Hoe werkt de 3-way-matching?

De 3-way-matching omvat de koppeling tussen bestelling, levering en facturatie.

Het doel van de 3WM is om op je bestelling per lijn te zien hoeveel besteld, geleverd en gefactureerd werd.

De 3-way-matching (3WM) in Robaws heeft betrekking op 2 modules: bestellingen en aankoopfacturen.

Navigeer snel naar:

• kolommen op de bestelbon
• voorwaarden voor de 3WM
• werkwijze 1 (eenvoudig)
• werkwijze 2 (artikellijnen vergelijken)
• werkwijze 3 (aankoopfactuur zelf opstellen)
• creditnota's

Bestelbon: de voorbereiding

Bij het opstellen van een bestelbon duid je per artikel in de kolom 'aantal' aan hoeveel stuks je wenst te bestellen.

Bij ontvangst van de goederen, kan het geleverde aantal op 2 manieren in de kolom 'ontvangen' komen:

• ofwel via een stockwijziging (als je aan voorraadbeheer doet)
• ofwel via een manuele aanpassing (als je niet aan voorraadbeheer doet)

Ernaast staat een nieuwe kolom 'gefactureerd'. Dit is de link met de aankoopfactuur: in deze kolom zal je zien staan hoeveel stuks al gefactureerd zijn. Deze kolom kan je niet manueel aanvullen, ze wordt automatisch aangevuld op basis van de aankoopfactuur.

Uitzondering: wil je de kolom 'gefactureerd' manueel aanpassen in plaats van via 3WM? Dan kan je in instellingen > bestellingen > instellingen > 'manueel wijzigen van gefactureerd toegestaan' aanvinken.

Aankoopfactuur: voorwaarden voor een correcte 3WM

Als je de aankoopfactuur ontvangt, kan je voor elke lijn een aantal extra velden aanvullen (bestelling, project, order, materieel,...). Er zijn 4 criteria op de aankoopfactuur die essentieel zijn om de 3WM te laten doorgaan:

Kolom 'bestelling'

Voor de 3-way-matching is het essentieel dat de kolom 'bestelling' ingevuld is. Als deze niet ingevuld is, is er geen link met de bestelbon en werkt de 3WM dus niet.

Kolom 'project'

• Indien je op de bestelling een projectnummer op de lijn had ingegeven, moet hetzelfde projectnummer op de lijn van de aankoopfactuur staan.
• Indien er geen project op de bestelling staat, mag er ook geen project op de aankoopfactuur staan.
• Klopt dit niet, zal de 3WM niet werken.

Kolom 'artikel' en 'omschrijving'

• Indien er op de bestelling een artikel is ingevuld, moet hetzelfde artikel in de aankoopfactuur ingevuld zijn.
• Indien er op de bestelling geen artikel is ingevuld, maar enkel een omschrijving, moet exact dezelfde omschrijving op de aankoopfactuur staan zodat de 3WM kan werken.

Aankoopfactuur vergrendelen

De 3-way-matching werkt enkel indien de aankoopfactuur vergrendeld is. Je kan hem ontgrendelen om iets aan te passen, vergeet niet om hem daarna weer te vergrendelen.

Werkwijze 1: factuurlijnen toewijzen

Om op een eenvoudige werkwijze de aantallen met elkaar te verbinden, wijs je de factuurlijnen toe aan een bestelbon.

• open de aankoopfactuur
• vul op elke artikellijn het nummer van de bestelling in
• vergrendel de aankoopfactuur
• als je naar de bestelling gaat kijken, zie je dat het aantal van de aankoopfactuur in de kolom 'gefactureerd' ingevuld werd.

Zie je dit niet verschijnen? Kijk dan even na of alle kolommen correct zijn aangevuld én of je factuur vergrendeld is.

Werkwijze 2: bestelbon inladen

Indien gewenst, kan je ervoor kiezen om de lijnen van de bestelbon in te laden in de aankoopfactuur, om te vergelijken of de bestelling overeenkomt met de aankoopfactuur. Dit is handig voor kleine aankoopfacturen om snel te vergelijken of de gefactureerde aantallen overeenkomen met de bestelde of geleverde aantallen.

• Klik bovenaan in de aankoopfactuur op het + icoon.
• Zoek de bestelling (je ziet enkel de 'open' bestellingen, dus niet de gearchiveerde)
• Kies de importstrategie: wil je de bestelde aantallen importeren in de aankoopfactuur of de geleverde aantallen? Afhankelijk van je keuze, zal het aantal uit de kolom 'aantal' of de kolom 'geleverd' in de aankoopfactuur ingeladen worden
• Verwijder de huidige factuurlijnen niet.
• In de aankoopfactuur verschijnen nu de artikellijnen uit je gekozen bestelbon onder de oorspronkelijke factuurlijnen. Het aantal dat wordt weergegeven hangt af van je keuze (besteld aantal OF geleverd aantal).
• Nu kan je deze lijnen vergelijken met de oorspronkelijke factuurlijnen en ze daarna weer verwijderen.
• Vergrendel de aankoopfactuur
• Als je naar de bestelling gaat kijken, zie je dat het aantal van de aankoopfactuur in de kolom 'gefactureerd' ingevuld werd.

Zie je dit niet verschijnen? Kijk dan even na of alle kolommen correct zijn aangevuld én of je factuur vergrendeld is.

Werkwijze 3: aankoopfactuur opstellen

Sommige bedrijven kiezen ervoor om de aankoopfactuur zelf op te stellen op basis van hun bestellingen.

Dit is een afwijkende werkwijze die we voor de volledigheid hieronder toelichten, maar die we niet aanraden aangezien het risico bestaat op een afwijkende aankoopfactuur.

• Open de aankoopfactuur
• Klik bovenaan in de aankoopfactuur op het + icoon.
• Zoek de bestelling (je ziet enkel de 'open' bestellingen, dus niet de gearchiveerde)
• Kies de importstrategie: wil je de bestelde aantallen importeren in de aankoopfactuur of de geleverde aantallen? Afhankelijk van je keuze, zal het aantal uit de kolom 'aantal' of de kolom 'geleverd' in de aankoopfactuur ingeladen worden
• Verwijder de huidige factuurlijnen
• Herhaal dit indien je meerdere bestellingen wenst in te laden
• In de aankoopfactuur verschijnen nu de artikellijnen uit je gekozen bestelbon onder de oorspronkelijke factuurlijnen. Het aantal dat wordt weergegeven hangt af van je keuze (besteld aantal OF geleverd aantal).
• Nu kan je deze lijnen vergelijken met de zichtbare weergave van de aankoopfactuur (de pdf) en kan je de lijnen waar nodig aanpassen om de aankoopfactuur exact na te bouwen.
• Vergrendel de aankoopfactuur
• Als je naar de bestelling gaat kijken, zie je dat het aantal van de aankoopfactuur in de kolom 'gefactureerd' ingevuld werd.

Zie je dit niet verschijnen? Kijk dan even na of alle kolommen correct zijn aangevuld én of je factuur vergrendeld is.

Creditnota's

Ook de gecrediteerde aantallen komen op de bestelling terecht via de 3WM. De werkwijze is gelijkaardig aan die voor aankoopfacturen, alleen is er een andere importstrategie bij werkwijze 2: je kan kiezen tussen besteld aantal of gefactureerd aantal. Als je voor gefactureerd aantal kiest, zal het aantal uit de kolom 'gefactureerd' ingeladen worden in de aankoopfactuur, en kan je het indien nodig aanpassen naar het te crediteren aantal.

Bijgewerkt op: 28/04/2026