Ordres | Général
Dans Robaws, un ordre est une commande de vente : la confirmation de ce que vous allez livrer ou exécuter pour votre client, comme étape intermédiaire entre le devis et la facture. À partir d'un ou de plusieurs ordres, vous créez ensuite une facture ou une note de livraison, sans devoir saisir à nouveau les lignes. Un ordre peut appartenir à un projet, mais vous pouvez aussi l'utiliser indépendamment d'un projet, par exemple pour une petite mission, une livraison ou du service et entretien. Vous hésitez entre un projet et un ordre ? Lisez alors Ordre vs. projet. Le module ordres est compris dans les licences Go et Pro.
Naviguez rapidement vers :
- l'aperçu des ordres
- la création d'un nouvel ordre
- la fiche de l'ordre et ses champs
- les différents onglets
- les boutons d'action
Écran d'aperçu
Vous pouvez adapter l'aperçu des ordres via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs ordres à la fois.
Vues
Outre la vue tableau, l'aperçu des ordres dispose encore de trois vues :
- Kanban : vos ordres sous forme de cartes, dans une colonne par statut.
- Carte : vos ordres sur une carte, sur base de l'adresse de l'ordre.
- Analytique : des graphiques des ordres qui figurent à ce moment-là dans votre aperçu : par responsable, par client, par projet et par article.
La vue Analytique tient compte des filtres actifs à ce moment-là. Les colonnes qu'elle affiche, vous les choisissez dans les paramètres.
Créer un nouvel ordre
Vous démarrez un nouvel ordre de différentes manières :
- depuis un devis, via le bouton d'action Faire ordre en haut de la fiche de devis. Si vous ne voyez pas ce bouton d'action, activez Faire directement ordre dans les paramètres des devis.
- depuis un projet, via le bouton d'action Faire ordre en haut de la fiche projet.
- depuis l'aperçu de vos ordres, via le bouton d'action Ajouter (+).
- depuis une autre fiche, comme un client, via le signe plus à côté de 'Ordres' dans le bloc Vue générale.
Dans tous les cas, vous choisissez un modèle d'ordre. Un modèle est toujours du type Ordre ou Service. Vous utilisez les ordres de service et les ordres de maintenance si vous travaillez avec service et entretien.
Si vous créez l'ordre à partir d'un devis, Robaws reprend le client, le client final, les personnes de contact, la référence client, le projet, l'entreprise et la devise du devis. En outre :
- toutes les lignes du devis arrivent sur l'ordre, sauf les variantes et les options. Si le devis comporte des réductions ou des suppléments, leur total arrive sur l'ordre sous la forme d'une seule ligne.
- Robaws reprend les champs supplémentaires que vous avez créés de la même manière pour les devis et les ordres.
- le devis reçoit le Statut après création ordre des paramètres des devis.
Si vous créez l'ordre à partir d'un projet, Robaws reprend les données du projet, avec l'adresse du chantier comme adresse de l'ordre.
Vous avez une liste d'ordres ? Vous pouvez alors les importer.
La fiche de l'ordre
La fiche de l'ordre se compose des blocs Données de l'ordre, Information client, Adresse et Vue générale. Pour un ordre de service ou un ordre de maintenance, le premier bloc s'appelle Données de l'ordre de service ou Données de l'ordre de maintenance. En dessous, vous trouvez les onglets.
Données de l'ordre
Tous les champs de la fiche de l'ordre peuvent être utilisés comme code de remplacement dans vos textes et vos pdf.
