Clients
Une bonne fiche client constitue la base d'un devis, d'un projet, d'une facture,... De plus, la fiche client vous offre une vue d'ensemble de tous les modules auxquels ce client est lié, et vous permet également de consulter rapidement plus d'infos sur ce client, par exemple de vérifier l'obligation de retenue.
Naviguez rapidement vers :
- la vue d'ensemble des clients
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- la fiche client
- les différents onglets
- les boutons d'action (info, obligation de retenue, ...)
- client vs client final
Vue d'ensemble
Vous pouvez adapter la vue d'ensemble des clients via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres vues d'ensemble et les personnaliser.
Via la vue d'ensemble, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs clients à la fois.
Les clients peuvent être supprimés, archivés ou verrouillés via les boutons d'action en haut, et peuvent être exportés vers Excel.
Créer un nouveau client
Créez un nouveau client en cliquant, en haut de la vue d'ensemble, sur le bouton d'action Ajouter (+).
Un certain nombre de champs sont déjà remplis automatiquement (langue, condition de paiement, taux de TVA, limite de crédit, responsable, statut). Via les paramètres vous pouvez déterminer la valeur par défaut à remplir.
Vous avez toute une liste de clients ? Alors vous pouvez les importer.
Client final
Un client final se crée également dans le module clients. Lisez ici tout sur l'utilisation du client et/ou du client final.
La fiche client
Sous les données générales du client et les données d'adresse, différents onglets sont prévus : entre autres 'Contacts' pour conserver les différentes personnes de contact de ce client et 'Financier' pour remplir les données financières du client.
De plus, il y a également une vue d'ensemble de tous les modules auxquels ce client est lié.
Données du client
Dans les données du client, vous pouvez remplir les informations générales de votre client, entre autres le nom, le numéro de TVA, l'adresse e-mail, le téléphone, le taux de TVA.
Champ | Explication |
|---|---|
Nom | Nom du client (rempli automatiquement si vous saisissez le numéro de TVA et cliquez sur entrée) |
Forme juridique | Sélectionnez la forme juridique. Pas nécessaire pour les particuliers. Si une forme juridique manque, vous pouvez l'ajouter via les paramètres généraux. |
Titre | Titre de civilité des particuliers |
Langue | Choisissez la langue. Cela détermine dans quelle langue les documents (devis, facture, état d'avancement, ...) seront établis. |
No. TVA | Saisissez le numéro de TVA et cliquez sur entrée, le nom et l'adresse sont alors automatiquement remplis s'ils sont connus dans la base de données VIES. Si le numéro de TVA est correct, une coche verte apparaît. S'il existe déjà un client avec ce numéro de TVA, un avertissement est affiché. |
TVA par défaut | Sélectionnez le taux de TVA pour ce client. Via les paramètres clients vous déterminez quel taux de TVA est rempli par défaut lors de la création d'un nouveau client. Les taux de TVA se gèrent via les paramètres généraux. |
Compte du grand livre | (visible si coché dans les paramètres généraux) Choisissez le GBR pour les lignes de facture de ce client. Ceci est écrasé par le GBR de l'article et peut être adapté manuellement sur la ligne de facture. |
Statut | Sélectionnez le statut de ce client. Via les paramètres clients vous déterminez quel statut est rempli par défaut lors de la création d'un nouveau client, et vous pouvez gérer ces statuts. |
Groupe de prix | (visible si coché dans les paramètres généraux) Si vous avez configuré plusieurs groupes de prix, vous sélectionnez ici le groupe de prix auquel ce client appartient, ce qui lui permet d'obtenir d'autres prix. |
Date de suivi | (visible si coché dans les paramètres clients) Indiquez quand vous souhaitez assurer le suivi de ce client. C'est surtout pratique si vous utilisez ce champ dans votre vue d'ensemble des clients. |
Téléphone | Saisissez le numéro de téléphone du client |
GSM | Saisissez le numéro de GSM du client. S'il y en a plusieurs, vous pouvez les remplir au niveau des personnes de contact . |
Site web | Saisissez le site web du client |
E-mail général | Saisissez l'e-mail général du client. S'il y en a plusieurs, vous pouvez les remplir au niveau des personnes de contact . Cette adresse e-mail est uniquement utilisée si aucune personne de contact n'est attribuée sur un devis, un projet, une facture, etc. |
E-mail de facturation | À remplir uniquement s'il diffère de l'adresse e-mail générale : saisissez l'adresse e-mail à laquelle la facture doit être envoyée. |
External Id | (visible si coché dans les paramètres clients) Saisissez ici, si vous le souhaitez, un numéro de client provenant d'un autre logiciel (par ex. programme comptable, ancien ERP,...) |
Responsable | (visible si coché dans les paramètres clients) Déterminez le responsable de ce client. Ceci est rempli par défaut avec l'utilisateur qui a créé ce client. |
Joignable via Peppol | Si vous êtes enregistré auprès de Peppol, Robaws vérifie si ce client est également enregistré (vérification sur base du no. de TVA du client). |
Si une forme juridique manque, vous pouvez l'ajouter via les paramètres généraux.
