Fournisseurs
Une bonne fiche fournisseur constitue la base d'un bon de commande, d'une facture d'achat,... De plus, la fiche fournisseur vous offre une vue d'ensemble de tous les modules auxquels ce fournisseur est lié, et vous permet également de consulter rapidement plus d'infos sur ce fournisseur, par exemple de vérifier l'obligation de retenue.
Naviguez rapidement vers :
- la vue d'ensemble des fournisseurs
- la création d'un nouveau fournisseur
- la fiche fournisseur
- les différents onglets
- les boutons d'action (info, obligation de retenue, ...)
Vue d'ensemble
Vous pouvez adapter la vue d'ensemble des fournisseurs via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres vues d'ensemble et les personnaliser.
Via la vue d'ensemble, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs fournisseurs à la fois.
Les fournisseurs peuvent être supprimés, archivés ou verrouillés via les boutons d'action en haut, et peuvent être exportés vers Excel.
Créer un nouveau fournisseur
Créez un nouveau fournisseur en cliquant, en haut de la vue d'ensemble, sur le bouton d'action Ajouter (+).
Un certain nombre de champs sont déjà remplis automatiquement (langue, condition de paiement, TVA par défaut, statut). Via les paramètres vous pouvez déterminer la valeur par défaut à remplir.
Vous avez toute une liste de fournisseurs ? Alors vous pouvez les importer.
La fiche fournisseur
Sous les données générales du fournisseur et les données d'adresse, différents onglets sont prévus : entre autres 'Contacts' pour conserver les différentes personnes de contact de ce fournisseur et 'Financier' pour remplir les données financières du fournisseur.
De plus, il y a également une vue d'ensemble de tous les modules auxquels ce fournisseur est lié.
Données du fournisseur
Dans les données du fournisseur, vous pouvez remplir les informations générales de votre fournisseur, entre autres le nom, le numéro de TVA, l'adresse e-mail, le téléphone, le compte bancaire.
Champ | Explication |
|---|---|
Nom | Nom du fournisseur (rempli automatiquement si vous saisissez le numéro de TVA et cliquez sur entrée) |
Forme juridique | Sélectionnez la forme juridique. Si une forme juridique manque, vous pouvez l'ajouter via les paramètres généraux. |
Langue | Choisissez la langue. Cela détermine dans quelle langue les documents seront établis. |
No. TVA | Saisissez le numéro de TVA et cliquez sur entrée, le nom et l'adresse sont alors automatiquement remplis s'ils sont connus dans la base de données VIES. Si le numéro de TVA est correct, une coche verte apparaît. S'il existe déjà un fournisseur avec ce numéro de TVA, un avertissement est affiché. |
Confidentiel | Un fournisseur peut être coché comme confidentiel. Cela signifie que les factures d'achat de ce fournisseur seront par défaut cochées comme confidentielles. Via les rôles d'utilisateur, on peut déterminer si un utilisateur peut voir uniquement les factures d'achat non confidentielles ou toutes les factures d'achat. |
Type | Sélectionnez le type de partenaire de construction. Cela vous aide à filtrer dans la vue d'ensemble, et sera mentionné lorsque vous ajoutez ce fournisseur comme partenaire de construction sur un projet. |
TVA par défaut | Sélectionnez le taux de TVA pour ce fournisseur. Via les paramètres fournisseurs vous déterminez quel taux de TVA est rempli par défaut lors de la création d'un nouveau fournisseur. Les taux de TVA se gèrent via les paramètres généraux. |
Compte du grand livre | (visible si coché dans les paramètres généraux) Choisissez le GBR pour les lignes de facture de ce fournisseur. Ceci est écrasé par le GBR de l'article et peut être adapté manuellement sur la ligne de facture. |
Statut | Sélectionnez le statut de ce fournisseur. Via les paramètres vous déterminez quel statut est rempli par défaut lors de la création d'un nouveau fournisseur, et vous pouvez gérer ces statuts. |
Demande d'approbation factures d'achat | Sélectionnez la demande d'approbation qui doit être suivie pour chaque facture d'achat de ce fournisseur. On peut y déroger par facture. |
Demande d'approbation commandes | Sélectionnez la demande d'approbation qui doit être suivie pour chaque bon de commande de ce fournisseur. On peut y déroger par bon de commande. |
Téléphone | Saisissez le numéro de téléphone du fournisseur. S'il y en a plusieurs, vous pouvez les remplir au niveau des personnes de contact . |
GSM | Saisissez le numéro de GSM du fournisseur. S'il y en a plusieurs, vous pouvez les remplir au niveau des personnes de contact . |
Site web | Saisissez le site web du fournisseur |
