Module Caisse
Le module Caisse permet aux entreprises de traiter facilement les transactions en espèces/Bancontact/carte de crédit.
Le module peut être utilisé seul, mais la plus grande valeur ajoutée réside dans la connexion avec Exact Online.
Paramètres
Pour utiliser le module Caisse, les éléments suivants doivent être activés :
- Rôle utilisateur : sur le rôle utilisateur, le module « caisse » doit être activé.
- Le paramètre « Activer la fonctionnalité POS » doit être activé. Vous faites cela via paramètres > caisse > paramètres.
Dès que vous avez activé les paramètres ci-dessus, un module « caisse » sera ajouté dans la colonne de gauche. En outre, vous obtenez sur la commande et la facture une fenêtre « réservations en espèces ».
Créer une caisse
Pour utiliser les fonctionnalités de caisse, vous devez créer une caisse. Vous faites cela via paramètres > général > caisse ou paramètres > caisse > données de base > caisse.
L'entreprise de votre caisse
Chaque caisse est rattachée à une seule entreprise, et cette entreprise ne peut plus être modifiée par la suite. Choisissez-la donc bien lors de la création. Le déroulement dépend de votre environnement :
- Si vous travaillez avec une seule entreprise, Robaws la complète lui-même et vous ne voyez pas le champ.
- Si votre rôle d'utilisateur a accès à exactement une entreprise, Robaws rattache automatiquement la caisse à cette entreprise.
- Si vous avez accès à plusieurs entreprises, Robaws demande d'abord de quelle entreprise il s'agit, avec votre entreprise standard déjà proposée.
Ce rattachement détermine trois choses :
- Sur une commande ou une facture, vous ne pouvez comptabiliser des réservations en espèces que sur une caisse de la même entreprise.
- L'entreprise de la caisse détermine vers quelle connexion comptable la clôture de caisse est transmise.
- Si vous travaillez avec une séparation par entreprise sur vos rôles d'utilisateur, un utilisateur ne voit que les caisses des entreprises auxquelles il a accès.
Les autres champs
Paramètre | Explication |
|---|---|
Nom | Le nom de la caisse |
Journal | Le journal sur lequel les paiements en espèces sont comptabilisés. C'est important pour la connexion avec Exact Online. |
Journal divers | Le journal sur lequel les paiements Bancontact/carte de crédit sont comptabilisés. C'est important pour la connexion avec Exact Online. |
Solde d'ouverture | Le solde d'ouverture de la caisse. Si le solde d'ouverture ne correspond pas au solde de clôture du journal de caisse dans Exact Online, l'envoi échouera. |
Les paramètres relatifs aux comptes du grand livre sur lesquels comptabiliser se font via paramètres > intégrations > Exact Online.
Les comptes du grand livre suivants sont utilisés :
- Transactions en espèces : comptabilisées sur « le grand livre clients »
- Transactions Bancontact/carte de crédit : comptabilisées sur « le grand livre clients » avec une contre-écriture sur « le grand livre du service de paiement »
- Différences de paiement : comptabilisées sur les comptes du grand livre pour les différences de paiement positives et négatives
Enregistrer des réservations en espèces
Il y a 5 types de réservations en espèces qui peuvent être enregistrés :
- Transfert interne
- Différence de trésorerie
- Espèces
- Bancontact
- Carte de crédit
Le transfert interne et la différence de trésorerie sont comptabilisés via l'aperçu du module Caisse.
Les réservations Espèces/Bancontact/Carte de crédit se font sur la commande ou la facture.
Là, vous avez une fenêtre « réservations en espèces ». Dans cette fenêtre, vous pouvez cliquer sur « ajouter » pour enregistrer une réservation en espèces. Le montant de la commande/facture est automatiquement pris en compte pour enregistrer le paiement.
Lors de l'enregistrement d'un paiement en espèces, l'arrondi de 5 centimes est pris en compte. On arrondit toujours et la différence est enregistrée comme une différence de trésorerie.
Clôturer la caisse
Dans l'aperçu du module Caisse, vous pouvez effectuer une clôture de la caisse pour un jour spécifique. Vous cliquez pour cela sur le bouton d'action fermer la caisse (clé).
Les actions suivantes peuvent être exécutées sur la clôture de caisse :
- Envoyer au comptable : vous transmettez la clôture à Exact Online
- PDF : vous générez un Z-rapport de la clôture de caisse
Depuis l'aperçu du module Caisse, il est également possible de consulter un historique des clôtures de caisse (bouton d'action fermetures de caisse) ou de générer un Z-rapport pro forma (via le bouton d'action pdf).
Connexion Exact Online
Comme mentionné ci-dessus, l'utilisation des fonctionnalités de caisse est très utile en combinaison avec l'intégration avec Exact Online.
Après avoir effectué une clôture de caisse, vous pouvez l'envoyer vers Exact Online.
Après l'envoi de Robaws vers Exact Online, vous pouvez la retrouver dans Exact via comptabilité > banque & caisse > écritures de caisse > aperçu.
Là, vous pouvez retrouver les écritures à traiter et traitées.
Vous pouvez cliquer sur ces écritures pour voir plus de détails.
Mis à jour le : 04/09/2026
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