Leveranciers | Algemeen

Een goede leveranciersfiche is de basis voor je bestellingen, prijsaanvragen en aankoopfacturen. Je vindt er alles wat je over een leverancier moet weten: zijn contactgegevens, zijn contactpersonen, zijn betaalvoorwaarde en een overzicht van alles wat je bij hem bestelde of van hem ontving. Ook je onderaannemers en je bouwpartners, zoals een architect, maak je aan als leverancier. De module leveranciers zit in de licenties Starter, Go en Pro. Je geeft een gebruiker toegang via de rechten op leveranciers in zijn gebruikersrol.

Antwoorden op veelgestelde vragen vind je in de leveranciers-FAQ.

Navigeer snel naar:

het overzicht van de leveranciers
een nieuwe leverancier aanmaken
de leveranciersfiche en haar velden
de verschillende tabbladen
de actieknoppen

Overzichtsscherm

Het overzicht van de leveranciers kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren. Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere leveranciers ineens.

Weergaven

Naast de tabelweergave heeft het overzicht van de leveranciers nog twee weergaven:

Kanban: je leveranciers als kaartjes, in een kolom per status.
Kaart: je leveranciers op een kaart, op basis van hun adres.

Een nieuwe leverancier aanmaken

Maak een nieuwe leverancier aan via de actieknop Toevoegen (+) in het overzicht. Robaws vult meteen de taal, de status, het btw-tarief en de betaalvoorwaarde in. Die standaardwaarden bepaal je in de instellingen. Lijkt een nieuwe leverancier sterk op een bestaande, bijvoorbeeld een tweede vestiging? Selecteer die dan in het overzicht en gebruik de actieknop Dupliceren.

Heb je een hele lijst met leveranciers? Dan kan je ze importeren.

De leveranciersfiche

De leveranciersfiche bestaat uit de blokken Leveranciersgegevens, Adres en Overzicht. Daaronder vind je de tabbladen.

Leveranciersgegevens

Tip: vul eerst het BTW Nr in en druk op Enter. Robaws zoekt het nummer op in de Europese VIES-databank en vult de naam en het adres aan. Herkent VIES het nummer niet, dan zijn de gegevens daar onvolledig. Dit werkt enkel voor btw-nummers uit de EU.

Veld	Uitleg
Naam	De naam van de leverancier.
Rechtsvorm	De rechtsvorm van de leverancier, bijvoorbeeld bv of nv.
Taal	De taal waarin je documenten voor deze leverancier opmaakt, zoals je bestelbonnen.
Valuta	(zichtbaar als je met meerdere valuta werkt) De valuta van deze leverancier.
BTW Nr	Het btw-nummer. Klopt het nummer, dan verschijnt een groen vinkje. Bestaat er al een leverancier met dit nummer, dan krijg je een waarschuwing.
KvK-nummer	(enkel bij Nederlandse bedrijven) Het KvK-nummer van de leverancier.
Confidentieel	Vink aan om de aankoopfacturen van deze leverancier standaard confidentieel te maken. Je ziet dit veld enkel als je gebruikersrol alle leveranciers mag zien.
Type	(zichtbaar als je met bouwpartners werkt) Het type bouwpartner, bijvoorbeeld architect. Kies je deze leverancier als bouwpartner op een project, dan neemt Robaws het type over.
Standaard BTW	Het btw-tarief voor de lijnen van deze leverancier.
Grootboekrekening	De grootboekrekening voor de lijnen van de aankoopfacturen van deze leverancier. Heeft het artikel op een lijn een eigen grootboekrekening, dan gebruikt Robaws die. Op de factuurlijn kan je ze nog aanpassen.
Status	De status van de leverancier.
Goedkeuringsaanvraag aankoopfacturen	(zichtbaar als je met de goedkeuringsflow voor aankoopfacturen werkt) De goedkeuringsflow die elke aankoopfactuur van deze leverancier volgt. Per aankoopfactuur kan je hiervan afwijken.
Goedkeuringsaanvraag bestellingen	(zichtbaar als je met de goedkeuringsflow voor bestellingen werkt) De goedkeuringsflow die elke bestelling bij deze leverancier volgt. Per bestelling kan je hiervan afwijken.
Telefoon, Gsm	De algemene nummers van de leverancier. Nummers van personen vul je in bij de contacten.
E-mail	Het algemene e-mailadres. Robaws gebruikt het als er op een bestelling geen contactpersoon gekozen is.
Planning e-mail	Vul dit enkel in als de planning naar een ander e-mailadres moet dan het algemene.
Website	De website van de leverancier.
Bankrekening, BIC	Het rekeningnummer van de leverancier. Zonder bankrekening kan je zijn aankoopfacturen niet in een betaalbestand opnemen. De BIC is niet verplicht, maar vul je hem in, dan moet hij geldig zijn.
G-rekening	(enkel bij Nederlandse leveranciers) De G-rekening van de leverancier, met de BIC.
OA Portaal URL	Voor een onderaannemer: klik op de vernieuwknop om een unieke link naar het OA-portaal te maken en geef die aan je onderaannemer. Daar ziet hij de prestaties van zijn werknemers voor jouw bedrijf. Met de wereldbol open je de link. Maak je een nieuwe link aan, dan werkt de vorige niet meer.
Opmerkingen voor facturatie	Interne informatie die je ziet bij het controleren van een aankoopfactuur van deze leverancier, bijvoorbeeld een afgesproken korting. Je leverancier ziet dit niet.
Bestelling info	Tekst die op elke bestelbon voor deze leverancier komt, bijvoorbeeld 'Gelieve ons de leverdatum te bevestigen'.

