Bestellingen | aankoop bestelbon

In Robaws bestaan er meerdere types bestellingen. Het courantste type is de aankoop bestelbon naar de leverancier. Deze gebruik je om artikelen bij een leverancier te bestellen. Dit kunnen zowel voorraadartikelen (grijpvoorraad) als projectartikelen zijn.

Navigeer snel naar:

• gebruik
• bestelbon opstellen vanuit: bestellingen, projecten, prijsaanvraag, artikelen, andere modules
• mogelijkheden: leveradres, leverdatum, als voltooid beschouwen, stocklocatie
• goedkeuringsflow
• doorsturen naar de webshop
• bestelling op afroep laten leveren
• bestelling ontvangen met of zonder stockwijziging
• aankoopfactuur koppelen
• nacalculatie

Gebruik

1. stel een bestelbon op via één van de modules
2. vul de bestelbon in, gebruik de mogelijkheden van de bestelbonfiche
3. verstuur de pdf naar de leverancier, eventueel via de webshop
4. bij ontvangst van de goederen: receptionneer de bestelbon
5. bij ontvangst van de aankoopfactuur: koppel deze aan de bestelbon

Een bestelbon opstellen

Afhankelijk van je werkwijze en van de reden van bestellen, kan je de bestelbon op verschillende manieren opstellen.

Vanuit de bestellingen

Het lijkt logisch om een bestelbon op te stellen vanuit de module bestellingen. Toch is dit niet zo courant, omdat je dan een lege bestelbon genereert. Wil je een bestelbon waarin al een bestelsuggestie staat, dan vertrek je beter vanuit een andere module (vb project of artikelen).

Vanuit het project

Via het winkelwagentje bovenaan in het project ('snel bestellen' knop) worden automatisch een aantal bestelbonnen aangemaakt met enkel de artikelen:

• die in een offerte zitten die actief staat op het project
• van het calculatietype 'materiaal'
• met de projecbestelroute 'bestellen'
• die nog niet eerder besteld werden voor dit project. Er wordt dus een historiek bijgehouden van bestelde artikelen per project

Per leverancier wordt één bestelbon aangemaakt, alle artikelen zonder gekende leverancier worden gegroepeerd op één bestelbon.

De voorraadartikelen (projectbestelroute 'voorraad' of 'reserveren') komen niet op een aankoop bestelbon terecht, maar op een reservatielijst of een interne bestelbon.

Vanuit de artikelen

De voorraadartikelen ga je meestal vanuit de artikelmodule bestellen. Hier kan je een overzicht bijhouden van de voorraad van de artikelen en bijbestellen waar nodig.

Vink de gewenste artikelen aan, klik bovenaan op het winkelwagentje, en je krijgt een overzicht van de artikelen met bijhorende leveranciers (indien deze op de artikelfiche werden ingevuld).

Dit kan je eveneens voor één artikel doen vanuit de artikelfiche zelf, door bij 'overzicht' te klikken op + bestelling.

Vanuit een prijsaanvraag

Een prijsaanvraag kan je met één klik omzetten in een bestelbon. Indien het project gekend is in de prijsaanvraag, zal de bestelbon aan het project gekoppeld worden.

Vanuit andere modules

Ook in andere modules kan je soms rechtstreeks een bestelbon genereren. Kies dan voor het type 'bestelbon' zodat de artikelen op een bestelbon gegroepeerd worden.

Mogelijkheden op de bestelbon

Leveradres

Op de bestelbon kan je het gewenste leveradres invullen. Dit kan je manueel invullen op de voorziene plaats, of gebruik maken van de gekleurde rechthoek ernaast: hier kan je een vooringesteld adres selecteren of het projectadres (indien er op één van de bestelbonlijnen een project gekoppeld is).

Om de leveradressen vooraf al in te stellen ga je naar instellingen > bestellingen > adressen > toevoegen

Je kan ook in de template al instellen wat er in het veld 'leveradres' default moet staan. Doe dit via instellingen > bestellingen > templates > bestelling > template bewerken

Leverdatum

Rechts op de bestelbon kan je zowel bij 'leveren voor' als bij 'laatste levering' de gewenste datum invullen.

Stocklocatie

Indien gewenst, kan je op de bestelbon al aangeven in welke stocklocatie (magazijn A, magazijn B,...) de goederen bij levering moeten in voorraad genomen worden. Dit zal dan al standaard op de stockwijziging ingevuld zijn.

