf nu is er op de factuur en order module een blokje zichtbaar "Kasbewegingen".
Als u cash wilt ontvangen voor de betaling van een factuur of order, klikt u op "Toevoegen". Het correcte bedrag zal voorgesteld worden afhankelijk van de gekozen betaalmethode (cash/bancontact/credit card). Als er gekozen wordt voor cash, wordt het bedrag afgerond op 5 cent en wordt er een betalingsverschil meegeboekt. Als u van een order vertrekt, en dat order later factureert, worden de cash bewegingen verplaatst van het order naar de factuur.
Alle individuele kasbewegingen over alle facturen en orders heen kan u raadplegen door in het menu naar de module "Kassa" te gaan.
Op dit overzicht kan u tevens:
- een kasbeweging toevoegen (via +): dit dient om interne overboekingen (geldtransfer van bank > kas of omgekeerd) te registreren en/of kasverschillen te registreren
- kassa afsluiten: hier selecteer je de juiste kassa en vul je een datum in. Alle bewegingen tot en met die datum zullen worden opgenomen in deze afsluiting
- het overzicht/historiek van kassa-afsluitingen raadplegen
- pdf maken: geeft een pro-forma Z-rapport van een bepaalde kassa
Eens u een kassa heeft afgesloten, kan u de afsluiting
- een PDF opvragen: permanent Z-rapport
- doorsturen naar de boekhouding (Exact Online)
Bijgewerkt op: 28/08/2023
Dankuwel!