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Commandes | bon de commande d'achat

Dans Robaws, il existe plusieurs types de commandes. Le type le plus courant est le bon de commande d'achat vers le fournisseur. Vous l'utilisez pour commander des articles chez un fournisseur. Il peut s'agir aussi bien d'articles de stock (stock de préhension) que d'articles de projet.


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Utilisation


  1. établissez un bon de commande via l'un des modules
  2. remplissez le bon de commande, utilisez les possibilités de la fiche du bon de commande
  3. envoyez le pdf au fournisseur, éventuellement via la webshop
  4. lors de la réception des marchandises : réceptionnez le bon de commande
  5. lors de la réception de la facture d'achat : liez-la au bon de commande



Établir un bon de commande


Selon votre méthode de travail et la raison de la commande, vous pouvez établir le bon de commande de différentes manières.


À partir des commandes


Il semble logique d'établir un bon de commande à partir du module commandes. Ce n'est pourtant pas si courant, car vous générez alors un bon de commande vide. Si vous voulez un bon de commande contenant déjà une suggestion de commande, mieux vaut partir d'un autre module (par ex. projet ou articles).


À partir du projet


Via le bouton d'action Faire commande (le panier en haut du projet), un certain nombre de bons de commande sont automatiquement créés avec uniquement les articles :

  • qui figurent dans un devis actif sur le projet
  • du type de calcul 'Consommables'
  • avec la route de commande de projet 'commander'
  • qui n'ont pas encore été commandés pour ce projet. Un historique des articles commandés est donc tenu par projet

Un bon de commande est créé par fournisseur, tous les articles sans fournisseur connu sont regroupés sur un seul bon de commande.
Les articles de stock (route de commande de projet 'stock' ou 'réserver') n'aboutissent pas sur un bon de commande d'achat, mais sur une liste de réservation ou un bon de commande interne.


À partir d'un devis ou d'un décompte


Vous pouvez aussi commander directement à partir d'un devis et d'un décompte, avec le même bouton d'action Faire commande. Robaws établit alors une suggestion de commande avec les lignes d'article du type de calcul 'Consommables' — un décompte fonctionne ici exactement comme un devis.


Il y a deux différences avec le panier sur le projet :


  • La route de commande de projet n'est pas préremplie ici. La répartition entre 'commander', 'stock' et 'réserver' ne se fait donc pas automatiquement — vous pouvez encore choisir la route ligne par ligne dans la fenêtre.
  • Les articles identiques ne sont pas additionnés. Si un article figure sur plusieurs lignes, vous voyez ces lignes séparément dans votre suggestion de commande.


Robaws vous propose en outre déjà votre premier modèle de commande, depuis paramètres > commandes > modèles.


À partir des articles


Les articles de stock, vous les commandez généralement à partir du module articles. Ici, vous pouvez tenir un aperçu du stock des articles et réapprovisionner là où c'est nécessaire.
Cochez les articles souhaités, cliquez en haut sur le panier, et vous obtenez un aperçu des articles avec les fournisseurs correspondants (s'ils ont été renseignés sur la fiche article).


Vous pouvez également le faire pour un seul article à partir de la fiche article elle-même, en cliquant sur + commande dans 'aperçu'.


À partir d'une demande de prix


Une demande de prix peut être convertie en bon de commande en un clic. Si le projet est connu dans la demande de prix, le bon de commande sera lié au projet.


À partir d'autres modules


Dans d'autres modules aussi, vous pouvez parfois générer directement un bon de commande. Choisissez alors le type 'bon de commande' afin que les articles soient regroupés sur un bon de commande.



Possibilités sur le bon de commande


Adresse de livraison


Sur le bon de commande, vous pouvez renseigner l'adresse de livraison souhaitée. Vous pouvez la saisir manuellement à l'endroit prévu, ou utiliser le rectangle coloré à côté : ici vous pouvez sélectionner une adresse préconfigurée ou l'adresse du projet (si un projet est lié sur l'une des lignes du bon de commande).


Pour configurer les adresses de livraison à l'avance, allez dans paramètres > commandes > adresses > ajouter
Vous pouvez aussi déjà définir dans le template ce qui doit figurer par défaut dans le champ 'adresse de livraison'. Faites-le via paramètres > commandes > templates > commande > modifier le template


Date de livraison


À droite sur le bon de commande, vous pouvez renseigner la date souhaitée aussi bien pour 'livrer avant' que pour 'dernière livraison'.