Voltooid

In sommige gevallen zal niet alles wat besteld werd, geleverd worden. In zo'n geval kan je het veld 'beschouw als voltooid' aanvinken. De rest van de openstaande bestelling zal dan niet meer meegerekend worden als backorder.

Dit heeft geen invloed op het geleverd aantal en op de % van de stockwijziging in het overzicht.

Goedkeuring

Voor een bestelbon kan, net als voor een aankoopfactuur, een goedkeuringsflow worden ingesteld. Dit houdt in dat één of meerdere personen hun goedkeuring moeten geven voor deze bestelbon.

Eens de goedkeuringsprocedure gestart is, is het niet meer mogelijk om:

• vanuit Robaws de bestelbon naar de leverancier te mailen
• een wijziging aan te brengen aan de bestelbon
• een afroep te doen voor deze bestelbon

Zodra de bestelbon goedgekeurd is, kan dit wel weer.

De historiek van de goedkeuringsflow vind je onder het tabblad 'historiek'.

Taken, bestanden, opmerkingen, historiek, extra velden

Onderaan de bestelbon staan een aantal tabbladen die ook in andere modules voorkomen: taken, bestanden, opmerkingen.

Het laatste tabblad is 'historiek'. Hieronder vind je de historiek van de goedkeuringsflow.

Het is ook bij de bestelbon mogelijk om extra velden toe te voegen, en deze indien gewenst via een vervangingscode op de pdf te laten weergeven.

Doorsturen naar de webshop

Indien de integratie met deze leverancier / webshop het toelaat, kan je de bestelbon meteen doorsturen naar de webshop.

Op afroep

In Robaws is het mogelijk om een hoofdbestelling op te stellen, en deze daarna op afroep te laten leveren (in delen).

Ontvangst van de goederen

Zodra de bestelde goederen door de leverancier geleverd worden, duid je dit best aan op de bestelbon. Hierdoor wordt de 'ontvangen' hoeveelheid op de bestelbon gewijzigd. In het overzicht van de bestellingen zie je in de kolom 'stockwijziging' hoeveel % van deze bestelling reeds ontvangen werd.

De ontvangst van de goederen kan je met of zonder stockwijziging registreren, dit hangt af van je werkwijze.

Zonder stockwijziging

Indien je NIET aan voorraadbeheer doet, kan je toch op de bestelbon aangeven dat de goederen ontvangen werden, zodat in het project duidelijk wordt dat het project kan uitgevoerd worden. Dit kan enkel in Robaws, niet in de app.

• klik de bestelbon open
• vul manueel lijn per lijn het aantal in bij de kolom 'ontvangen'

Hiervoor moet de instelling 'manueel wijzigen van geleverd toegestaan' aangevinkt staan bij instellingen > bestellingen > instellingen.

Met stockwijziging

Indien je in Robaws je voorraad bijhoudt, moet elke ingaande en uitgaande goederenbeweging via een stockwijziging worden geregistreerd. Dit kan bij ontvangst van de goederen van een bestelbon op 2 manieren:

• in Robaws: ga naar de bestelbon, klik bij overzicht op + stockwijziging en pas de ontvangen hoeveelheden aan - boek de stock in.
• in de Robaws app: ga naar 'voorraad', klik op 'bestelling ontvangen', zoek de bestelbon op en ontvang de goederen. Dit genereert automatisch een stockwijziging.

Ontvangst van de aankoopfactuur

Vanuit de aankoopfactuur kan je de bestelbon koppelen, zodat de bestellijnen op 'gefactureerd' komen te staan. Dit is het principe van de 3-way-matching.

In principe kan je het gefactureerd aantal niet manueel aanpassen.

Wens je dit wel manueel aan te passen, dan moet de instelling 'manueel wijzigen van gefactureerd toegestaan' aangevinkt staan bij instellingen > bestellingen > instellingen.

De status van de bestelbon kan automatisch wijzigen naar 'gefactureerd' indien dit ingesteld staat in instellingen > bestellingen > statussen > status na factureren

Nacalculatie

Een bestelbon kan in de project nacalculatie ter informatie worden weergegeven, zodat duidelijk is dat er nog een aankoopfactuur verwacht moet worden.

De bestelbon wordt NIET als gerealiseerde kost beschouwd. De aankoopfactuur wel.

De weergave van de kolom 'bestellingen' in de nacalculatie is dus louter ter informatie (maar maakt op zich eigenlijk geen deel uit van de nacalculatie).

Bijgewerkt op: 27/05/2026