Comment fonctionne le 3-way-matching ?

Le 3-way-matching englobe le lien entre la commande, la livraison et la facturation.
Le but du 3WM est de voir sur votre commande, par ligne, combien a été commandé, livré et facturé.

Le 3-way-matching (3WM) dans Robaws concerne 2 modules : commandes et factures d'achat.

Naviguer rapidement vers :

• colonnes sur le bon de commande
• conditions pour le 3WM
• méthode 1 (simple)
• méthode 2 (comparer les lignes d'articles)
• méthode 3 (établir soi-même la facture d'achat)
• notes de crédit

Bon de commande : la préparation

Lors de l'établissement d'un bon de commande, vous indiquez par article, dans la colonne 'nombre', combien de pièces vous souhaitez commander.
À la réception des marchandises, le nombre livré peut arriver de 2 manières dans la colonne 'reçu' :

• soit via une modification de stock (si vous faites de la gestion de stock)
• soit via une adaptation manuelle (si vous ne faites pas de gestion de stock)

À côté se trouve une nouvelle colonne 'facturé'. C'est le lien avec la facture d'achat : dans cette colonne, vous verrez combien de pièces sont déjà facturées. Vous ne pouvez pas compléter cette colonne manuellement, elle est complétée automatiquement sur la base de la facture d'achat.

Exception : vous souhaitez adapter manuellement la colonne 'facturé' au lieu de le faire via le 3WM ? Alors vous pouvez, dans paramètres > commandes > paramètres, cocher 'autoriser la modification manuelle du facturé'.

Facture d'achat : conditions pour un 3WM correct

Lorsque vous recevez la facture d'achat, vous pouvez compléter pour chaque ligne un certain nombre de champs supplémentaires (commande, projet, order, matériel,...). Il y a 4 critères sur la facture d'achat qui sont essentiels pour que le 3WM puisse fonctionner :

Colonne 'commande'

Pour le 3-way-matching, il est essentiel que la colonne 'commande' soit complétée. Si elle n'est pas complétée, il n'y a pas de lien avec le bon de commande et le 3WM ne fonctionne donc pas.

Colonne 'projet'

• Si vous aviez saisi un numéro de projet sur la ligne de la commande, le même numéro de projet doit figurer sur la ligne de la facture d'achat.
• S'il n'y a pas de projet sur la commande, il ne peut pas non plus y avoir de projet sur la facture d'achat.
• Si cela ne correspond pas, le 3WM ne fonctionnera pas.

Colonne 'article' et 'description'

• Si un article est complété sur la commande, le même article doit être complété dans la facture d'achat.
• Si aucun article n'est complété sur la commande, mais uniquement une description, exactement la même description doit figurer sur la facture d'achat pour que le 3WM puisse fonctionner.

Verrouiller la facture d'achat

Le 3-way-matching ne fonctionne que si la facture d'achat est verrouillée. Vous pouvez la déverrouiller pour modifier quelque chose, mais n'oubliez pas de la reverrouiller ensuite.

Méthode 1 : attribuer les lignes de facture

Pour relier les nombres entre eux de manière simple, vous attribuez les lignes de facture à un bon de commande.

• ouvrez la facture d'achat
• complétez sur chaque ligne d'article le numéro de la commande
• verrouillez la facture d'achat
• si vous allez consulter la commande, vous voyez que le nombre de la facture d'achat a été complété dans la colonne 'facturé'.

Vous ne voyez pas cela apparaître ? Vérifiez alors si toutes les colonnes sont correctement complétées et si votre facture est verrouillée.

Méthode 2 : charger le bon de commande

Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de charger les lignes du bon de commande dans la facture d'achat, afin de comparer si la commande correspond à la facture d'achat. C'est pratique pour de petites factures d'achat afin de comparer rapidement si les nombres facturés correspondent aux nombres commandés ou livrés.

• Cliquez en haut de la facture d'achat sur l'icône +.
• Recherchez la commande (vous ne voyez que les commandes 'ouvertes', donc pas les archivées)
• Choisissez la stratégie d'import : souhaitez-vous importer les nombres commandés dans la facture d'achat ou les nombres livrés ? Selon votre choix, le nombre de la colonne 'nombre' ou de la colonne 'livré' sera chargé dans la facture d'achat.
• Ne supprimez pas les lignes de facture actuelles.
• Dans la facture d'achat apparaissent maintenant les lignes d'articles de votre bon de commande choisi sous les lignes de facture d'origine. Le nombre affiché dépend de votre choix (nombre commandé OU nombre livré).
• Vous pouvez maintenant comparer ces lignes avec les lignes de facture d'origine, puis les supprimer à nouveau.
• Verrouillez la facture d'achat
• Si vous allez consulter la commande, vous voyez que le nombre de la facture d'achat a été complété dans la colonne 'facturé'.

Vous ne voyez pas cela apparaître ? Vérifiez alors si toutes les colonnes sont correctement complétées et si votre facture est verrouillée.

Méthode 3 : établir la facture d'achat

Certaines entreprises choisissent d'établir elles-mêmes la facture d'achat sur la base de leurs commandes.
Il s'agit d'une méthode de travail dérogatoire que nous expliquons ci-dessous par souci d'exhaustivité, mais que nous déconseillons étant donné qu'il existe un risque de facture d'achat divergente.

• Ouvrez la facture d'achat
• Cliquez en haut de la facture d'achat sur l'icône +.
• Recherchez la commande (vous ne voyez que les commandes 'ouvertes', donc pas les archivées)
• Choisissez la stratégie d'import : souhaitez-vous importer les nombres commandés dans la facture d'achat ou les nombres livrés ? Selon votre choix, le nombre de la colonne 'nombre' ou de la colonne 'livré' sera chargé dans la facture d'achat.
• Supprimez les lignes de facture actuelles
• Répétez ceci si vous souhaitez charger plusieurs commandes
• Les lignes de commande sont ajoutées à la facture d'achat et les lignes de la facture d'achat sont supprimées
• Vous pouvez maintenant comparer ces lignes avec l'aperçu visible de la facture d'achat (le pdf) et adapter les lignes là où c'est nécessaire pour reconstruire exactement la facture d'achat.
• Verrouillez la facture d'achat
• Si vous allez consulter la commande, vous voyez que le nombre de la facture d'achat a été complété dans la colonne 'facturé'.

Vous ne voyez pas cela apparaître ? Vérifiez alors si toutes les colonnes sont correctement complétées et si votre facture est verrouillée.

Notes de crédit

Les nombres crédités arrivent également sur la commande via le 3WM. La méthode de travail est similaire à celle des factures d'achat, seule la stratégie d'import de la méthode 2 est différente : vous pouvez choisir entre le nombre commandé ou le nombre facturé. Si vous choisissez le nombre facturé, le nombre de la colonne 'facturé' sera chargé dans la facture d'achat, et vous pourrez l'adapter si nécessaire au nombre à créditer.
Dès que vous verrouillez la note de crédit, le nombre correct sera affiché au niveau du facturé sur la commande (le nombre facturé - le nombre crédité).

Mis à jour le : 06/07/2026