Gestion de stock et modification de stock | Explication générale
Le module modification de stock vous permet de gérer votre stock. Mais la gestion de stock est liée à de nombreux autres modules et processus. Les possibilités sont nombreuses ; les plus courantes sont expliquées ci-dessous. Vous souhaitez vous lancer vous-même dans la gestion de stock ? Demandez alors une formation supplémentaire auprès de l'un de nos CSM.
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Préparation
Fiche article
Pour tenir à jour le stock d'un article, un certain nombre de champs sur la fiche article sont importants.
Champ | À quoi sert-il ? |
|---|---|
Suivi du stock | Les modifications de stock sont enregistrées pour les articles pour lesquels le suivi du stock est activé (via le paramètre sur la fiche article), et non sur la base du type d'article. |
Stock minimum | Indiquez ici le stock minimum souhaité. Si le stock est inférieur à ce nombre, l'article apparaîtra dans la liste « à recommander ». |
Stock souhaité | Indiquez ici le stock maximum souhaité. Lorsque vous recommandez, Robaws suggérera de compléter jusqu'à ce nombre. |
Emplacement de stockage | Indiquez ici l'endroit précis où cet article se trouve dans votre emplacement des stocks. Ceci est purement informatif, ne le confondez pas avec l'emplacement des stocks ! |
Emplacements des stocks
Vous tiendrez votre stock à jour sur 1 ou plusieurs emplacements des stocks. Il s'agit généralement d'un magasin, mais cela peut aussi être un emplacement alternatif, par ex. une camionnette, l'atelier, ...
Il peut sembler intéressant de créer un grand nombre d'emplacements des stocks, mais ce n'est pas recommandé. Un mouvement de stock (par ex. la réception d'une livraison) doit être enregistré par emplacement des stocks. Évitez donc de créer trop d'emplacements des stocks. Pour tenir à jour l'endroit précis où se trouve un article dans le magasin, vous pouvez renseigner l'emplacement de stockage sur la fiche article.
Commander du stock
Les articles peuvent être commandés de différentes manières.
- Les articles de stock peuvent être recommandés à partir d'une liste générée par Robaws
- Les articles de projet seront plutôt commandés à partir d'un projet ou d'un devis
- Vous pouvez également commander librement à partir du module articles ou commandes
Enregistrer du stock
Pour enregistrer du stock, vous avez besoin du module modification de stock.
Dans le module modification de stock, vous pouvez créer manuellement une nouvelle modification de stock, dans laquelle vous pouvez transférer du matériel d'un emplacement des stocks vers un autre emplacement des stocks.
Si toutefois vous recevez une livraison pour laquelle vous avez déjà établi un bon de commande, il est préférable de rappeler ce bon de commande à partir duquel vous pouvez créer la modification de stock.
Dans le bon de commande, vous pouvez immédiatement créer une modification de stock des articles. Pour cela, vous cliquez sur le + à côté de modification de stock dans l'aperçu.
Une nouvelle modification de stock est créée et les articles du bon de commande sont automatiquement repris. Un lien est également établi avec le bon de commande concerné.
Il est important de toujours indiquer un emplacement des stocks vers lequel les articles reçus peuvent être enregistrés. Si vous souhaitez inclure ces articles dans le stock, vous indiquez un emplacement des stocks interne dans le champ vers. Si les articles sont immédiatement livrés sur un chantier déterminé, vous pouvez alors attribuer le client via le champ vers client.
L'enregistrement en entrée ou en sortie du stock se fait via le bouton d'action en haut.
Vous verrez ensuite un message indiquant que la modification de stock est en cours de traitement. Quelques secondes plus tard, vous verrez le message indiquant que la modification de stock est enregistrée.
Modifications de stock automatiques
Il est possible de paramétrer que le stock soit automatiquement ajusté sur la base d'une certaine action.
Via les paramètres, vous pouvez cocher ce qui peut se dérouler automatiquement pour votre méthode de travail.
Il existe 4 possibilités :
- Commande -> Facture
- Wappy -> Bon de travail
- Bon de travail -> Facture
- Facture -> Envoyer au comptable
Commande -> Facture
Lorsque vous convertissez une commande en facture, les lignes de commande sont sorties du stock via un mouvement de stock automatique.
Attention :
- cela vaut pour TOUTES les commandes. Si vous avez différents flux, réfléchissez donc bien avant d'activer ce paramètre.
- ce sont les lignes de commande qui sortent du stock. Si vous avez créé une commande à partir d'un devis calculé, les lignes de commande correspondent alors à la superstructure du devis calculé, et l'infrastructure du devis ne sortira PAS du stock.
Wappy -> Bon de travail
Dès que le bon de travail est envoyé de Wappy vers Robaws et qu'il arrive dans Robaws en tant que bon de travail, les lignes d'articles de Wappy sont sorties du stock via un mouvement de stock automatique.
Attention :
- il n'est donc pas possible de vérifier encore les quantités dans Robaws et éventuellement de les corriger avant la modification de stock
- veillez à ce que ces marchandises ne sortent pas aussi du stock d'une autre manière (par ex. sortir du stock via un bon de livraison interne)
Bon de travail -> Facture
Dès qu'un bon de travail est facturé, les lignes d'articles du bon de travail sortent du stock.
Attention :
- si vous utilisez encore une autre manière de facturer (par ex. via devis, état d'avancement, commande, ...), vous devrez bien retenir ce qui sort automatiquement du stock et ce qui n'en sort pas
- cela vaut pour TOUS les bons de travail, donc pas uniquement pour les bons de travail en régie
Facture -> Envoyer au comptable
Dès que la facture est transmise au comptable, les lignes de facture sont sorties du stock.
Attention :
- ce sont littéralement les lignes de facture qui sortent du stock ! Dans le cas d'un devis calculé, la ligne de facture contient la superstructure, alors que dans la plupart des cas c'est l'infrastructure (calcul) qui doit sortir du stock. Cela fonctionne donc bien si vous travaillez avec des devis simples ou avec des commandes.
Mis à jour le : 05/07/2026
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