Comment fonctionnent le service et l'entretien dans Robaws : de l'installation à l'élément de planification ?
Vous placez des appareils qui nécessitent un entretien régulier, comme des chaudières, des pompes à chaleur ou des climatiseurs ? Laissez alors Robaws suivre cet entretien pour vous. Vous fixez une seule fois quel entretien un appareil nécessite, et Robaws crée chaque fois à temps un ordre que vous n'avez plus qu'à planifier. Dans cet article, vous suivez tout le parcours, de l'installation jusqu'à l'élément de planification chez votre technicien, puis jusqu'au bon de travail et à la facture.
Naviguez rapidement vers :
- le flux en bref
- la configuration unique
- le calendrier de maintenance sur l'installation
- lier un abonnement
- Robaws crée le service de maintenance et l'ordre
- planifier l'ordre
- exécuter l'entretien
- facturer l'entretien
- une réparation en dehors de l'entretien
Le flux en bref
Exemple : vous placez chez un client une pompe à chaleur, qui nécessite chaque année un entretien vers le 1er mars. Votre client paie pour cela un montant fixe par an.
Étape | Qui | Que se passe-t-il |
|---|---|---|
1. Installation | Vous | Vous créez la pompe à chaleur comme installation chez votre client. |
2. Calendrier de maintenance | Vous | Sur l'installation, vous placez l'entretien 'Entretien annuel pompe à chaleur', avec comme prochaine exécution le 1er mars. |
3. Abonnement | Vous (facultatif) | Vous liez l'installation à un abonnement qui facture chaque année le montant fixe. |
4. Service de maintenance et ordre | Robaws | 30 jours à l'avance, vers le 30 janvier, Robaws crée un service de maintenance et un ordre du type Maintenance. |
5. Élément de planification | Vous | Vous planifiez l'ordre dans le planning journalier chez votre technicien. |
6. Bon de travail | Votre technicien | Il complète le service de maintenance sur le bon de travail, dans Wappy ou dans Robaws. |
7. Facture | Vous | Vous facturez les heures et le matériel qui ne sont pas compris dans le montant fixe. |
Ensuite, tout recommence : la prochaine exécution sur l'installation est déjà au 1er mars de l'année suivante.
Configuration unique : statuts et modèles
Statuts
Chaque service de maintenance reçoit un statut. Vous créez vos statuts via Paramètres > Maintenance > Statuts. Vous y choisissez aussi le Statut début : le statut que reçoit chaque nouveau service de maintenance. Chaque statut appartient à une catégorie fixe, qui détermine ce que Robaws fait du service de maintenance :
Catégorie | Ce qu'elle fait |
|---|---|
Actif, Encore à réaliser | L'entretien n'est pas encore terminé. |
Terminé | L'entretien a été exécuté. Vous ne pouvez plus modifier les formulaires du service de maintenance. |
Pas fini | L'entretien n'a pas été exécuté. Vous ne pouvez plus modifier les formulaires. |
Créez par exemple les statuts 'À planifier' (Encore à réaliser), 'Exécuté' (Terminé) et 'Client absent' (Pas fini).
Modules d'entretien
Dans un module d'entretien, vous fixez à quelle fréquence un entretien revient et comment Robaws le crée. Vous créez vos modèles via Paramètres > Général > Données de base > Modules d'entretien.
