Bestellingen | Algemeen

Met een bestelling bestel je materiaal bij een leverancier, haal je materiaal uit je eigen voorraad, huur je materieel, geef je een opdracht aan een onderaannemer of regel je een transport. Elke bestelling volg je op tot alles geleverd en gefactureerd is. De module bestellingen zit in de licentie Pro. Je geeft een gebruiker toegang via de rechten op bestellingen in zijn gebruikersrol.

Antwoorden op veelgestelde vragen vind je in de bestellingen-FAQ.

Navigeer snel naar:

het overzicht van de bestellingen
de verschillende types bestellingen
een nieuwe bestelling aanmaken
de bestelfiche en haar tabbladen
ontvangen en factureren
bestellingen in de nacalculatie van je project
de actieknoppen

Overzichtsscherm

Het overzicht van de bestellingen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren. Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere bestellingen ineens.

De kolom Stockwijziging toont hoeveel procent van een bestelling al ontvangen is. Robaws houdt rekening met de prijs van de lijnen: bestel je 10 stuks aan 20 euro en 5 stuks aan 40 euro, en ontving je 5 stuks van de eerste lijn, dan is dat 100 van de 400 euro, of 25%.

Weergaven

Naast de tabelweergave heeft het overzicht van de bestellingen nog twee weergaven:

Kanban: je bestellingen als kaartjes, in een kolom per status. Bovenaan elke kolom staat het totaal exclusief btw.
Analyse: je bestellingen in de tijd, per week, maand of jaar, en verdeeld per artikel, leverancier en project. Je ziet deze weergave enkel als je gebruikersrol financiële info en analyses mag zien.

Types bestellingen

Elke bestelling heeft een type. Het type bepaalt welke velden en kolommen je op de fiche ziet en of de bestelling meetelt in de nacalculatie.

Type	Waarvoor	Meer uitleg
Bestelling	Materiaal bestellen bij een leverancier, voor je voorraad of voor een project. Dit is het meest gebruikte type.	Hoe bestel ik materiaal bij een leverancier, van bestelbon tot aankoopfactuur?
Afroep	Een deel van een bestelling laten leveren. Je maakt een afroep altijd vanuit een bestelling.	Hoe laat ik een bestelling in delen leveren met afroepbestellingen?
Intern	Materiaal uit je eigen voorraad halen voor een project, of verplaatsen naar een andere stocklocatie. Er is geen leverancier.	Hoe haal ik materiaal uit mijn voorraad met een interne bestelling?
Huur	Materieel huren bij een leverancier, met een start en een einde van de huur.	Hoe huur ik materieel bij een leverancier met een huurbestelling?
OA	Een werk toevertrouwen aan een onderaannemer en de prijsafspraken vastleggen.	Zie Onderaanneming en transport hieronder.
Transport	Een transport bestellen, met een laad- en een losadres.	Zie Onderaanneming en transport hieronder.

Verhuur je zelf materiaal of machines aan je klanten? Dan gebruik je geen huurbestelling, maar verhuurbonnen.

Onderaanneming en transport

Een bestelling van het type OA stuur je naar je onderaannemer. Je vult de leverancier, de contactpersoon, de referentie en de datum Leveren voor in. Op de lijnen kies je in de kolom Type de soort prijsafspraak, met een vaste code: FH, VH, SOG, PM, GP of TP. Komt de aankoopfactuur van je onderaannemer binnen, dan koppel je ze aan deze bestelling.

Een bestelling van het type Transport heeft eigen velden: Klant en Klantcontact, de Leverancier die het transport uitvoert met zijn Transp. contact, het Laadadres met Laden op en Laadcontact, het Losadres met Lossen op en Loscontact, en het Transporttype. De lijst met transporttypes maak je in de instellingen.

Een nieuwe bestelling aanmaken

Een bestelling maak je altijd aan vanuit een template. Elke template heeft een type: zo bepaalt de template of je een bestelling, een interne bestelling, een huurbestelling, ... aanmaakt. Een nieuwe omgeving heeft nog geen templates: maak er eerst in de instellingen een aan per type dat je gebruikt. Zolang er geen template is, zie je de knop Toevoegen niet en kan Snel bestellen geen bestellingen aanmaken.