Werk je met een koppeling met je boekhoudpakket, zoals Exact Online, Billit of QuickBooks, dan zie je onderaan ook een veld om de leverancier aan die van je boekhoudpakket te koppelen. Werk je met extra velden, dan komen die onder dit blok.

Adres

Het adres van de leverancier. Typ je de naam van de leverancier in het zoekveld, dan zoekt Robaws het adres op via Google Maps. Op basis van dit adres toont Robaws de leverancier op de kaart.

Maak je betaalbestanden, vul dan straat, postcode, stad en land volledig in. Zonder volledig adres kan je de aankoopfacturen van deze leverancier niet in een betaalbestand opnemen.

Heeft een leverancier meerdere vestigingen? Maak dan elke vestiging aan als aparte leverancier, met hetzelfde btw-nummer.

Overzicht

Hier zie je de Projecten, Levernota's, Aankoopfacturen, Bestellingen en Prijsaanvragen van deze leverancier. Bij Projecten staan de projecten waarop de leverancier als bouwpartner gekoppeld is. Klik op een module om de documenten te bekijken, of op het plusteken om er meteen een nieuw document voor deze leverancier aan te maken. Modules waar je gebruikersrol geen toegang toe heeft, zie je niet.

Tabbladen

Contacten

Heeft de leverancier meerdere contactpersonen, dan voeg je ze hier toe. Op een bestelling of bij een bouwpartner op een project kies je dan de juiste contactpersoon, zodat Robaws meteen zijn e-mailadres en telefoonnummer gebruikt.

Opmerkingen

Opmerkingen gebruik je om intern te communiceren over deze leverancier en als geheugensteun, bijvoorbeeld wat je bij het laatste telefoongesprek afsprak.

Bestanden

Hier voeg je bestanden toe die bij de leverancier horen, bijvoorbeeld een raamovereenkomst. Bestanden van één bestelling of één project bewaar je op die bestelling of dat project.

Taken

Zoals in alle modules kan je ook vanuit de leveranciersfiche een taak aanmaken.

Financieel

Veld	Uitleg
Betaalvoorwaarde	De betaalvoorwaarde van deze leverancier. Op de aankoopfactuur kan je hiervan afwijken.
Global location number (GLN)	Werk je met de DICO-integratie, dan vul je hier de GLN-code van de leverancier in.

Naast deze velden zie je een grafiek van de aankoopfacturen van deze leverancier in de tijd.

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Voor de meeste actieknoppen in het overzicht vink je eerst links de leverancier(s) aan waarop je de actie wil uitvoeren.

Actieknop	Uitleg
Toevoegen	Maak een nieuwe leverancier aan, zie Een nieuwe leverancier aanmaken.
Dupliceren	Maak een nieuwe leverancier op basis van de geselecteerde leverancier. Selecteer daarvoor precies één leverancier.
E-mail	Stuur een mail naar de geselecteerde leveranciers met een van je e-mailtemplates.
Excel	Exporteer de leveranciers uit het overzicht naar Excel.
Verwijderen, Archiveren, Vergrendelen	Zie de uitleg in de tabel hieronder.

Op de leveranciersfiche

Bovenaan de leveranciersfiche staat een rij actieknoppen. De naam van een actieknop verschijnt zodra je er met je muis over zweeft.

Actieknop	Uitleg
E-mail	Stuur een mail naar de leverancier met een van de e-mailtemplates die je in de instellingen aanmaakte. Via Verzonden e-mails zie je welke mails al verstuurd zijn.
Info	(enkel in Belgische Robaws-omgevingen) Klik op basis van het btw-nummer door naar Check inhoudingsplicht, KBO, Jaarrekeningen, Companyweb en Publicaties staatsblad.
Verwijderen	De leverancier verdwijnt uit de overzichten. Gebruik dit voor een foutief aangemaakte leverancier. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Archiveren	De leverancier verdwijnt uit de overzichten, maar blijft gekoppeld aan bestaande bestellingen, aankoopfacturen, ... Gebruik dit voor leveranciers met wie je niet meer werkt. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Vergrendelen	De gegevens van de leveranciersfiche kunnen niet meer gewijzigd worden. Meer uitleg in Vergrendelen.
Audit log	De historiek van het ophalen en opslaan van de leveranciersfiche.

'Check inhoudingsplicht' opent checkinhoudingsplicht.be met het ondernemingsnummer al ingevuld. Onderaan verschijnt altijd een rode melding: vul de tekst uit de afbeelding in en klik op Controleren om het resultaat te zien.

De website checkinhoudingsplicht.be met het ondernemingsnummer al ingevuld

Zie je Verwijderen, Archiveren of Vergrendelen niet? Dan heeft je gebruikersrol geen recht om leveranciers aan te passen of te verwijderen. Gearchiveerde en verwijderde leveranciers vind je terug via de geavanceerde filters in het overzicht.

Bijgewerkt op: 21/10/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!