Abonnements | Général

Avec un abonnement, vous laissez Robaws créer lui-même une facture ou un ordre à des moments fixes. Choisissez une facture si votre client paie un montant convenu à des moments fixes, et un ordre si vous devez planifier une prestation à des moments fixes. Le module abonnements est compris dans les licences Go et Pro. Vous donnez accès à un utilisateur via les droits sur les abonnements dans son rôle d'utilisateur.

Exemples :

• Vous proposez un service de garde pour lequel votre client paie 50 euros chaque mois. Vous créez un abonnement du type Facture qui crée une facture chaque mois.
• Vous entretenez deux fois par an le jardin d'un client. Vous créez un abonnement du type Ordre qui crée un ordre tous les six mois, que vous planifiez ensuite.

Naviguez rapidement vers :

• l'aperçu des abonnements
• la création d'un nouvel abonnement
• quand Robaws crée une facture ou un ordre
• créer vous-même une facture ou un ordre
• l'arrêt d'un abonnement
• la fiche d'abonnement
• un abonnement pour l'entretien
• les boutons d'action

Écran d'aperçu

Vous pouvez adapter l'aperçu des abonnements via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Vous créez par exemple un aperçu de tous les abonnements actifs du type Facture. Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs abonnements à la fois.

Vues

Outre la vue tableau, l'aperçu des abonnements dispose d'une vue Kanban : vos abonnements sous forme de cartes, dans une colonne par statut. En haut de chaque colonne figure le total hors TVA.

Créer un nouvel abonnement

Chaque abonnement part d'un modèle. Créez donc d'abord au moins un modèle via Paramètres > Abonnements. Tant qu'il n'y a pas de modèle, vous ne voyez pas le bouton pour ajouter un abonnement.

Complétez ensuite l'abonnement :

1. Complétez à gauche dans la carte Abonnement le client et les autres données.
2. Choisissez dans la carte Données abonnement le Type : Facture ou Ordre. Si vous choisissez Facture, complétez aussi le Journal.
3. Cochez Actif. Ce n'est qu'alors qu'apparaissent les champs Répétition et Prochaine exécution.
4. Choisissez dans Répétition à quelle fréquence l'abonnement revient, et complétez dans Prochaine exécution la date de la première facture ou du premier ordre.
5. Placez dans l'onglet Éléments les lignes qui doivent figurer sur la facture ou l'ordre.

Quand Robaws crée-t-il une facture ou un ordre ?

Toutes les heures, Robaws vérifie quels abonnements sont à exécuter : tous les abonnements sur lesquels Actif est coché et dont la Prochaine exécution tombe aujourd'hui ou est déjà passée. Le statut de l'abonnement ne joue aucun rôle.

• Type Facture : Robaws crée une facture dans le journal de l'abonnement, avec le client, la personne de contact, la référence client et les lignes de l'abonnement. Si Numérotation automatique est activé sur le journal, la facture reçoit immédiatement son numéro, sinon elle devient une pro forma. Robaws n'envoie pas la facture : vous le faites vous-même.
• Type Ordre : Robaws crée un ordre avec le modèle Défaut du type Ordre des paramètres des ordres. S'il y a différents projets sur les lignes, vous obtenez un ordre par projet. Les installations liées à l'abonnement sont reprises sur l'ordre. Vous placez ensuite vous-même l'ordre dans le planning journalier.

Ensuite :

• la Prochaine exécution devient la première répétition après aujourd'hui ;
• l'abonnement reçoit le Statut facturation ou le Statut après création ordre, si vous l'avez complété dans les paramètres.

Si cela échoue, par exemple parce que le journal manque, chaque administrateur reçoit la notification 'L'exécution de l'abonnement a échoué'. Robaws réessaie alors toutes les heures, jusqu'à ce que le problème soit résolu.

Créer vous-même une facture ou un ordre

Vous ne voulez pas attendre, par exemple pour créer immédiatement une première facture ? Cliquez alors sur l'abonnement sur le bouton d'action Facturer ou Faire ordre. Ou cliquez dans le bloc Vue générale sur le signe plus à côté de 'Factures' ou 'Ordres'. Dans l'aperçu des abonnements, vous sélectionnez plusieurs abonnements et, avec les mêmes boutons d'action, vous créez une facture ou un ordre pour chacun.

