Hoe werkt service en onderhoud in Robaws: van installatie tot planningsitem?

Plaats je toestellen die regelmatig onderhoud nodig hebben, zoals ketels, warmtepompen of airco's? Dan laat je Robaws dat onderhoud voor je opvolgen. Je legt één keer vast welk onderhoud een toestel nodig heeft, en Robaws maakt telkens op tijd een order aan dat je alleen nog moet inplannen. In dit artikel volg je de volledige weg, van de installatie tot het planningsitem bij je technieker, en daarna tot de werkbon en de factuur.

Navigeer snel naar:

• de flow in één oogopslag
• eenmalig instellen
• het onderhoudsschema op de installatie
• een abonnement koppelen
• Robaws maakt de onderhoudsbeurt en het order
• het order inplannen
• het onderhoud uitvoeren
• het onderhoud factureren
• een herstelling buiten het onderhoud

De flow in één oogopslag

Voorbeeld: je plaatst bij een klant een warmtepomp, die elk jaar rond 1 maart een onderhoud nodig heeft. Je klant betaalt daarvoor een vast bedrag per jaar.

Daarna begint het opnieuw: de volgende uitvoering op de installatie staat al op 1 maart van volgend jaar.

Eenmalig instellen: statussen en templates

Statussen

Elke onderhoudsbeurt krijgt een status. Je statussen maak je aan via Instellingen > Onderhoud > Statussen. Daar kies je ook de Beginstatus: de status die elke nieuwe onderhoudsbeurt krijgt. Elke status hoort bij een vaste categorie, die bepaalt wat Robaws met de onderhoudsbeurt doet:

Maak bijvoorbeeld de statussen 'Te plannen' (Nog uit te voeren), 'Uitgevoerd' (Gedaan) en 'Klant niet thuis' (Niet gedaan).

Onderhoudsbeurt templates

In een onderhoudsbeurt template leg je vast hoe vaak een onderhoud terugkomt en hoe Robaws het aanmaakt. Je templates maak je aan via Instellingen > Algemeen > Stamgegevens > Onderhoudsbeurt templates.

Op de template voeg je ook toe wat bij elk onderhoud hoort. Dat neemt Robaws over op elke nieuwe onderhoudsbeurt:

• Items: de artikelen die je bij het onderhoud gebruikt, bijvoorbeeld een filter of een onderhoudskit.
• Formulieren: bijvoorbeeld een checklist die de technieker invult. Je ziet dit enkel als je met formulieren werkt.
• Bestanden en Taken.

Het onderhoudsschema op de installatie

Op de fiche van de installatie leg je in het blok Onderhoudsschema vast welk onderhoud nodig is. Elke lijn bestaat uit een Type onderhoud (een onderhoudsbeurt template) en de datum van de Volgende uitvoering. Een lijn komt op de installatie op drie manieren:

1. Via het artikel. Zet op een artikel van het type Installatie, in het blok Onderhoud, de onderhoudsbeurt templates die bij dat toestel horen. Elke installatie met dit artikel neemt ze automatisch over, met als volgende uitvoering de eerste herhaling na vandaag. Zo stel je het één keer in voor al je toestellen van dat type.
2. Via een template. Klik op de installatie op Lijn toevoegen, kies een onderhoudsbeurt template en klik op Toevoegen.
3. Via een eigen schema. Klik op de installatie op Lijn toevoegen en kies Aangepast.... Robaws opent dan een nieuw schema dat enkel voor deze installatie geldt. Vul de velden in zoals bij de templates.

Een abonnement koppelen (optioneel)

Betaalt je klant een vast bedrag voor het onderhoud, bijvoorbeeld per jaar? Maak dan een abonnement van het type Factuur dat dat bedrag factureert, en koppel de installatie eraan. Vul daarvoor op de installatie het veld Abonnement in, of klik op het abonnement in het blok Overzicht op het plusteken naast 'Installaties'.

Het abonnement plant zelf geen onderhoud: dat doet het onderhoudsschema. Het abonnement:

• factureert het vaste bedrag op zijn eigen ritme;
• komt op elk onderhoudsorder van de installatie;
• bepaalt met de kaart Onderhoud facturatiestrategie of de uren en het materiaal van het onderhoud nog gefactureerd worden, zie Het onderhoud factureren;
• stopt het onderhoud: zolang het abonnement niet actief is, maakt Robaws voor de installatie geen onderhoudsbeurten.

Zonder abonnement werkt de flow ook: dan factureer je elk onderhoud apart.

