Clients
Une bonne fiche client constitue la base d'un devis, d'un projet, d'une facture,... De plus, depuis la fiche client, vous avez une vue d'ensemble de tous les modules auxquels ce client est lié, et vous pouvez également consulter rapidement plus d'informations sur ce client, par exemple consulter l'obligation de retenue.
Accès rapide vers :
- la vue d'ensemble des clients
- créer un nouveau client
- la fiche client
- les différents onglets
- les boutons d'action (info, obligation de retenue, ...)
- client vs client final
Écran de vue d'ensemble
Vous pouvez personnaliser la vue d'ensemble des clients via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer et personnaliser ses propres vues d'ensemble.
Via l'écran de vue d'ensemble, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs clients à la fois.
Les clients peuvent être supprimés, archivés ou verrouillés via les boutons d'action en haut, et peuvent être exportés vers Excel.
Créer un nouveau client
Créez un nouveau client en cliquant sur le bouton d'action Ajouter (+) en haut de la vue d'ensemble.
Un certain nombre de champs sont automatiquement remplis (langue, condition de paiement, taux de TVA, limite de crédit, responsable, statut). Via les paramètres, vous pouvez déterminer la valeur par défaut.
Vous avez une longue liste de clients ? Vous pouvez les importer.
Client final
Un client final se crée également dans le module clients. Lisez ici tout sur l'utilisation du client et/ou client final.
La fiche client
Sous les données client générales et les données d'adresse, différents onglets sont prévus : notamment 'Contacts' pour gérer les différentes personnes de contact de ce client et 'Financier' pour remplir les données financières du client.
Il y a également une vue d'ensemble de tous les modules auxquels ce client est lié.
Données client
Dans les données client, vous pouvez remplir les informations générales de votre client, notamment le nom, le numéro de TVA, l'adresse e-mail, le téléphone, le taux de TVA.
Champ | Explication |
|---|---|
Nom | Nom du client (rempli automatiquement si vous saisissez le numéro de TVA et appuyez sur entrée) |
Forme juridique | Sélectionnez la forme juridique. Pas nécessaire pour les particuliers. Si une forme juridique est manquante, vous pouvez l'ajouter via les paramètres généraux. |
Titre | Titre d'appellation des particuliers |
Langue | Choisissez la langue. Cela détermine dans quelle langue les documents (devis, facture, état d'avancement, ...) seront établis. |
N° TVA | Saisissez le numéro de TVA et appuyez sur entrée, le nom et l'adresse seront alors automatiquement remplis s'ils sont connus dans la base de données VIES. Si le numéro de TVA est correct, une coche verte s'affiche. Si un client avec ce numéro de TVA existe déjà, un avertissement est affiché. |
TVA par défaut | Sélectionnez le taux de TVA pour ce client. Via les paramètres client, vous déterminez quel taux de TVA est rempli par défaut lors de la création d'un nouveau client. Les taux de TVA se gèrent via les paramètres généraux. |
Compte général | (visible si coché dans les paramètres généraux) Choisissez le compte général pour les lignes de facture de ce client. Celui-ci est écrasé par le compte général de l'article et peut être ajusté manuellement sur la ligne de facture. |
Statut | Sélectionnez le statut de ce client. Via les paramètres client, vous déterminez quel statut est rempli par défaut lors de la création d'un nouveau client, et vous pouvez gérer ces statuts. |
Groupe de prix | (visible si coché dans les paramètres généraux) Si vous avez configuré plusieurs groupes de prix, sélectionnez ici le groupe de prix auquel appartient ce client, ce qui lui permettra d'obtenir des prix différents. |
Date de suivi | (visible si coché dans les paramètres client) Indiquez quand vous souhaitez effectuer un suivi de ce client. Particulièrement utile si vous utilisez ce champ dans votre vue d'ensemble des clients. |
Téléphone | Saisissez le numéro de téléphone du client |
GSM | Saisissez le numéro de GSM du client. S'il y en a plusieurs, vous pouvez les saisir dans les personnes de contact. |
Site web | Saisissez le site web du client |
E-mail général | Saisissez l'e-mail général du client. S'il y en a plusieurs, vous pouvez les saisir dans les personnes de contact. Cette adresse e-mail n'est utilisée que si aucune personne de contact n'est attribuée à un devis, projet, facture, etc. |
E-mail facturation | À remplir uniquement si différent de l'e-mail général : saisissez l'adresse e-mail à laquelle la facture doit être envoyée. |
External Id | (visible si coché dans les paramètres client) Saisissez ici si souhaité un numéro client d'un autre logiciel (ex. programme comptable, ancien ERP,...) |
Responsable | (visible si coché dans les paramètres client) Déterminez le responsable de ce client. Celui-ci est rempli par défaut avec l'utilisateur qui a créé ce client. |
Accessible via Peppol | Si vous êtes enregistré chez Peppol, Robaws vérifie si ce client est également enregistré (vérification basée sur le numéro de TVA du client). |
Si une forme juridique est manquante, vous pouvez l'ajouter via les paramètres généraux.