Een nieuwe bestelling start je op verschillende manieren:

met Snel bestellen (het winkelwagentje) vanuit een project, een offerte, een verrekening, een order, de artikelen of een interne bestelling. Robaws stelt dan voor wat je moet bestellen en maakt per leverancier een bestelling. Zie Hoe werkt het venster Snel bestellen?
vanuit een project of een leverancier, via het plusteken naast 'Bestellingen' in het blok Overzicht. Kies een template. Vanuit een project komt het project op alle lijnen.
vanuit een prijsaanvraag, via de actieknop Maak bestelling. Je krijgt een bestelling voor de goedgekeurde leverancier, met zijn prijzen.
vanuit het overzicht van je bestellingen, via de actieknop Toevoegen (+). Kies een template, of kies Afroep en daarna de bestelling waarop de afroep gebaseerd is.

Een nieuwe bestelling krijgt een nieuw nummer en de status en de lijnen van de template. Jij wordt de verantwoordelijke. Lijkt een nieuwe bestelling sterk op een vorige? Selecteer die dan in het overzicht en gebruik de actieknop Dupliceren.

De bestelfiche

Welke velden je bovenaan de fiche ziet, hangt af van het type. Wat je bij elk type terugvindt:

Veld	Uitleg
Status	De status van de bestelling. Staat bij een status Beschouw als voltooid aangevinkt in de instellingen, dan wordt de bestelling bij die status ook als voltooid beschouwd.
Bedrijf	(zichtbaar als je meerdere bedrijven hebt) Het bedrijf dat bestelt.
Verantwoordelijke	De gebruiker die de bestelling opvolgt.

De velden die eigen zijn aan een type, lees je in het artikel over dat type. Werk je met extra velden, dan komen die onder dit blok.

Overzicht

In het blok Overzicht zie je wat er aan de bestelling gekoppeld is. Met het plusteken maak je meteen iets nieuws vanuit de bestelling:

Aankoopfacturen: maak de aankoopfactuur van deze bestelling aan.
Stockwijziging: boek wat je ontvangen hebt in je voorraad. Robaws vult de aantallen in die nog niet ontvangen zijn.
Werkbonnen: maak een werkbon aan vanuit de bestelling.
Interne Leveringsbon (enkel bij een bestelling): maak een interne bestelling met wat je ontvangen hebt, bijvoorbeeld om het naar de werf te brengen.
Afroepbestellingen (bij een bestelling en een afroep): laat een deel van de bestelling leveren.

Tabbladen

Items

Hier staan de lijnen van de bestelling. Werk je met een inleiding en een slot, dan staan die boven en onder de lijnen. Welke kolommen je ziet, hangt af van het type en van je instellingen.

Opmerkingen

Opmerkingen gebruik je om intern te communiceren over deze bestelling en als geheugensteun.

Bestanden

Hier voeg je bestanden toe die bij deze bestelling horen, bijvoorbeeld de orderbevestiging van je leverancier.

Taken

Zoals in alle modules kan je ook vanuit de bestelling een taak aanmaken.

Historiek

(enkel bij een bestelling, als je met de goedkeuringsflow werkt) Wie de bestelling wanneer goedkeurde, weigerde of in wacht zette.

Ontvangen en factureren

Zodra je leverancier levert, registreer je wat je ontvangen hebt. Werk je met voorraad, dan doe je dat met een stockwijziging via het plusteken naast 'Stockwijziging' in het blok Overzicht. Werk je zonder voorraad, dan vul je op de lijnen zelf in hoeveel je ontvangen hebt. Komt de aankoopfactuur binnen, dan koppel je ze aan de bestelling. Hoe dat precies werkt, lees je in Hoe bestel ik materiaal bij een leverancier, van bestelbon tot aankoopfactuur?

