Bons de location | Général
Votre entreprise loue-t-elle du matériel ou des machines, comme une pelleteuse, un conteneur ou des clôtures de chantier ? Avec un bon de location, vous enregistrez ce qui part vers un projet et ce qui revient. À la fin d'une période, vous comptabilisez toute la location en une fois : Robaws calcule par projet combien de temps chaque article a été en location et le place sur une facture ou un bon de travail. Le module bons de location est compris dans la licence Pro. Vous donnez accès à un utilisateur via les droits sur les bons de location dans son rôle d'utilisateur.
Naviguez rapidement vers :
- l'aperçu des bons de location
- la création d'un nouveau bon de location
- la fiche du bon de location et ses champs
- les différents onglets
- les tarifs de location et quel tarif a la priorité
- facturer la location avec une période de comptabilisation
- les boutons d'action
Écran d'aperçu
Vous pouvez adapter l'aperçu des bons de location via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs bons de location à la fois.
Vues
Outre la vue tableau, l'aperçu des bons de location dispose encore de deux vues :
- Kanban : vos bons de location sous forme de cartes, dans une colonne par statut. En haut de chaque colonne figure le total hors TVA.
- Analyse : par article de location, combien de pièces sont actuellement en location (# en location), pour les bons de location de votre aperçu. Vous ne voyez cette vue que si votre rôle d'utilisateur peut voir les informations financières et les analyses.
Créer un nouveau bon de location
Vous louez uniquement des articles du type Article de location. Un tel article se crée dans les articles : choisissez comme type d'article Article de location et complétez la carte Tarif de location (voir Tarifs de location). Pour en savoir plus sur les types d'article, lisez Quel type d'article choisir pour mes matériaux, mes heures et mes machines ?
Vous démarrez un nouveau bon de location de différentes manières :
- depuis un projet, via le signe plus à côté de 'Bons de location' dans le bloc Vue générale. Choisissez un modèle, ou choisissez Clôturer les locations ouvertes : Robaws crée alors un bon de location avec, par article, tout ce qui est encore en location sur le projet dans la colonne # Entrée. Vous enregistrez ainsi en une fois que tout est revenu.
- depuis l'aperçu de vos bons de location, via le bouton d'action Ajouter (+). Choisissez un modèle et complétez ensuite le projet.
Vous créez toujours un bon de location à partir d'un modèle. Chaque environnement en dispose déjà d'un, nommé 'Default'. Un nouveau bon de location reçoit un nouveau numéro ainsi que le statut, les lignes et la remarque du modèle. Vous devenez le responsable et la date est aujourd'hui. Un nouveau bon de location ressemble fortement à un précédent ? Sélectionnez alors celui-ci dans l'aperçu et utilisez le bouton d'action Dupliquer.
La fiche du bon de location
La fiche du bon de location se compose des blocs Bon de location et Vue générale. En dessous, vous trouvez les lignes de location et les onglets.
Bon de location
Champ | Explication |
|---|---|
Date | La date à laquelle la location commence (ce qui part) ou s'arrête (ce qui revient). Robaws calcule la période de location à partir de cette date. Si la date tombe dans une période déjà comptabilisée, Robaws la place au premier jour après cette période. |
Statut | Le statut du bon de location. |
Remarques | Texte libre pour le bon de location. |
Responsable | L'utilisateur qui assure le suivi du bon de location. |
Projet | Le projet pour lequel vous louez. Un bon de location appartient toujours à un projet : la location est facturée par projet. |
Client | Le client du projet. Robaws le complète lui-même. |
Entreprise | (visible si vous avez plusieurs entreprises) L'entreprise du projet. Robaws la complète elle-même. Vous comptabilisez la location par entreprise. |
Si vous travaillez avec des champs supplémentaires, ceux-ci apparaissent sous ce bloc.
Vue générale
Ici, vous voyez les Factures et les Bons de travail sur lesquels la location de ce bon de location a été facturée. Vous ne voyez ce bloc que lorsqu'une facture ou un bon de travail est lié. Cliquez dessus pour les consulter.