Champ | Explication |
|---|---|
Titre | Le titre de l'ordre. Si vous planifiez l'ordre, celui-ci devient le titre de l'élément de planning. |
Date | La date de l'ordre. |
Projet | Le projet auquel l'ordre appartient. Si vous choisissez un projet, Robaws reprend le client, le client final, la référence client et l'entreprise du projet. |
Devis | Le devis à partir duquel l'ordre a été créé. |
Client | Le client pour qui vous exécutez l'ordre. |
Personne de contact | Choisissez une des personnes de contact de ce client. |
Client final | (visible si Client final est activé dans les paramètres généraux) Le client final : impliqué dans l'ordre, mais il ne signe pas et ne paie pas. En dessous, vous choisissez aussi une personne de contact du client final. |
Référence client | La référence du client pour cet ordre. |
Entreprise | (visible si vous avez plusieurs entreprises) Choisissez laquelle de vos entreprises exécute cet ordre. |
Abonnement | (uniquement pour les ordres de service et les ordres de maintenance) L'abonnement dont relève l'ordre. |
Installations | (uniquement pour les ordres de service et les ordres de maintenance) Les installations sur lesquelles porte l'ordre. Si l'ordre n'a pas encore d'adresse, Robaws reprend l'adresse de l'installation. |
Statut | Le statut de l'ordre. Dans les paramètres, vous déterminez aussi quel statut un ordre reçoit automatiquement après la facturation, après le chargement dans un état d'avancement et après la planification. |
Devise et Taux de change | (visible si vous travaillez avec des devises étrangères) La devise de l'ordre et le taux de change. |
Responsable | L'utilisateur qui est responsable de cet ordre. |
Remarques | Une remarque interne sur l'ordre. |
Modèle de bon de travail Wappy | (visible si vous avez des modèles de bon de travail pour Wappy) Chaque bon de travail issu de cet ordre suit la structure de ce modèle. Voir modèles de bon de travail pour Wappy. |
Information client
Ce bloc affiche à titre d'information l'Adresse e-mail facturation, les Conditions de paiement et les remarques de facturation du client choisi, ainsi que le baromètre de la limite de crédit de ce client. Vous adaptez ces données sur la fiche client.
Adresse
L'adresse où vous exécutez ou livrez l'ordre. Sur base de cette adresse, Robaws affiche l'ordre sur la carte. Si vous choisissez un client ou un projet alors que l'adresse est encore vide, Robaws reprend l'adresse du client ou l'adresse du chantier du projet. S'il y a déjà une adresse, vous choisissez vous-même si vous voulez la reprendre.
Vue générale
Ici, vous voyez tous les documents liés à l'ordre, par module : factures, notes de livraison, commandes, mouvements de stock, factures d'achat, bons de travail et le planning journalier. Pour un ordre de maintenance, vous voyez aussi les maintenances. Cliquez sur un module pour consulter les documents liés, ou sur le signe plus pour créer immédiatement un nouveau document pour cet ordre. Via le trombone à côté des bons de travail, vous consultez toutes les photos et tous les fichiers des bons de travail de cet ordre, y compris ceux qui sont arrivés via Wappy.
Réservations en espèces
(visible si vous travaillez avec le module caisse) Les paiements que vous recevez via la caisse pour cet ordre.
Champs supplémentaires
Comme pour tous les modules dans Robaws, vous pouvez aussi créer des champs supplémentaires au choix sur l'ordre via les paramètres.
Onglets
Éléments
Ici se trouvent les lignes de l'ordre. Vous y travaillez comme sur un devis, avec des types de lignes et des chapitres. Outre les colonnes fixes (Article, Description, Quantité, Unité, Prix, TVA et Total), vous pouvez afficher des colonnes supplémentaires :
Colonne | Explication |
|---|---|
Poste | (visible si Afficher nr. post est activé dans les paramètres des ordres) Liez la ligne à un poste. |
No. | (visible si Afficher nr. de ligne est activé dans les paramètres des ordres) Le numéro de ligne. |
Matériel | (visible si Montrer matériel est activé dans les paramètres des ordres) Liez un matériel à la ligne. |
Activité | (visible si Activité est activé dans les paramètres des factures) L'activité de la ligne. |
Exécuté et Statut | (visible si Utiliser la quantité exécutée est activé dans les paramètres des ordres) La quantité de la ligne déjà exécutée, et le statut de la ligne. |
Réduction | (visible si Réduction est activé dans les paramètres généraux) La réduction sur la ligne. |
Si vous sélectionnez des lignes, vous pouvez commander immédiatement les articles de ces lignes via le clic droit avec Passer commande rapidement.
