Aanspreekvormen en rechtsvormen aanmaken en gebruiken
Via de instellingen kan je aanspreekvormen en rechtsvormen aanmaken en die daarna toevoegen aan een klanten- of leveranciersfiche. Ze zijn vooral van belang voor de briefwisseling en het mailverkeer met de klant of leverancier: ze zorgen ervoor dat je iemand correct aanspreekt (bv. 'Dhr.', 'Mevr.') en dat de juiste juridische vorm (bv. BV, NV) mee op je documenten komt.
- Aanspreekvorm = de manier waarop je iemand aanspreekt (bijvoorbeeld Dhr., Mevr., Dr.).
- Rechtsvorm = de juridische vorm van een onderneming (bijvoorbeeld BV, NV, VOF, eenmanszaak).
Waar vind ik deze instelling?
Ga naar Instellingen > Algemeen en klik in het menu links op Aanspreekvorm & rechtsvormen. Hier beheer je beide lijsten.
Stap 1 – Aanspreekvormen aanmaken
De aanspreekvormen zijn een eenvoudige lijst van woorden. Standaard bevat de lijst dhr. en mevr. Je kan die aanpassen of aanvullen.
- Ga naar Instellingen > Algemeen en klik op Aanspreekvorm & rechtsvormen.
- Typ bij Aanspreekvorm een nieuwe waarde in het veld Toevoegen (bv. Dr., Fam.) en druk op Enter. Een waarde verwijder je met het kruisje.
- Klik op Activeer instellingen.
Stap 2 – Rechtsvormen aanmaken
Een rechtsvorm is uitgebreider dan een aanspreekvorm. Per rechtsvorm stel je in:
- de Naam van de rechtsvorm (bv. BV);
- de Suffix klantnaam: de afkorting die automatisch achter de klantnaam komt op je documenten (bv. Bouwwerken Peeters → Bouwwerken Peeters BV);
- of de rechtsvorm Btw-plichtig, Niet btw-plichtig of Vrijgesteld is. Dit verandert de btw-berekening op je documenten niet. Werk je met de Exact Online-koppeling, dan wordt deze keuze mee doorgestuurd.
- Ga naar Instellingen > Algemeen en klik op Aanspreekvorm & rechtsvormen.
- Klik op Toevoegen en vul in de nieuwe kaart de bovenstaande velden in. Een rechtsvorm verwijder je met het rode vuilbakje.
- Klik op Activeer instellingen.
Stap 3 – Toevoegen aan een klant of leverancier
- Open een klanten- of leveranciersfiche.
- Kies bij de klant de gewenste Titel (de aanspreekvorm) en/of Rechtsvorm.
- Bij een leverancier kan je enkel een Rechtsvorm kiezen; een aanspreekvorm is daar niet beschikbaar.
- Bewaar de fiche.
Gebruik in documenten en e-mails
Op je documenten (offertes, orders, facturen, levernota's, werkbonnen, brieven, ...) toont Robaws de naam automatisch als aanspreekvorm + naam + suffix klantnaam, bv. Dhr. Janssens of Bouwwerken Peeters BV.
In je eigen teksten kan je de gekozen waarden laten verschijnen via vervangingscodes:
- Aanspreekvorm van de klant: ${clientTitle}
- Rechtsvorm (naam) van de klant of leverancier: ${legalForm}
Zo hoef je de aanschrijving en de juridische vorm niet telkens manueel in te typen in je brieven, offertes en e-mails.
Uitgewerkt voorbeeld
Installatiebedrijf Aqua Comfort verstuurt zowel naar particulieren als naar vennootschappen. Ze richten het als volgt in:
- Aanspreekvormen: Dhr., Mevr. en Fam. (voor gezinnen).
- Rechtsvormen: BV (suffix klantnaam: BV, btw-plichtig) en Eenmanszaak (geen suffix, btw-plichtig).
Bij hun klant Bouwwerken Peeters kiezen ze op de fiche de rechtsvorm BV; op de offerte staat dan Bouwwerken Peeters BV. Bij hun particuliere klant Janssens kiezen ze de aanspreekvorm Dhr. en laten ze de rechtsvorm leeg; in de begeleidende e-mail gebruiken ze de aanhef "Geachte ${clientTitle} Janssens". Zo krijgt elke klant automatisch de juiste aanschrijving, zonder handmatig typwerk.
Belangrijk om te weten
- De instellingen onder Instellingen > Algemeen zijn enkel toegankelijk voor gebruikers met beheerdersrechten (admin).
- Een leverancier heeft geen veld voor de aanspreekvorm, enkel voor de rechtsvorm. Een klant heeft beide.
- Op de fiche heet het veld voor de aanspreekvorm Titel: je kiest er één waarde uit de lijst die je in de instellingen hebt opgebouwd.
- Pas je later de lijst met aanspreekvormen aan, dan blijft de waarde op bestaande klantenfiches ongewijzigd.
Bijgewerkt op: 13/10/2026
Dankuwel!