Champs supplémentaires
Comme pour tous les modules dans Robaws, vous pouvez également créer dans la fiche client des champs supplémentaires de votre choix via les paramètres.
Exemple : via un champ supplémentaire 'contact via :' vous pouvez indiquer comment ce client est arrivé chez votre entreprise.
Adresse
Robaws dispose d'un lien automatique avec Google Maps. Lors du remplissage de l'adresse, Robaws recherche automatiquement la carte Google Maps correspondante. Lorsque vous saisissez le nom du client à l'emplacement 'Indiquez une localisation', la technologie Google recherchera l'adresse du client.
Vue d'ensemble
Ceci donne une vue d'ensemble de tous les devis, bons de travail, factures,... existants du client.
- Cliquez sur le texte pour obtenir une vue détaillée d'un module donné. Exemple : cliquez sur Factures pour obtenir une vue d'ensemble de toutes les factures de ce client.
- Cliquez sur le signe + à côté d'une ligne pour créer un nouveau devis, une nouvelle facture, un nouvel ordre,... pour ce client.
Onglets
Personnes de contact
Lorsque le client a différentes personnes de contact, vous les ajoutez ici. Lorsque vous établissez un devis, un projet, une facture ou un e-mail, vous pouvez alors sélectionner la bonne personne de contact dans cette liste, de sorte que ces coordonnées (adresse e-mail, GSM,...) soient directement utilisées pour la communication ultérieure.
Commentaires
Les commentaires peuvent être utilisés pour conserver les moments de contact et les informations du client. Ceci est destiné à la communication interne et comme aide-mémoire.
_Exemple : vous pouvez conserver ici quelles informations ont été échangées avec le client lors du dernier appel téléphonique, quels problèmes il y a eu avec ce client,... _
Fichiers
Dans Fichiers, vous pouvez ajouter des documents, des photos, des PDF et d'autres documents. Les fichiers qui concernent un devis ou un projet spécifique ne sont pas conservés sur la fiche client mais sur le devis ou le projet.
Exemple : vous pouvez conserver ici un accord-cadre.
Financier
Pour une facturation plus fluide, vous pouvez préprogrammer des données financières sur ce client.
Vous pouvez entre autres saisir ici quelle est la condition de paiement par défaut pour ce client, quel est son statut de crédit (si non solvable, une barre rouge apparaît à titre d'information dans chaque module), et conserver d'éventuelles informations sur la facturation.