Champ | Explication |
|---|---|
Nom | Le nom de l'entretien, par exemple 'Entretien annuel pompe à chaleur'. Vous choisissez ce nom comme type de maintenance sur l'installation, et il devient le titre de l'ordre. |
Intervalle récurrent | La fréquence à laquelle l'entretien revient, par exemple chaque année ou tous les six mois. |
Synchroniser la prochaine exécution avec l'achèvement réel | Si ceci est désactivé, la prochaine exécution se décale chaque fois d'une période, peu importe quand l'entretien a effectivement eu lieu. Si ceci est activé, Robaws calcule à partir de la date dans Exécuté, dès que le service de maintenance reçoit un statut de la catégorie Terminé. Exemple : planifié le 1er mars, exécuté le 15 avril. Si ceci est activé, le prochain entretien devient le 15 avril de l'année suivante au lieu du 1er mars. |
Stratégie de combinaison | Ce service de maintenance peut-il figurer sur un seul ordre avec d'autres services de maintenance ? Choisissez Toujours, Uniquement avec le même modèle ou Jamais. Voir Plusieurs services de maintenance sur un seul ordre. |
Durée estimée | La durée approximative de l'entretien. Ce champ est purement informatif. |
Jours à l'avance pour créer une tâche de maintenance | Combien de jours avant la prochaine exécution Robaws crée le service de maintenance et l'ordre. Par défaut, c'est 30 jours. |
Modèle d'ordre | Avec quel modèle d'ordre Robaws crée l'ordre. Vous choisissez parmi les modèles du type Maintenance. |
Sur le modèle, vous ajoutez aussi ce qui fait partie de chaque entretien. Robaws le reprend sur chaque nouveau service de maintenance :
- Éléments : les articles que vous utilisez lors de l'entretien, par exemple un filtre ou un kit d'entretien.
- Formulaires : par exemple une checklist que le technicien remplit. Vous ne voyez ceci que si vous travaillez avec des formulaires.
- Documents et Tâches.
Le calendrier de maintenance sur l'installation
Sur la fiche de l'installation, vous fixez dans le bloc Calendrier de maintenance quel entretien est nécessaire. Chaque ligne se compose d'un Type de maintenance (un module d'entretien) et de la date de la Prochaine exécution. Une ligne arrive sur l'installation de trois manières :
- Via l'article. Sur un article du type Installation, placez dans le bloc Maintenance les modules d'entretien qui correspondent à cet appareil. Chaque installation avec cet article les reprend automatiquement, avec comme prochaine exécution la première répétition après aujourd'hui. Vous le configurez ainsi une seule fois pour tous vos appareils de ce type.
- Via un modèle. Sur l'installation, cliquez sur Ajouter une ligne, choisissez un module d'entretien et cliquez sur Ajouter.
- Via un calendrier propre. Sur l'installation, cliquez sur Ajouter une ligne et choisissez Custom.... Robaws ouvre alors un nouveau calendrier qui ne vaut que pour cette installation. Complétez les champs comme pour les modèles.
Lier un abonnement (facultatif)
Votre client paie un montant fixe pour l'entretien, par exemple par an ? Créez alors un abonnement du type Facture qui facture ce montant, et liez-y l'installation. Pour cela, complétez sur l'installation le champ Abonnement, ou cliquez sur l'abonnement dans le bloc Vue générale sur le signe plus à côté de 'Installations'.
L'abonnement ne planifie pas lui-même l'entretien : c'est le calendrier de maintenance qui le fait. L'abonnement :
- facture le montant fixe à son propre rythme ;
- figure sur chaque ordre de maintenance de l'installation ;
- détermine avec la carte Stratégie de facturation pour la maintenance si les heures et le matériel de l'entretien sont encore facturés, voir Facturer l'entretien ;
- arrête l'entretien : tant que l'abonnement n'est pas actif, Robaws ne crée pas de services de maintenance pour l'installation.
Le flux fonctionne aussi sans abonnement : vous facturez alors chaque entretien séparément.
Robaws crée le service de maintenance et l'ordre
Chaque nuit, Robaws vérifie quels entretiens seront bientôt nécessaires. Si la Prochaine exécution d'une ligne tombe dans le nombre de jours à l'avance du modèle, alors :
- Robaws crée un service de maintenance, avec les éléments, formulaires, documents et tâches du modèle et le statut début ;
- la Prochaine exécution sur l'installation se décale d'une période ;
- Robaws place le service de maintenance sur un ordre du type Maintenance, avec le client, le projet, l'adresse et l'abonnement de l'installation.
Vous ne voulez pas attendre la nuit suivante ? Cliquez alors dans l'aperçu de vos installations ou de vos services de maintenance sur le bouton d'action Créer des maintenances (clé à molette).