Wordt een deel van een bestelling nooit geleverd? Vink dan Beschouw als voltooid aan. Wat nog openstaat, telt dan niet meer mee als backorder. Wat je al ontving en de kolom Stockwijziging veranderen niet.

Bestellingen in de nacalculatie

Niet elk type telt op dezelfde manier mee in de nacalculatie van je project:

Type	In de nacalculatie
Bestelling, OA	Als bestelde kost. Robaws gebruikt ze voor de verwachte kost zolang de aankoopfactuur nog niet geboekt is. De aankoopfactuur telt als echte kost.
Intern	Als gerealiseerde kost: het materiaal komt uit je eigen voorraad. Robaws rekent met het aantal of met wat geleverd is, volgens de instelling Strategie nacalculatie interne bestellingen. Een interne bestelling die materiaal naar een andere stocklocatie verplaatst, telt niet mee.
Afroep, Huur, Transport	Telt niet mee. Bij een afroep telt de bestelling waarop de afroep gebaseerd is.

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Voor de meeste actieknoppen in het overzicht vink je eerst links de bestellingen aan waarop je de actie wil uitvoeren.

Actieknop	Uitleg
Toevoegen	Maak een nieuwe bestelling aan vanuit een template, of een afroep, zie Een nieuwe bestelling aanmaken.
Dupliceren	Maak een nieuwe bestelling op basis van de geselecteerde bestelling. Selecteer daarvoor precies één bestelling. Een afroep kan je niet dupliceren.
Snel bestellen	Open het venster Snel bestellen zonder voorstel, om zelf artikelen te zoeken en te bestellen.
Huur	Open de verhuurplanning: per week alle gehuurde materieel en wanneer de huur start en stopt. Zie Hoe huur ik materieel bij een leverancier met een huurbestelling? Je ziet deze knop niet op een klein scherm.
Excel	Exporteer de bestellingen uit het overzicht naar Excel.
Verwijderen, Archiveren, Vergrendelen	Zie de uitleg in de tabel hieronder.

Op de bestelfiche

Bovenaan de bestelfiche staat een rij actieknoppen. De naam van een actieknop verschijnt zodra je er met je muis over zweeft. Niet elke knop staat bij elk type.

Actieknop	Uitleg
Pdf	Bekijk de pdf van de bestelling. Via het uitklaplijstje kies je een van de pdf-templates van dat type.
E-mail	Stuur de bestelling naar je leverancier met een e-mailtemplate van dat type. Via Verzonden e-mails zie je welke mails al verstuurd zijn.
Verzenden via webshop	(bij een bestelling, als je leverancier een webshopkoppeling heeft) Stuur de bestelling rechtstreeks naar de webshop van je leverancier. Zie Hoe bestel ik rechtstreeks bij mijn leverancier via de webshop?
DICO	(bij een bestelling, als je leverancier met DICO werkt) Stuur de bestelling via DICO naar je leverancier.
Snel bestellen	(bij een interne bestelling) Bestel wat op de interne bestelling staat bij je leveranciers.
Standaard documenten	Maak een standaard document op vanuit de bestelling.
Wijzig nummer	Geef deze bestelling een ander nummer. Zie Hoe wijzig ik een document nummer? Een afroep volgt altijd het nummer van zijn bestelling.
Verwijderen	De bestelling verdwijnt uit de overzichten. Gebruik dit voor een foutief aangemaakte bestelling. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Archiveren	De bestelling verdwijnt uit de overzichten, maar blijft gekoppeld aan het project, de stockwijzigingen en de aankoopfacturen. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Vergrendelen	De bestelling kan niet meer gewijzigd worden. Meer uitleg in Vergrendelen.
Audit log	(zichtbaar voor beheerders) De historiek van het ophalen en opslaan van de bestelling.

Zie je Verwijderen, Archiveren of Vergrendelen niet? Dan heeft je gebruikersrol geen recht om bestellingen aan te passen of te verwijderen. Gearchiveerde en verwijderde bestellingen vind je terug via de geavanceerde filters in het overzicht.

Bijgewerkt op: 05/11/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!