Champs supplémentaires
Comme pour tous les modules dans Robaws, vous pouvez également créer des champs supplémentaires à votre convenance dans la fiche client via les paramètres.
Exemple : via un champ supplémentaire 'contact via :' vous pouvez indiquer comment ce client est arrivé chez votre entreprise.
Adresse
Robaws dispose d'un lien automatique avec Google Maps. Lors de la saisie de l'adresse, Robaws recherche automatiquement la carte Google Maps correspondante. Lorsque vous saisissez le nom du client à la place de 'Saisissez un lieu', la technologie Google recherchera l'adresse du client.
Vue d'ensemble
Ceci donne une vue d'ensemble de tous les devis, bons de travail, factures,... existants du client.
- Cliquez sur le texte pour obtenir une vue d'ensemble détaillée d'un module particulier. Exemple : cliquez sur Factures pour obtenir une vue d'ensemble de toutes les factures de ce client.
- Cliquez sur le signe + à côté d'une ligne pour créer un nouveau devis, une facture, une commande,... pour ce client.
Onglets
Personnes de contact
Lorsque le client a différentes personnes de contact, ajoutez-les ici. Lorsque vous établissez un devis, un projet, une facture ou un e-mail, vous pouvez alors sélectionner la bonne personne de contact dans cette liste, afin que ses coordonnées (adresse e-mail, GSM,...) soient immédiatement utilisées pour les communications ultérieures.
Remarques
Les remarques peuvent être utilisées pour conserver les moments de contact et les informations du client. Ceci est destiné à la communication interne et comme aide-mémoire.
Exemple : vous pouvez y noter quelles informations ont été échangées lors du dernier appel téléphonique avec le client, quels problèmes il y a eu avec ce client,...
Fichiers
Dans fichiers, vous pouvez ajouter des documents, photos, PDF et autres documents. Les fichiers liés à un devis ou un projet spécifique ne doivent pas être conservés sur la fiche client mais sur le devis ou le projet.
Exemple : vous pouvez y conserver un accord-cadre.
Financier
Pour une facturation plus fluide, vous pouvez préprogrammer des données financières sur ce client.
Vous pouvez notamment y saisir la condition de paiement par défaut pour ce client, son statut de crédit (si non solvable, une barre rouge apparaît dans chaque module à titre d'information), et conserver des informations éventuelles sur la facturation.