Lignes de location
Ici, vous enregistrez le mouvement. Cliquez sur Ajouter une ligne et choisissez un article de location.
Colonne | Explication |
|---|---|
Article | L'article de location. Vous ne pouvez choisir ici que des articles du type Article de location. |
# Sortie | Le nombre de pièces qui partent vers le projet. C'est ici que la location commence. |
# Entrée | Le nombre de pièces qui reviennent du projet. C'est ici que la location s'arrête. |
Une colonne par service supplémentaire | Le nombre de fois que vous facturez ce service supplémentaire, par exemple le transport ou le nettoyage. Vous créez vos services supplémentaires dans les paramètres. Si le type du service supplémentaire est Entrant ou Sortant, le nombre compte aussi comme des pièces qui reviennent ou qui partent. Ne complétez alors pas en plus # Entrée ou # Sortie. |
Vous complétez uniquement des nombres de pièces, pas de jours. Robaws calcule lui-même la période de location sur la base des dates de vos bons de location.
Onglets
Éléments
Ici, vous placez ce que vous facturez en plus de la location, par exemple des consommables que vous fournissez ou un nettoyage après la location. Les colonnes fixes sont Ligne, Article, Description, Quantité, Unité, Coûts de revient, Marge, Prix, TVA et Total. Avec la colonne Ligne, vous choisissez le type de ligne. Ces lignes arrivent sur la facture ou le bon de travail de la période dans laquelle tombe le bon de location.
Remarques
Vous utilisez les remarques pour communiquer en interne sur ce bon de location et comme aide-mémoire.
Documents
Ici, vous ajoutez des fichiers qui appartiennent à ce bon de location, par exemple une photo de la machine au départ.
Tâches
Comme dans tous les modules, vous pouvez aussi créer une tâche depuis le bon de location.
Tarifs de location
Un tarif de location dérogatoire qui ne vaut que pour ce bon de location. Voir Tarifs de location.
Tarifs de location
Ce que vous facturez pour la location, vous le fixez dans la carte Tarif de location de l'article de location :
Champ | Explication |
|---|---|
Périodicité | Robaws facture-t-il par Jour ou par semaine ? Par semaine, Robaws facture chaque semaine entamée, comptée à partir du jour où l'article est parti. |
Prix de location | Le prix par jour ou par semaine. |
Coûts de revient | Votre prix de revient par jour ou par semaine. Il arrive sur la facture ou le bon de travail. |
Location minimale | Le nombre minimum de jours ou de semaines que vous facturez. Si un article revient plus tôt, Robaws facture tout de même le minimum. Vous ne le voyez que sur la facture ou le bon de travail, pas sur le bon de location. |
Prix dégressifs | Un autre prix pour les premiers jours ou les premières semaines. Par Jusqu'à la période, vous complétez un prix de vente, par exemple un prix journalier plus élevé jusqu'au jour 5 inclus. À partir de la période suivante, c'est le Prix de location qui s'applique. Une exception avec un prix de vente de 0 n'est pas prise en compte. |
Services supplémentaires | Par service supplémentaire, le prix de revient, le prix de vente et éventuellement un compte du grand livre propre pour cet article. |
Vous voulez facturer un autre prix pour un client donné, un projet donné ou un seul bon de location ? Ajoutez alors sur cette fiche, dans l'onglet Tarifs de location, une dérogation tarifaire. Choisissez l'article de location et complétez le prix de location, le minimum, les exceptions et les prix dérogatoires des services supplémentaires. La périodicité et le prix de revient restent ceux de l'article.
Robaws regarde dans cet ordre quel tarif il utilise :
- la dérogation tarifaire sur le bon de location
- la dérogation tarifaire sur le projet
- la dérogation tarifaire sur le client du projet
- le tarif de location de l'article. Complétez-le donc toujours.
Ce que Robaws place ensuite sur la facture ou le bon de travail, vous pouvez encore l'adapter manuellement à cet endroit.
Facturer avec une période de comptabilisation
Vous ne facturez pas les bons de location un par un, mais par période de comptabilisation : une période que vous choisissez vous-même, par exemple un mois. Si Robaws crée alors des factures ou des bons de travail, vous le choisissez dans les paramètres sous Stratégie de facturation.
