Commandes | Général

Avec une commande, vous commandez du matériel chez un fournisseur, vous prélevez du matériel de votre propre stock, vous louez du matériel, vous confiez une mission à un sous-traitant ou vous organisez un transport. Vous suivez chaque commande jusqu'à ce que tout soit livré et facturé. Le module commandes est compris dans la licence Pro. Vous donnez accès à un utilisateur via les droits sur les commandes dans son rôle d'utilisateur.

Naviguez rapidement vers :

• l'aperçu des commandes
• les différents types de commandes
• la création d'une nouvelle commande
• la fiche de commande et ses onglets
• la réception et la facturation
• les commandes dans le post-calcul de votre projet
• les boutons d'action

Écran d'aperçu

Vous pouvez adapter l'aperçu des commandes via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs commandes à la fois.

La colonne Changement de stock montre quel pourcentage d'une commande a déjà été reçu. Robaws tient compte du prix des lignes : si vous commandez 10 pièces à 20 euros et 5 pièces à 40 euros, et que vous avez reçu 5 pièces de la première ligne, cela fait 100 des 400 euros, soit 25 %.

Vues

Outre la vue tableau, l'aperçu des commandes dispose encore de deux vues :

• Kanban : vos commandes sous forme de cartes, dans une colonne par statut. En haut de chaque colonne figure le total hors TVA.
• Analyse : vos commandes dans le temps, par semaine, mois ou année, et réparties par article, fournisseur et projet. Vous ne voyez cette vue que si votre rôle d'utilisateur peut voir les informations financières et les analyses.

Types de commandes

Chaque commande a un type. Le type détermine quels champs et quelles colonnes vous voyez sur la fiche et si la commande est prise en compte dans le post-calcul.

Sous-traitance et transport

Une commande du type Sous-traitant, vous l'envoyez à votre sous-traitant. Vous complétez le fournisseur, la personne de contact, la référence et la date Livrer avant. Sur les lignes, vous choisissez dans la colonne Type la sorte d'accord de prix, avec un code fixe : FH, VH, SOG, PM, GP ou TP. Lorsque la facture entrante de votre sous-traitant arrive, vous la liez à cette commande.

Une commande du type Transport a ses propres champs : Client et Contact client, le Fournisseur qui effectue le transport avec son Contact transport, l'Adresse de chargement avec Chargement à et Contact chargement, l'Adresse de déchargement avec Déchargement à et Contact déchargement, et le Type transport. La liste des types de transport se crée dans les paramètres.

Créer une nouvelle commande

Vous créez toujours une commande à partir d'un modèle. Chaque modèle a un type : c'est ainsi le modèle qui détermine si vous créez une commande, une commande interne, une commande de location, ... Un nouvel environnement n'a pas encore de modèle : créez-en d'abord un dans les paramètres par type que vous utilisez. Tant qu'il n'y a pas de modèle, vous ne voyez pas le bouton Ajouter et Passer commande rapidement ne peut pas créer de commandes.

Vous lancez une nouvelle commande de différentes manières :

1. avec Passer commande rapidement (le panier) depuis un projet, un devis, un décompte, un ordre, les articles ou une commande interne. Robaws propose alors ce que vous devez commander et crée une commande par fournisseur. Voir Comment fonctionne la fenêtre Passer commande rapidement ?
2. depuis un projet ou un fournisseur, via le signe plus à côté de 'Commandes' dans le bloc Vue générale. Choisissez un modèle. Depuis un projet, le projet est placé sur toutes les lignes.
3. depuis une demande de prix, via le bouton d'action Passer commande. Vous obtenez une commande pour le fournisseur approuvé, avec ses prix.
4. depuis l'aperçu de vos commandes, via le bouton d'action Ajouter (+). Choisissez un modèle, ou choisissez Commandes en séquences puis la commande sur laquelle la commande d'appel est basée.

Une nouvelle commande reçoit un nouveau numéro ainsi que le statut et les lignes du modèle. Vous devenez le responsable. Une nouvelle commande ressemble fortement à une précédente ? Sélectionnez alors celle-ci dans l'aperçu et utilisez le bouton d'action Dupliquer.

La fiche de commande

Les champs que vous voyez en haut de la fiche dépendent du type. Ce que vous retrouvez pour chaque type :

Les champs propres à un type, vous les lisez dans l'article sur ce type. Si vous travaillez avec des champs supplémentaires, ceux-ci apparaissent sous ce bloc.

Vue générale

Dans le bloc Vue générale, vous voyez ce qui est lié à la commande. Avec le signe plus, vous créez immédiatement quelque chose de nouveau depuis la commande :

• Factures entrantes : créez la facture entrante de cette commande.
• Changement de stock : comptabilisez ce que vous avez reçu dans votre stock. Robaws complète les quantités qui n'ont pas encore été reçues.
• Bons de travail : créez un bon de travail depuis la commande.
• Commande interne (uniquement pour une commande) : créez une commande interne avec ce que vous avez reçu, par exemple pour l'apporter sur le chantier.
• Commandes d'appel (pour une commande et une commande d'appel) : faites livrer une partie de la commande.

Onglets

Éléments

Ici figurent les lignes de la commande. Si vous travaillez avec une introduction et une conclusion, celles-ci figurent au-dessus et en dessous des lignes. Les colonnes que vous voyez dépendent du type et de vos paramètres.

Remarques

Vous utilisez les remarques pour communiquer en interne sur cette commande et comme aide-mémoire.

Documents

Ici, vous ajoutez des fichiers qui appartiennent à cette commande, par exemple la confirmation de commande de votre fournisseur.

Tâches

Comme dans tous les modules, vous pouvez aussi créer une tâche depuis la commande.

Historique

(uniquement pour une commande, si vous travaillez avec le flux d'approbation) Qui a approuvé, refusé ou mis en attente la commande, et quand.

Réceptionner et facturer

Dès que votre fournisseur livre, vous enregistrez ce que vous avez reçu. Si vous travaillez avec un stock, vous le faites avec un changement de stock via le signe plus à côté de 'Changement de stock' dans le bloc Vue générale. Si vous travaillez sans stock, vous complétez vous-même sur les lignes combien vous avez reçu. Lorsque la facture entrante arrive, vous la liez à la commande. Comment cela fonctionne précisément, vous le lisez dans Comment commander du matériel chez un fournisseur, du bon de commande à la facture entrante ?

Une partie d'une commande ne sera jamais livrée ? Cochez alors Considérer comme terminé. Ce qui reste ouvert n'est alors plus compté comme backorder. Ce que vous avez déjà reçu et la colonne Changement de stock ne changent pas.

Les commandes dans le post-calcul

Tous les types ne sont pas pris en compte de la même manière dans le post-calcul de votre projet :

Boutons d'action

Dans l'écran d'aperçu

Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche les commandes sur lesquelles vous souhaitez exécuter l'action.

Sur la fiche de commande

En haut de la fiche de commande se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris. Tous les boutons ne figurent pas pour chaque type.

Mis à jour le : 05/11/2026