Champ | Explication |
|---|---|
Client depuis | Date à laquelle la fiche client a été créée (remplie automatiquement, peut être ajustée manuellement) |
Condition de paiement | Déterminez la condition de paiement de ce client. Via les paramètres client, vous déterminez quelle condition de paiement est remplie par défaut lors de la création d'un nouveau client. Sur la facture, vous pouvez y déroger. |
Facture via | La façon dont la facture est de préférence envoyée. Si le client est inscrit chez Peppol, ce champ est automatiquement mis sur Peppol. Sinon par défaut sur courrier (voir raison ci-dessous), mais cela n'a aucun impact sur l'envoi de la facture. |
E-facture ok par | Lors de l'envoi d'une facture électronique, le client doit avoir donné son accord. Vous pouvez indiquer ici qui a donné l'approbation. |
E-facture ok le | Date d'approbation |
Statut de crédit | Choisissez le statut de crédit du client : 'Aucune donnée' et 'Solvable' sont à titre informatif (aucune notification sur les fiches). 'Non solvable' et 'Consulter la comptabilité' génèrent une barre rouge dans chaque fiche consultée. Ce n'est pas visible pour le client et ne bloque pas le fonctionnement dans Robaws, mais c'est une indication qui saute aux yeux dans chaque module : voir image sous ce tableau. |
Limite de crédit | Saisissez ici le montant de la limite de crédit de ce client. Ce montant est repris sur le baromètre 'factures impayées' : dès que le client a des factures impayées représentant 80% de ce montant, il entre dans la zone jaune. Dès que ce montant est dépassé, il entre dans la zone rouge. Ce baromètre est visible dans la fiche client et dans la fiche facture. |
Compte bancaire et BIC | coordonnées bancaires du client |
Remarques pour facturation | Info interne visible lors de l'établissement d'une facture. Ceci sert d'aide-mémoire lors de l'établissement de la facture et n'est pas visible pour le client. Exemple : veuillez toujours mettre la personne X en cc lors de l'envoi de la facture |
À l'attention de | Nom mentionné sur la facture (à côté du nom du client et de la personne de contact éventuelle) |
Adresse de facturation séparée | Cochez si une autre adresse doit figurer sur la facture -> un champ d'adresse supplémentaire apparaît alors |
GLN | Si l'intégration DICO est utilisée, le code GLN du client peut être saisi ici. |
Numéro BCE belge | Uniquement si le client n'a pas de numéro de TVA mais a un numéro BCE (dans le cadre de Peppol) |
Remises & majorations régie | Sélectionnez ici une règle de remise/majoration qui sera appliquée par défaut pour ce client sur les commandes et projets. |
Tâches
Comme dans tous les modules, il est possible de créer une tâche depuis la fiche client.
Exemple : un client appelle et demande à être visité pour un premier contact, vous pouvez alors créer une tâche depuis la fiche client pour le responsable du devis afin de planifier un rendez-vous avec le client.
Tarifs
Vous pouvez convenir de tarifs spéciaux pour un article avec un client sous l'onglet 'Tarifs'. Pour ce faire, cliquez sur 'ajouter' et sélectionnez un article dans le module Articles. Le 'Nom de l'article' est le texte visible comme article sur le devis et la facture.
Boutons d'action
Envoyer un e-mail
Avec ce bouton d'action, vous pouvez envoyer des e-mails aux clients. Vous pouvez choisir parmi les différents modèles d'e-mail que vous pouvez configurer dans les paramètres.
Clients à proximité
Vous pouvez facilement retrouver les clients dans un rayon de 15 km en cliquant sur ce bouton d'action. En l'ouvrant, vous obtenez une carte Google Maps où vous pouvez voir les clients avec leur localisation. De cette façon, vous pouvez établir une planification efficace.
Info : obligation de retenue, BCE, Companyweb,...
Via le bouton info, vous pouvez accéder directement à un certain nombre de sites web, notamment pour vérifier l'obligation de retenue, retrouver plus d'informations sur ce client, etc.
Courriers
Via 'courriers', vous pouvez rédiger un texte libre sur le papier à en-tête de votre entreprise. Cliquez sur 'ajouter'. Après la rédaction du courrier, vous pouvez exporter un PDF que vous imprimez ou envoyez par e-mail au client.
Journal d'audit
Vous pouvez utiliser ce bouton pour avoir un aperçu de l'historique de la consultation et de la sauvegarde de cette fiche client.
Client final
Un client final se crée également dans le module clients. [Lisez ici tout sur l'utilisation du client et/ou client final.](https://support
Mis à jour le : 08/05/2026
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