Module Caisse

Le module Caisse permet aux entreprises de traiter facilement les transactions en espèces/Bancontact/carte de crédit.
Le module peut être utilisé seul, mais la plus grande valeur ajoutée réside dans la connexion avec Exact Online.

Paramètres

Pour utiliser le module Caisse, les éléments suivants doivent être activés :

• Rôle utilisateur : sur le rôle utilisateur, le module « caisse » doit être activé.
• Le paramètre « Activer la fonctionnalité POS » doit être activé. Vous faites cela via paramètres > caisse > paramètres.

Dès que vous avez activé les paramètres ci-dessus, un module « caisse » sera ajouté dans la colonne de gauche. En outre, vous obtenez sur la commande et la facture une fenêtre « réservations en espèces ».

Créer une caisse

Pour utiliser les fonctionnalités de caisse, vous devez créer une caisse. Vous faites cela via paramètres > général > caisse ou paramètres > caisse > données de base > caisse.
Lors de la création d'une caisse, on demande en premier lieu la société pour laquelle vous souhaitez créer cette caisse. C'est important car vous ne pourrez comptabiliser des réservations en espèces que pour une caisse dont la société est identique à la société de votre facture/commande.
Par ailleurs, les champs ci-dessous sont importants.

Les paramètres relatifs aux comptes du grand livre sur lesquels comptabiliser se font via paramètres > intégrations > Exact Online.
Les comptes du grand livre suivants sont utilisés :

• Transactions en espèces : comptabilisées sur « le grand livre clients »
• Transactions Bancontact/carte de crédit : comptabilisées sur « le grand livre clients » avec une contre-écriture sur « le grand livre du service de paiement »
• Différences de paiement : comptabilisées sur les comptes du grand livre pour les différences de paiement positives et négatives

Enregistrer des réservations en espèces

Il y a 5 types de réservations en espèces qui peuvent être enregistrés :

1. Transfert interne
2. Différence de trésorerie
3. Espèces
4. Bancontact
5. Carte de crédit

Le transfert interne et la différence de trésorerie sont comptabilisés via l'aperçu du module Caisse.

Les réservations Espèces/Bancontact/Carte de crédit se font sur la commande ou la facture.
Là, vous avez une fenêtre « réservations en espèces ». Dans cette fenêtre, vous pouvez cliquer sur « ajouter » pour enregistrer une réservation en espèces. Le montant de la commande/facture est automatiquement pris en compte pour enregistrer le paiement.

Lors de l'enregistrement d'un paiement en espèces, l'arrondi de 5 centimes est pris en compte. On arrondit toujours et la différence est enregistrée comme une différence de trésorerie.

Clôturer la caisse

Dans l'aperçu du module Caisse, vous pouvez effectuer une clôture de la caisse pour un jour spécifique. Vous cliquez pour cela sur l'icône de la clé.
Les actions suivantes peuvent être exécutées sur la clôture de caisse :

• Envoyer au comptable : vous transmettez la clôture à Exact Online
• PDF : vous générez un Z-rapport de la clôture de caisse

Depuis l'aperçu du module Caisse, il est également possible de consulter un historique des clôtures de caisse (icône de l'horloge) ou de générer un Z-rapport pro forma (icône PDF).

Connexion Exact Online

Comme mentionné ci-dessus, l'utilisation des fonctionnalités de caisse est très utile en combinaison avec l'intégration avec Exact Online.
Après avoir effectué une clôture de caisse, vous pouvez l'envoyer vers Exact Online.

Après l'envoi de Robaws vers Exact Online, vous pouvez la retrouver dans Exact via comptabilité > banque & caisse > écritures de caisse > aperçu.
Là, vous pouvez retrouver les écritures à traiter et traitées.
Vous pouvez cliquer sur ces écritures pour voir plus de détails.

Mis à jour le : 05/07/2026