Champ | Explication |
|---|---|
Client depuis | Date à laquelle la fiche client a été créée (rempli automatiquement, peut être adapté manuellement) |
Condition de paiement | Déterminez la condition de paiement de ce client. Via les paramètres clients vous déterminez quelle condition de paiement est remplie par défaut lors de la création d'un nouveau client. Sur la facture, vous pouvez y déroger. |
Facture via | La manière dont la facture est de préférence envoyée. Si le client est enregistré auprès de Peppol, ce champ est automatiquement positionné sur Peppol. Sinon, il est par défaut sur poste (voir raison ci-dessous), mais cela n'a aucun impact sur l'envoi de la facture. |
E-facture ok par | Lors de l'envoi d'une facture électronique, le client doit avoir donné son accord. On peut indiquer ici qui a donné l'approbation. |
E-facture ok le | Date d'approbation |
Statut de crédit | Choisissez le statut de crédit du client : 'Aucune donnée' et 'Solvable' sont à titre d'info (pas de notification sur les fiches). 'Non solvable' et 'Consulter la comptabilité' provoquent une barre rouge dans chaque fiche consultée. Ceci n'est pas visible pour le client et ne bloque pas le fonctionnement dans Robaws, mais est une indication qui saute aux yeux dans chaque module : voir l'image sous ce tableau. |
Limite de crédit | Saisissez ici le montant de la limite de crédit de ce client. Ce montant est repris sur le baromètre 'factures impayées' : dès que le client a des factures impayées en cours à hauteur de 80 % de ce montant, il passe dans la zone jaune. Dès que ce montant est dépassé, il passe dans la zone rouge. Ce baromètre est visible dans la fiche client et dans la fiche facture. |
Compte bancaire et BIC | données bancaires du client |
Commentaires pour la facturation | Info interne visible lors de l'établissement d'une facture. Ceci sert d'aide-mémoire lors de l'établissement de la facture et n'est pas visible pour le client. Exemple : veuillez toujours mettre la personne X en cc lors de l'envoi de la facture |
À l'attention de | Nom mentionné sur la facture (à côté du nom du client et de l'éventuelle personne de contact) |
Adresse de facturation distincte | Cochez si une autre adresse doit figurer sur la facture -> un champ d'adresse supplémentaire apparaît alors |
GLN | Si vous travaillez avec l'intégration DICO, le code GLN du client peut être rempli ici. |
Numéro BCE belge | Uniquement si le client n'a pas de no. de TVA mais bien un numéro BCE (dans le cadre de Peppol) |
Réductions & suppléments en régie | Sélectionnez ici une règle de réduction/supplément qui sera appliquée par défaut à l'ordre et au projet pour ce client. |
Tâches
Comme dans tous les modules, il est possible de créer une tâche également à partir de la fiche client.
Exemple : un client appelle et demande de passer pour un premier contact, vous pouvez alors créer depuis la fiche client une tâche pour le responsable des devis afin de planifier un rendez-vous avec le client.
Tarifs
Vous pouvez convenir de tarifs spéciaux pour un article avec un client sous l'onglet 'Tarifs'. Pour ce faire, vous cliquez sur 'ajouter' et sélectionnez un article dans le module Articles. Le 'Nom de l'article' est le morceau de texte qui est visible en tant qu'article sur le devis et la facture.
Boutons d'action
Envoyer un e-mail
Avec ce bouton d'action, vous pouvez envoyer des e-mails aux clients. Vous pouvez choisir ici les différents modèles d'e-mail que vous pouvez établir dans les paramètres.
Clients à proximité
Vous pouvez facilement retrouver les clients dans un rayon de 15 km en cliquant sur ce bouton d'action. Si vous cliquez pour l'ouvrir, vous obtenez une carte Google Maps où vous pouvez voir les clients avec leur localisation correspondante. De cette manière, vous pouvez établir une planification efficace.
Info : obligation de retenue, BCE, Companyweb,...
Via le bouton info, vous pouvez immédiatement accéder à un certain nombre de sites web, notamment pour contrôler l'obligation de retenue, retrouver plus d'informations sur ce client, etc.
Lettres
Via 'lettres', vous pouvez rédiger un texte libre sur le papier à en-tête de votre entreprise. Vous cliquez sur 'ajouter'. Après la rédaction de la lettre, vous pouvez exporter un PDF que vous imprimez ou envoyez par e-mail au client.
Journal d'audit
Ce bouton vous permet d'obtenir un aperçu de l'historique de la consultation et de l'enregistrement de cette fiche client.
Mis à jour le : 08/07/2026
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