Service en onderhoud
Service & onderhoud wordt gebruikt voor het herhaaldelijk inplannen van onderhoud op geplaatste installaties. Deze werking hangt in Robaws nauw samen met de module installaties en orders. Daarnaast is het gebruik van Service & onderhoud in Wappy een grote meerwaarde in Robaws.
In Robaws is er een specifiek module onderhoudsbeurten. In deze module vind je alle onderhoudsbeurten terug die aangemaakt zijn voor een installatie. Deze module moet je activeren via de gebruikersrechten.
In dit artikel worden de verschillende stappen voor het gebruik van service & onderhoud overlopen. Doorloop deze stap per stap als je hiervan gebruik wil maken.
Navigeer snel naar het onderdeel over:
- Onderhoudsschema voor een installatie aanmaken
- Onderhoudsbeurt koppelen aan een installatie
- Onderhoudsbeurt aanmaken
- Onderhoud uitvoeren
- Onderhoudsbeurt raadplegen
- Gebruik van statussen
Onderhoudsschema voor een installatie aanmaken
Aan de hand van een onderhoudsschema bepaal je met welke frequentie onderhoud uitgevoerd moet worden op een installatie. Alvorens we bepalen welke installatie aan welk schema moet hangen, gaan we eerst de schema's zelf aanmaken.
Een template voor een onderhoudsschema maak je aan via instellingen > algemeen > stamgegevens > overige > onderhoudsbeurt templates.
Onderstaande instellingen moeten op het onderhoudsschema gemaakt zijn:
Instelling | Uitleg |
|---|---|
Naam | Naam van de template. Deze zal je moeten kiezen als je een onderhoudsschema kiest voor een installatie. |
Herhalende periode | Frequentie van herhaling voor dit onderhoud. |
Synchroniseer volgende uitvoering met daadwerkelijke voltooiing | Als je deze functie niet activeert, zal de datum 1 op 1 overgenomen worden naar een volgende uitvoering rekening houdend met frequentie die ingesteld is. Als je deze functie activeert, zal de datum rekening houden met de datum van de effectieve uitvoering zodra het onderhoud in een status met categorie 'gedaan' omt. |
Combinatiestrategie | Mag deze onderhoudsbeurt gekoppeld worden op 1 order met andere onderhoudsbeurten (nooit, altijd of alleen met dezelfde template |
Geschatte duur | Schatting van de tijd die dit onderhoud zal innemen. Dit veld is louter informatief en heeft geen verdere functie. |
Aantal dagen op voorhand om een onderhoudsbeurt aan te maken | Het aantal dagen dat op voorhand een order moet gemaakt worden met daaraan een onderhoudsbeurt gekoppeld. |
Order template | Order template die gebruikt moet worden bij het aanmaken van een order met de onderhoudsbeurt. |
Aan een template kan je reeds items, extra info, bestanden, taken en formulieren koppelen. Deze worden ook meegenomen op de onderhoudsbeurt om te registreren in Wappy.
Onderhoudsbeurt koppelen aan een installatie
Een geplaatste installatie bij een klant kan onderhoud vragen op frequente basis. Om dit op een automatische manier te laten verlopen, is het belangrijk dat je op de installatie een onderhoudsschema koppelt.
Dit wordt gedaan in het venster 'onderhoudsschema' in de installatie-fiche.
Het koppelen van een onderhoudsschema aan de installatie gebeurt op 3 manieren:
- Op het gekoppelde artikel staat een type onderhoud met een daarbij horende template. Deze wordt overgenomen naar de installatie.
- Op de installatie kan je een template selecteren. (lijn toevoegen > template selecteren > toevoegen)
- Op de installatie kan je een aangepast onderhoudsschema maken. (lijn toevoegen > aangepast > alle velden invulden)
Onderhoudsbeurt aanmaken
Op basis van het ingestelde onderhoudsschema op een installatie worden onderhoudsbeurten aangemaakt voor de installatie. Deze onderhoudsbeurten worden gekoppeld aan een order.
Het aanmaken van een onderhoudsbeurt kan op 2 verschillende manieren:
- Automatisch: Op basis van de 'volgende uitvoeringsdatum' die gekoppeld is aan deze installatie, rekening houden met de instelling 'aantal dagen op voorhand' zal automatisch een order met onderhoudsbeurt aangemaakt worden. Deze synchronisatie loopt telkens 's nachts.
- Manueel: Via het overzicht van de instellingen of onderhoudsbeurten kan je via het daarvoor bestemde icoontje (moersleutel) de onderhoudsbeurten manueel triggeren. In dat geval wordt er ook gekeken naar de eerst volgende uitvoeringsdatum, rekening houdens met de instelling 'aantal dagen op voorhand'.
Uitvoeren van het onderhoud
Het uitvoeren en invullen van een onderhoud kan op 2 verschillende manieren:
Onderhoudsbeurt raadplegen
Zodra de onderhoudsbeurt ingevuld is, kan je deze via verschillende wegen raadplegen:
- Via de module 'onderhoudsbeurten' kan je alle onderhoudsbeurten raadplegen
- Via de module 'dagplanning' kan je doorklikken naar het onderhoud voor dat specifieke planningsitem
- Via de module 'werkbonnen' kan je doorklikken naar de onderhoudsbeurt voor die specifieke werkbon
- Via de module 'orders' kan je doorklikken naar de onderhoudsbeurt voor dat specifieke order
- Via de module 'artikelen' kan je zoeken naar het artikel en van daaruit doorklikken naar de onderhoudsbeurten voor dat artikel
- Via de module 'installaties' kan je zoeken naar de installatie en van daaruit doorklikken naar de onderhoudsbeurten voor die installatie
De onderhoudsbeurten en rapporten zijn enkel voor intern gebruik en kunnen niet doorgestuurd worden naar de klant. Je kan wel formulieren die ingevuld werden op een onderhoud meesturen naar de klant via de e-mail. Dit doe je door op je e-mail extra bestanden toe te voegen.
Gebruik van statussen
Je kan aan een onderhoudsbeurt een status koppelen. Deze status kan zelf aangemaakt worden via instellingen > onderhoud > statussen.
De statussen worden gekoppeld aan een categorie. De categorieën zijn vast gecodeerd en hebben een invloed op de verdere werking van het service & onderhoud.
Volgende categorieën zijn beschikbaar:
- Actief
- Nog uit te voeren
- Gedaan
- Niet gedaan
Vooral onderhoudsbeurten met de statussen met categorie 'gedaan' verdienen extra aandacht:
- De gekoppelde items die aan de template toegevoegd waren, zullen op de werkbon komen (bij versturen uit Wappy). Bij andere statussen is dat niet het geval
- De datum van de volgende uitvoering zal bepaald worden op basis van de effectieve uitvoeringsdatum (bij de juiste instelling) voor de onderhoudsbeurten met status in categorie 'gedaan'.
Bijgewerkt op: 18/05/2026
Dankuwel!