Emplacement de stock


Si souhaité, vous pouvez déjà indiquer sur le bon de commande dans quel emplacement de stock (magasin A, magasin B,...) les marchandises doivent être mises en stock à la livraison. Cela sera alors déjà renseigné par défaut sur le changement de stock.


Terminé


Dans certains cas, tout ce qui a été commandé ne sera pas livré. Dans ce cas, vous pouvez cocher le champ 'considérer comme terminé'. Le reste de la commande ouverte ne sera alors plus comptabilisé comme backorder.
Cela n'a aucune influence sur la quantité livrée ni sur le % du changement de stock dans l'aperçu.


Approbation


Pour un bon de commande, tout comme pour une facture d'achat, un flux d'approbation peut être configuré. Cela signifie qu'une ou plusieurs personnes doivent donner leur approbation pour ce bon de commande.


Une fois la procédure d'approbation lancée, il n'est plus possible de :

  • envoyer le bon de commande au fournisseur par e-mail depuis Robaws
  • apporter une modification au bon de commande
  • effectuer un appel pour ce bon de commande

Dès que le bon de commande est approuvé, cela redevient possible.


L'historique du flux d'approbation se trouve sous l'onglet 'historique'.


Tâches, fichiers, remarques, historique, champs supplémentaires


En bas du bon de commande se trouvent quelques onglets qui apparaissent aussi dans d'autres modules : tâches, fichiers, remarques.
Le dernier onglet est 'historique'. Vous y trouvez l'historique du flux d'approbation.
Il est également possible sur le bon de commande d'ajouter des champs supplémentaires, et de les faire apparaître si souhaité sur le pdf via un code de remplacement.



Transmettre vers la webshop


Si l'intégration avec ce fournisseur / cette webshop le permet, vous pouvez directement transmettre le bon de commande vers la webshop.


Sur appel


Dans Robaws, il est possible d'établir une commande principale, puis de la faire livrer sur appel (par parties).


Réception des marchandises


Dès que les marchandises commandées sont livrées par le fournisseur, mieux vaut l'indiquer sur le bon de commande. Ainsi, la quantité 'reçue' sur le bon de commande est modifiée. Dans l'aperçu des commandes, vous voyez dans la colonne 'changement de stock' quel % de cette commande a déjà été reçu.


La réception des marchandises peut être enregistrée avec ou sans changement de stock, cela dépend de votre méthode de travail.


Sans changement de stock


Si vous NE faites PAS de gestion de stock, vous pouvez tout de même indiquer sur le bon de commande que les marchandises ont été reçues, afin qu'il soit clair dans le projet que celui-ci peut être exécuté. Cela n'est possible que dans Robaws, pas dans l'app.

  • ouvrez le bon de commande
  • remplissez manuellement ligne par ligne la quantité dans la colonne 'reçu'


Pour cela, le paramètre 'autoriser la modification manuelle du livré' doit être coché dans paramètres > commandes > paramètres.


Avec changement de stock


Si vous tenez votre stock dans Robaws, chaque mouvement de marchandises entrant et sortant doit être enregistré via un changement de stock. Lors de la réception des marchandises d'un bon de commande, cela peut se faire de 2 manières :

  • dans Robaws : allez sur le bon de commande, cliquez dans l'aperçu sur + changement de stock et adaptez les quantités reçues - enregistrez le stock.
  • dans l'app Robaws : allez sur 'stock', cliquez sur 'recevoir commande', recherchez le bon de commande et recevez les marchandises. Cela génère automatiquement un changement de stock.


Réception de la facture d'achat


À partir de la facture d'achat, vous pouvez lier le bon de commande, afin que les lignes de commande passent sur 'facturé'. C'est le principe du 3-way-matching.
En principe, vous ne pouvez pas modifier manuellement la quantité facturée.


Si vous souhaitez tout de même l'adapter manuellement, le paramètre 'autoriser la modification manuelle du facturé' doit être coché dans paramètres > commandes > paramètres.


Le statut du bon de commande peut automatiquement passer à 'facturé' si cela est configuré dans paramètres > commandes > statuts > statut après facturation



Post-calcul


Un bon de commande peut être affiché à titre d'information dans le post-calcul du projet, afin qu'il soit clair qu'une facture d'achat est encore attendue.
Le bon de commande n'est PAS considéré comme un coût réalisé. La facture d'achat, elle, l'est.
L'affichage de la colonne 'commandes' dans le post-calcul est donc purement informatif (mais ne fait en soi pas partie du post-calcul).

Mis à jour le : 03/09/2026

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