Plusieurs services de maintenance sur un seul ordre
Si plusieurs installations se trouvent chez le même client, leurs services de maintenance arrivent sur un seul ordre si les installations ont le même projet, le même client et la même adresse, et si les modèles utilisent le même modèle d'ordre. La Stratégie de combinaison du modèle affine cela :
- Toujours : le service de maintenance peut rejoindre tout autre service de maintenance qui remplit ces conditions.
- Uniquement avec le même modèle : le service de maintenance ne rejoint que des services de maintenance du même modèle.
- Jamais : le service de maintenance reçoit toujours son propre ordre.
Si une installation n'a pas de projet, pas de client et pas d'adresse, chaque service de maintenance reçoit son propre ordre.
Planifier l'ordre
Robaws ne place pas lui-même l'ordre dans le planning. Planifiez l'ordre dans le planning journalier chez le technicien qui exécute l'entretien. C'est ainsi que naît l'élément de planification : votre technicien voit l'entretien dans son planning, et la date apparaît sur le service de maintenance comme Exécution planifiée. Sur l'élément de planification, vous voyez dans le bloc Vue générale, à côté de 'Maintenance', quels services de maintenance en font partie.
Exécuter l'entretien
Vous complétez l'entretien de l'une des deux manières suivantes :
- Sur le chantier dans Wappy. Le technicien ouvre le bon de travail de l'ordre, complète le service de maintenance et envoie le bon de travail. Le service de maintenance figure alors immédiatement sur ce bon de travail. Voir Wappy | Compléter un service de maintenance sur le chantier.
- Dans Robaws. Vous complétez vous-même le service de maintenance et le placez ensuite sur un bon de travail avec le bouton d'action Ajouter un bon de travail. Voir Service de maintenances | Général.
Une fois l'entretien exécuté, le service de maintenance doit se trouver dans un statut de la catégorie Terminé : dans Wappy, le technicien choisit ce statut, dans Robaws, vous le mettez vous-même. Vous retrouvez tous vos services de maintenance dans le module Service de maintenances, et aussi via le bloc Vue générale sur l'installation, l'ordre et le bon de travail.
Facturer l'entretien
Sans abonnement, vous facturez le bon de travail ou l'ordre comme tout autre travail : les heures et le matériel du bon de travail figurent sur la facture. Voir Comment facturer un ou plusieurs bons de travail ?
Avec un abonnement, l'abonnement facture le montant fixe. Ce qui vient en plus, vous le déterminez sur l'abonnement dans la carte Stratégie de facturation pour la maintenance :
Paramètre | À facturer | Ne pas facturer |
|---|---|---|
Heures des travailleurs | Les heures du bon de travail figurent sur la facture de l'ordre. | Les heures sont comprises dans le montant fixe. |
Matériel | Les éléments du bon de travail figurent sur la facture de l'ordre. | Le matériel est compris dans le montant fixe. |
Facturez alors l'ordre de maintenance via l'onglet Exécution de l'ordre. Robaws met immédiatement les lignes sur 'À facturer' ou 'Ne pas facturer' selon la stratégie. Vous pouvez encore modifier cela par ligne. Pour cela, activez dans les paramètres des ordres Utiliser une facturation basée sur l'exécution. Comment cela fonctionne, vous le lisez dans Facturation basée sur l'exécution.
Exemple : votre client paie 180 euros par an pour l'entretien de sa pompe à chaleur, heures de travail comprises mais sans pièces. Mettez sur l'abonnement Heures des travailleurs sur Ne pas facturer et Matériel sur À facturer. Si votre technicien remplace un filtre, vous ne facturez via l'ordre que ce filtre.
Via Réductions et suppléments sous la stratégie, vous déterminez quels réductions et suppléments figurent sur la facture de ces ordres.
Une réparation en dehors de l'entretien
Un appareil tombe en panne entre deux entretiens ? Cliquez alors sur l'installation dans le bloc Vue générale sur le signe plus à côté de 'Ordres' et choisissez un modèle d'ordre du type Service. Robaws crée un ordre du type Service, avec l'installation, le client, l'adresse et l'abonnement. Vous planifiez et exécutez cet ordre comme un ordre de maintenance. Si l'installation appartient à un abonnement, la carte Stratégie de facturation de service de l'abonnement détermine ce que vous facturez.
Mis à jour le : 06/11/2026
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