- Dans l'aperçu de vos bons de location, cliquez sur le bouton d'action Périodes de comptabilisation.
- Cliquez sur Ajouter une ligne et complétez la Date de et la Date à. Si vous avez plusieurs entreprises, choisissez aussi l'Entreprise : vous comptabilisez la location par entreprise.
- Cliquez sur Comptabiliser et confirmez. Si vous travaillez avec des factures et que vous avez plusieurs journaux de vente, vous choisissez d'abord le journal.
Robaws vérifie d'abord qu'aucun projet n'a plus de pièces revenues que de pièces parties. Si c'est le cas, vous recevez une liste des bons de location et des articles que vous devez vérifier, et rien n'est comptabilisé.
Si tout est en ordre, Robaws crée une facture ou un bon de travail par projet avec :
- par article de location, une ligne avec le nombre de pièces et la période de location, par exemple 'Pelleteuse (3x): 01/06/2026 - 30/06/2026'. Si un article est encore en location, Robaws facture la partie comprise dans la période de comptabilisation. Le reste arrive dans la période suivante.
- les services supplémentaires et les lignes de l'onglet Éléments des bons de location dont la date tombe dans la période.
S'il n'y a rien à facturer pour un projet, Robaws ne crée pas non plus de facture ou de bon de travail pour celui-ci. Si toute la location sur ce projet est terminée, Robaws archive le projet.
Après la comptabilisation, la période de comptabilisation et tous les bons de location de ces projets jusqu'à la date de fin incluse sont verrouillés. Via Voir les factures ou Voir les bons de travail sur la ligne de la période, vous ouvrez ce qui a été créé. Une nouvelle période de comptabilisation ne peut pas commencer avant ou dans une période déjà comptabilisée.
Vous ne voyez pas le bouton d'action Périodes de comptabilisation sur un petit écran, et uniquement si votre rôle d'utilisateur peut modifier les bons de location.
Boutons d'action
Dans l'écran d'aperçu
Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche le ou les bon(s) de location sur le(s)quel(s) vous souhaitez exécuter l'action.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Ajouter | Créez un nouveau bon de location à partir d'un modèle, voir Créer un nouveau bon de location. |
Dupliquer | Créez un nouveau bon de location sur la base du bon de location sélectionné, avec le même projet, les mêmes lignes et les mêmes dérogations tarifaires. La date devient aujourd'hui. Sélectionnez pour cela exactement un bon de location. |
Périodes de comptabilisation | Comptabilisez une période et créez les factures ou les bons de travail, voir Facturer avec une période de comptabilisation. |
Excel | Exportez les bons de location de l'aperçu vers Excel. |
Supprimer, Archives, Verrouiller | Voir l'explication dans le tableau ci-dessous. |
Sur la fiche du bon de location
En haut de la fiche du bon de location se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Consultez le pdf du bon de location. Via la liste déroulante, vous choisissez un des modèles pdf que vous avez créés dans les paramètres. | |
Documents standards | Établissez un document standard depuis le bon de location, par exemple un contrat de location. |
Changer le numéro | Donnez un autre numéro à ce bon de location. Voir Comment modifier un numéro de document ? |
Envoyez un e-mail depuis le bon de location avec un modèle d'e-mail, par exemple pour le faire signer numériquement. Via E-mails envoyés, vous voyez quels e-mails ont déjà été envoyés. | |
Supprimer | Le bon de location disparaît des aperçus. Utilisez ceci pour un bon de location créé par erreur. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Archives | Le bon de location disparaît des aperçus, mais reste lié au projet et aux factures ou bons de travail. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Verrouiller | Le bon de location ne peut plus être modifié. Après la comptabilisation d'une période, Robaws le fait lui-même. Si vous déverrouillez un bon de location d'une période comptabilisée, la date se déplace au premier jour après cette période. Plus d'explications dans Verrouiller. |
Journal d'audit | (visible pour les administrateurs) L'historique de la consultation et de l'enregistrement du bon de location. |
Mis à jour le : 21/10/2026
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