Abonnements | Explication générale

Le module abonnements sert à générer automatiquement, à des moments fixés, une commande ou une facture.
Facture = lorsqu'un montant convenu est facturé, commande = lorsqu'une prestation doit être planifiée.

Exemple 1 : vous proposez un service de garde pour lequel le client paie mensuellement un montant fixé -> créez un abonnement qui génère mensuellement une facture.
Exemple 2 : vous effectuez 2x par an un entretien de jardin chez votre client -> créez un abonnement qui génère une commande tous les 6 mois.

Écran d'aperçu

Vous pouvez adapter l'aperçu des abonnements via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser.
Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs abonnements à la fois.
Les abonnements peuvent être supprimés, archivés ou verrouillés via les boutons d'action en haut, et peuvent être exportés vers Excel.

Créer un nouvel abonnement

Suivez les étapes suivantes pour créer un nouvel abonnement :

1. Ajoutez un nouvel abonnement en cliquant sur le signe +. C'est possible depuis le module abonnements ou depuis différents autres modules (client, projet, devis,...)
2. Complétez les informations générales de l'abonnement à gauche
3. Choisissez au niveau des données de l'abonnement si l'abonnement doit générer une facture ou une commande et mettez actif.
4. Dès que l'abonnement est actif, vous pouvez choisir la répétition et la version suivante. Vous pouvez vous-même fixer les périodes récurrentes dans les paramètres et déterminer si elles ont une date de fin ou non. Si vous souhaitez déroger à une période récurrente pour un seul abonnement, choisissez alors dans l'abonnement la répétition « personnalisé » et configurez-la.
5. Complétez en bas au niveau des éléments les lignes qui doivent apparaître sur la commande / la facture. Les détails sont expliqués ci-dessous en détail.

Arrêter un abonnement

Allez dans l'abonnement et décochez « actif » au niveau des données de l'abonnement. Aucune commande / facture ne sera plus générée à partir de maintenant.

Abonnement pour l'entretien

Vous pouvez créer un abonnement pour par ex. l'entretien annuel d'une installation déterminée, par ex. une chaudière à condensation, à un prix convenu. Lors de l'entretien annuel, des heures de travail et/ou du matériel seront enregistrés. Dans l'abonnement, vous pouvez déterminer si ceux-ci doivent être facturés en plus du prix convenu ou non.

1. Choisissez le type « facture ».
2. Complétez au niveau des lignes d'abonnement le prix convenu pour l'entretien. Cela générera alors par ex. annuellement une facture.
3. Pour planifier l'entretien sur une installation, vous devez lier une installation à l'abonnement.

• s'il s'agit d'une nouvelle installation, créez alors une installation depuis l'abonnement (cliquez sur + au niveau de « aperçu »)
• s'il s'agit d'une installation existante, allez dans l'installation existante et complétez le numéro d'abonnement.

4. Complétez davantage l'installation et prévoyez-y un schéma d'entretien qui génère annuellement une commande d'entretien.
5. Sur l'abonnement, vous pouvez indiquer au niveau de « stratégie de facturation de l'entretien » si les heures de l'employé et le matériel consommé seront facturés ou non. S'ils sont déjà compris dans l'abonnement, vous pouvez choisir « ne pas facturer ».

Cela signifie que toutes les commandes qui seront générées depuis l'installation liée à cet abonnement suivront cette stratégie de facturation pour les éléments sur le bon de travail si la « facturation basée sur l'exécution » est activée dans les paramètres des commandes.

Onglets et champs supplémentaires

Comme pour les autres modules dans Robaws, il est également possible avec les abonnements d'ajouter des remarques, des fichiers ou des tâches.
Vous pouvez aussi créer des champs supplémentaires via les paramètres pour conserver des informations sur l'abonnement.

Onglet « éléments »

Sous cet onglet, vous saisissez les lignes de l'abonnement. Il peut s'agir de postes, d'articles ou de descriptions. Ceux-ci apparaîtront sur la facture / la commande.

• Vous pouvez ajouter les colonnes « numéro de ligne » et « numéro de poste » via les paramètres.
• Vous pouvez lier l'abonnement par ligne à un projet, du matériel, et compléter le compte général.
• Une colonne « remise » peut être ajoutée via les paramètres généraux.
• Par ligne, le prix annuel de cet abonnement est affiché. Vous pouvez compléter le prix sous « prix » ou sous « prix annuel ». Celui-ci est automatiquement recalculé en fonction de la période récurrente choisie.

Possibilités supplémentaires

Générer manuellement une commande ou une facture

Une fois l'abonnement activé, vous souhaitez peut-être créer immédiatement une première facture ou commande. C'est possible en cliquant en haut sur « € » (facture) ou « commande » ou en cliquant sur + à côté des commandes ou factures dans l'aperçu. Veillez toutefois à ce que la version suivante soit correctement configurée.

Aperçu des factures / commandes

Dans la case « aperçu », vous voyez combien de commandes / factures / installations ont déjà été créées pour cet abonnement. Vous pouvez cliquer sur le mot pour consulter la liste.

Convertir un devis en abonnement

Vous pouvez convertir un devis en abonnement en un clic. Vous faites cela en cliquant dans le devis en haut sur le bouton d'action « faire abonnement ». Si vous ne voyez pas ce bouton, vous devrez l'activer dans les paramètres du devis.
Les lignes du devis sont alors automatiquement reprises sur l'abonnement.

Mis à jour le : 05/07/2026