Saisissez l'e-mail général du fournisseur. S'il y en a plusieurs, vous pouvez les remplir au niveau des personnes de contact . Cette adresse e-mail est uniquement utilisée si aucune personne de contact n'est attribuée sur un bon de commande. | |
E-mail de planification | À remplir uniquement s'il diffère de l'adresse e-mail générale : saisissez l'adresse e-mail à laquelle la planification doit être envoyée. |
Compte bancaire | Numéro IBAN du fournisseur : sans cette info, aucun fichier de paiement ne peut être créé |
BIC | Numéro BIC du fournisseur : sans cette info, aucun fichier de paiement ne peut être créé |
URL portail ST | Pour les fournisseurs qui sont sous-traitants : en cliquant sur la flèche, vous pouvez générer une URL unique que vous donnez à votre ST. Celle-ci lui donne accès au portail ST, où il trouve les prestations de ses collaborateurs pour votre entreprise. |
Commentaires pour la facturation | Info interne visible lors du contrôle d'une facture d'achat. Ceci sert d'aide-mémoire et n'est pas visible pour le fournisseur. Exemple : une réduction pour paiement au comptant de 2 % est autorisée |
Info de commande | Information qui sera mentionnée par défaut sur chaque bon de commande vers ce fournisseur. Exemple : veuillez nous communiquer la date de livraison. |
Champs supplémentaires
Comme pour tous les modules dans Robaws, vous pouvez également créer dans la fiche fournisseur des champs supplémentaires de votre choix via les paramètres.
Adresse
Robaws dispose d'un lien automatique avec Google Maps. Lors du remplissage de l'adresse, Robaws recherche automatiquement la carte Google Maps correspondante. Lorsque vous saisissez le nom du fournisseur à l'emplacement 'Indiquez une localisation', la technologie Google recherchera l'adresse du fournisseur.
Vue d'ensemble
Ceci donne une vue d'ensemble de tous les projets, bons de livraison, commandes et factures d'achat existants du fournisseur.
- La vue d'ensemble des projets indique sur quels projets ce fournisseur a été ajouté comme partenaire de construction
- Cliquez sur le texte pour obtenir une vue détaillée d'un module donné. Exemple : cliquez sur Commandes pour obtenir une vue d'ensemble de toutes les commandes de ce fournisseur.
- Cliquez sur le signe + à côté d'une ligne pour créer un nouveau bon de commande, une nouvelle facture d'achat,... pour ce fournisseur.
Onglets
Personnes de contact
Lorsque le fournisseur a différentes personnes de contact, vous les ajoutez ici. Lorsque vous établissez un bon de commande, ou lorsque vous ajoutez le fournisseur comme partenaire de construction sur un projet, vous pouvez sélectionner la bonne personne de contact dans cette liste, de sorte que ces coordonnées (adresse e-mail, GSM,...) soient directement utilisées pour la communication ultérieure.
Commentaires
Les commentaires peuvent être utilisés pour conserver les moments de contact et les informations du fournisseur. Ceci est destiné à la communication interne et comme aide-mémoire.
Exemple : vous pouvez conserver ici quelles informations ont été échangées avec le fournisseur lors du dernier appel téléphonique,...
Fichiers
Dans Fichiers, vous pouvez ajouter des documents, des photos, des PDF et d'autres documents. Les fichiers qui concernent une commande spécifique ne sont pas conservés sur la fiche fournisseur mais sur la commande ou le projet.
Exemple : vous pouvez conserver ici un accord-cadre.
Tâches
Comme dans tous les modules, il est possible de créer une tâche également à partir de la fiche fournisseur.
Financier
Déterminez la condition de paiement de ce fournisseur. Via les paramètres fournisseurs vous déterminez quelle condition de paiement est remplie par défaut lors de la création d'un nouveau fournisseur. Sur la facture d'achat, vous pouvez y déroger.
Si vous travaillez avec l'intégration DICO, le code GLN du fournisseur peut être rempli ici.
Boutons d'action
Envoyer un e-mail
Avec ce bouton d'action, vous pouvez envoyer des e-mails aux fournisseurs. Vous pouvez choisir ici les différents modèles d'e-mail que vous pouvez établir dans les paramètres.
Info : obligation de retenue, BCE, Companyweb,...
Via le bouton info, vous pouvez immédiatement accéder à un certain nombre de sites web, notamment pour contrôler l'obligation de retenue, retrouver plus d'informations sur ce fournisseur, etc.
Journal d'audit
Ce bouton vous permet d'obtenir un aperçu de l'historique de la consultation et de l'enregistrement de cette fiche fournisseur.
Mis à jour le : 05/07/2026
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