Cela fonctionne aussi sur un abonnement qui n'est pas actif.

Arrêter un abonnement

Décochez Actif sur l'abonnement. Robaws ne crée alors plus de factures ni d'ordres.

• Vous savez à l'avance quand l'abonnement s'arrête ? Choisissez alors dans Répétition l'option Custom... et complétez Se termine par ou ou après … fois. Après cette date de fin, Robaws met lui-même l'abonnement sur non actif. Après la dernière fois, il ne crée plus de factures ni d'ordres.
• Archiver un abonnement ou le mettre sur un autre statut ne l'arrête pas. Seule la case Actif compte.

La fiche d'abonnement

Abonnement

Si vous travaillez avec des champs supplémentaires, ceux-ci figurent aussi dans ce bloc. S'il existe sur la facture ou l'ordre un champ supplémentaire avec le même nom, Robaws en reprend le contenu.

Données abonnement

Vous ne voyez Prochaine exécution et Répétition que si Actif est coché. Si vous cochez Actif ou choisissez une autre répétition, Robaws recalcule la prochaine exécution.

Vue générale

Vous voyez ici combien de factures, d'ordres et d'installations appartiennent à cet abonnement. Cliquez sur un mot pour ouvrir la liste. Avec le signe plus, vous créez une facture, un ordre ou une installation pour cet abonnement.

Éléments

Vous trouvez ici les lignes qui figurent sur la facture ou l'ordre : articles, postes ou descriptions libres. Par ligne, vous pouvez aussi compléter un projet, du matériel et un compte du grand livre. Vous activez les colonnes Poste et No. via les paramètres, la colonne Réduction via les paramètres généraux.

Outre le Prix par fois, chaque ligne affiche le Prix annuel : le prix multiplié par le nombre de fois par an selon la répétition. Vous complétez l'un ou l'autre, et Robaws calcule l'autre. Si vous choisissez plus tard une autre répétition, le prix par fois reste le même et Robaws adapte le prix annuel.

Exemple : un abonnement mensuel de 50 euros a un prix annuel de 600 euros. Si vous mettez la répétition sur tous les trois mois, le prix reste 50 euros et le prix annuel devient 200 euros.

Taux, Remarques, Fichiers, Tâches

Dans l'onglet Taux, vous fixez des prix d'articles dérogatoires pour cet abonnement. Dans les autres onglets, vous communiquez en interne sur l'abonnement, vous ajoutez des fichiers et vous créez une tâche.

Un abonnement pour l'entretien

Avec un abonnement, vous facturez par exemple un prix fixe pour l'entretien annuel d'une chaudière. Robaws ne planifie pas l'entretien lui-même à partir de l'abonnement, mais à partir du calendrier de maintenance de l'installation. L'abonnement fait trois choses :

• Vous liez l'installation à l'abonnement. Tant que l'abonnement n'est pas actif, Robaws ne crée pas de services de maintenance pour cette installation.
• L'abonnement figure sur chaque ordre de maintenance de cette installation.
• Avec les cartes Stratégie de facturation pour la maintenance et Stratégie de facturation de service, vous déterminez si les heures et le matériel de ces ordres sont encore facturés en plus du prix fixe.

Par carte, vous choisissez pour Heures des travailleurs et pour Matériel entre À facturer et Ne pas facturer. Si le matériel est déjà compris dans votre prix fixe, mettez-le alors sur Ne pas facturer. Via Réductions et suppléments, vous déterminez quels suppléments et réductions figurent sur la facture de ces ordres.

Cette stratégie ne fonctionne que si vous facturez via l'exécution de l'ordre. Le flux complet, de l'installation à l'élément de planification et à la facture, vous le lisez dans Comment fonctionnent le service et l'entretien dans Robaws : de l'installation à l'élément de planification ?

Boutons d'action

Dans l'écran d'aperçu

Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche les abonnements sur lesquels vous souhaitez exécuter l'action.

Sur la fiche d'abonnement

En haut de la fiche d'abonnement se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris.

Mis à jour le : 06/11/2026