Robaws maakt de onderhoudsbeurt en het order

Elke nacht kijkt Robaws welke onderhouden binnenkort nodig zijn. Valt de Volgende uitvoering van een lijn binnen het aantal dagen op voorhand van de template, dan:

1. maakt Robaws een onderhoudsbeurt aan, met de items, formulieren, bestanden en taken van de template en de beginstatus;
2. schuift de Volgende uitvoering op de installatie één periode op;
3. zet Robaws de onderhoudsbeurt op een order van het type Onderhoud, met de klant, het project, het adres en het abonnement van de installatie.

Wil je niet tot de volgende nacht wachten? Klik dan in het overzicht van je installaties of van je onderhoudsbeurten op de actieknop Onderhouden aanmaken (moersleutel).

Meerdere onderhoudsbeurten op één order

Staan er bij dezelfde klant meerdere installaties, dan komen hun onderhoudsbeurten op één order als de installaties hetzelfde project, dezelfde klant en hetzelfde adres hebben, en de templates dezelfde order template gebruiken. De Combinatiestrategie van de template verfijnt dat:

• Altijd: de onderhoudsbeurt mag bij elke andere onderhoudsbeurt die aan die voorwaarden voldoet.
• Alleen met dezelfde template: de onderhoudsbeurt komt enkel samen met onderhoudsbeurten van dezelfde template.
• Nooit: de onderhoudsbeurt krijgt altijd een eigen order.

Heeft een installatie geen project, geen klant en geen adres, dan krijgt elke onderhoudsbeurt een eigen order.

Het order inplannen

Robaws zet het order niet zelf in de planning. Plan het order in de dagplanning in bij de technieker die het onderhoud uitvoert. Zo ontstaat het planningsitem: je technieker ziet het onderhoud in zijn planning, en de datum verschijnt op de onderhoudsbeurt als Geplande uitvoering. Op het planningsitem zie je in het blok Overzicht, bij 'Onderhoud', welke onderhoudsbeurten erbij horen.

Het onderhoud uitvoeren

Het onderhoud vul je in op een van twee manieren:

• Op de werf in Wappy. De technieker opent de werkbon van het order, vult de onderhoudsbeurt in en verstuurt de werkbon. De onderhoudsbeurt staat dan meteen op die werkbon. Zie Wappy | Een onderhoudsbeurt invullen op de werf.
• In Robaws. Je vult de onderhoudsbeurt zelf in en zet ze daarna met de actieknop Werkbon toevoegen op een werkbon. Zie Onderhoudsbeurten | Algemeen.

Is het onderhoud uitgevoerd, dan hoort de onderhoudsbeurt op een status met de categorie Gedaan te staan: in Wappy kiest de technieker die status, in Robaws zet je ze zelf. Al je onderhoudsbeurten vind je terug in de module Onderhoudsbeurten, en ook via het blok Overzicht op de installatie, het order en de werkbon.

Het onderhoud factureren

Zonder abonnement factureer je de werkbon of het order zoals elk ander werk: de uren en het materiaal van de werkbon komen op de factuur. Zie Hoe factureer ik een of meerdere werkbonnen?

Met een abonnement factureert het abonnement het vaste bedrag. Wat er bovenop komt, bepaal je op het abonnement in de kaart Onderhoud facturatiestrategie:

Factureer het onderhoudsorder dan via het tabblad Uitvoering van het order. Robaws zet de lijnen meteen op 'Te factureren' of 'Niet factureren' volgens de strategie. Je kan dat per lijn nog wijzigen. Daarvoor zet je in de orderinstellingen Gebruik 'uitvoering gebaseerd factureren' aan. Hoe dat werkt, lees je in Uitvoering gebaseerd factureren.

Voorbeeld: je klant betaalt 180 euro per jaar voor het onderhoud van zijn warmtepomp, inclusief de werkuren maar zonder onderdelen. Zet op het abonnement Werknemer uren op Niet factureren en Materiaal op Te factureren. Vervangt je technieker een filter, dan factureer je via het order enkel die filter.

Via Toeslagen en kortingen onder de strategie bepaal je welke toeslagen en kortingen op de factuur van die orders komen.

Een herstelling buiten het onderhoud

Valt een toestel tussendoor in panne? Klik dan op de installatie in het blok Overzicht op het plusteken naast 'Orders' en kies een order template van het type Service. Robaws maakt een order van het type Service, met de installatie, de klant, het adres en het abonnement erop. Dat order plan je in en voer je uit zoals een onderhoudsorder. Hoort de installatie bij een abonnement, dan bepaalt de kaart Service facturatiestrategie van het abonnement wat je factureert.

Bijgewerkt op: 06/11/2026