Exécution
(visible si Utiliser une facturation basée sur l'exécution est activé dans les paramètres des ordres) Ici, vous rassemblez les bons de travail et les factures d'achat liés à cet ordre, afin de les facturer ensemble. Tout sur cet onglet, vous le lisez dans Facturation basée sur l'exécution.
Remarques
Vous utilisez les remarques pour communiquer en interne sur cet ordre et comme aide-mémoire.
Documents
Ici, vous ajoutez des fichiers qui appartiennent à cet ordre. Par fichier, vous déterminez s'il est visible dans Wappy.
Tâches
Comme dans tous les modules, vous pouvez aussi créer une tâche depuis l'ordre.
Planification
L'onglet planification se compose de deux sous-onglets :
- Planification journalière : toutes les missions du planning journalier qui sont liées à cet ordre. Depuis là, vous planifiez aussi immédiatement l'ordre. Si Copier les lignes vers l'élément de planification est activé dans les paramètres des ordres, les lignes de l'ordre sont reprises sur l'élément de planning.
- Planification journalière info : les informations qui accompagnent chaque mission de cet ordre vers Wappy.
Signature
(visible si Signature est activé dans les paramètres des ordres) Ici, vous faites signer l'ordre par votre client, par exemple sur une tablette ou un pc avec écran tactile. La signature apparaît sur le pdf de l'ordre.
Boutons d'action
Dans l'écran d'aperçu
Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche le(s) ordre(s) sur le(s)quel(s) vous souhaitez exécuter l'action.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Ajouter | Créez un nouvel ordre, voir Créer un nouvel ordre. |
Dupliquer | Créez un nouvel ordre sur la base de l'ordre sélectionné, avec un nouveau numéro. |
Choisissez un de vos modèles pdf. Robaws crée le pdf des ordres sélectionnés, ou de tous les ordres de votre aperçu si vous ne sélectionnez rien. | |
Envoyez un e-mail avec un modèle d'e-mail. | |
Facturer | Facturez les ordres sélectionnés. Robaws crée une facture par client, avec tous les ordres sélectionnés de ce client. Si vous facturez les lignes de l'ordre, les ordres sélectionnés doivent appartenir à la même entreprise. Si vous travaillez avec la facturation basée sur l'exécution, la Stratégie de facturation dans les paramètres des ordres détermine si vous facturez les lignes de l'ordre ou le travail exécuté. |
Excel | Exportez les ordres de l'aperçu vers Excel. |
Passer commande | (visible si Faire directement achat est activé dans les paramètres des ordres) Commandez les articles des ordres sélectionnés via Passer commande rapidement. |
Supprimer, Archives, Verrouiller | Voir l'explication dans le tableau ci-dessous. |
Sur la fiche de l'ordre
En haut de la fiche de l'ordre se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Consultez le pdf de l'ordre. Via la liste déroulante, vous choisissez un des modèles pdf que vous avez créés dans les paramètres des ordres, par exemple une confirmation de commande ou un ordre sans prix. | |
Envoyez un e-mail depuis l'ordre avec un modèle d'e-mail. | |
Documents standards | Établissez un document standard depuis l'ordre. |
Faire note de livraison | (visible si vous avez accès aux notes de livraison) Créez une note de livraison avec les lignes de cet ordre. |
Passer commande | (visible si vous avez accès aux commandes) Commandez les articles de cet ordre via Passer commande rapidement. Voir Commandes. |
Facturer | (visible si vous avez accès aux factures) Choisissez Total pour facturer l'ordre complet, ou Pourcentage pour en facturer une partie. Le texte de cette ligne de facture se règle via Facturer % de la commande dans les paramètres des ordres. |
Changer le numéro | (visible tant que l'ordre n'est pas verrouillé) Modifiez le numéro de l'ordre manuellement. |
Supprimer | L'ordre disparaît des aperçus. Utilisez ceci pour un ordre créé par erreur. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Archives | L'ordre disparaît des aperçus, mais reste lié aux factures, aux notes de livraison, ... Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Verrouiller | L'ordre ne peut plus être modifié. Plus d'explications dans Verrouiller. |
Journal d'audit | (visible pour les administrateurs) L'historique de la consultation et de l'enregistrement de l'ordre. |
Mis à jour le : 16/10/2026
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