Créer et utiliser des formules d'appel et des formes juridiques

Via les paramètres, vous pouvez créer des formules d'appel et des formes juridiques et les ajouter ensuite à une fiche client ou fournisseur. Elles sont surtout importantes pour la correspondance et les échanges de courriels avec le client ou le fournisseur : elles font en sorte que vous vous adressiez correctement à quelqu'un (par ex. « M. », « Mme ») et que la bonne forme juridique (par ex. SRL, SA) apparaisse sur vos documents.

• Formule d'appel = la manière dont vous vous adressez à quelqu'un (par exemple M., Mme, Dr).
• Forme juridique = la forme juridique d'une entreprise (par exemple SRL, SA, SNC, entreprise individuelle).

Où trouver ce paramètre ?

Allez dans Paramètres > Général et cliquez dans le menu de gauche sur Civilité & Formes juridiques. Vous gérez ici les deux listes.

Étape 1 – Créer des formules d'appel

Les formules d'appel constituent une simple liste de mots. Par défaut, la liste contient dhr. et mevr. (les formules néerlandaises). Vous pouvez les adapter ou en ajouter.

1. Allez dans Paramètres > Général et cliquez sur Civilité & Formes juridiques.
2. Sous Civilité, tapez une nouvelle valeur dans le champ Ajouter (par ex. Dr, Famille) et appuyez sur Entrée. Vous supprimez une valeur avec la petite croix.
3. Cliquez sur Activer paramètres.

Étape 2 – Créer des formes juridiques

Une forme juridique est plus étendue qu'une formule d'appel. Par forme juridique, vous configurez :

• le Nom de la forme juridique (par ex. SRL) ;
• le Suffix nom du client : l'abréviation qui est automatiquement placée derrière le nom du client sur vos documents (par ex. Constructions Peeters → Constructions Peeters SRL) ;
• si la forme juridique est Assujetti à la TVA, Non assujetti à la TVA ou Exempter. Cela ne modifie pas le calcul de la TVA sur vos documents. Si vous travaillez avec la connexion Exact Online, ce choix est transmis avec les données.

1. Allez dans Paramètres > Général et cliquez sur Civilité & Formes juridiques.
2. Cliquez sur Ajouter et complétez les champs ci-dessus dans la nouvelle carte. Vous supprimez une forme juridique avec la corbeille rouge.
3. Cliquez sur Activer paramètres.

Étape 3 – Ajouter à un client ou un fournisseur

1. Ouvrez une fiche client ou fournisseur.
2. Choisissez chez le client le Titre (la formule d'appel) et/ou la Forme juridique souhaités.
3. • Chez un fournisseur, vous pouvez uniquement choisir une Forme juridique ; une formule d'appel n'y est pas disponible.
3. Enregistrez la fiche.

Utilisation dans les documents et les e-mails

Sur vos documents (devis, ordres, factures, bons de livraison, bons de travail, lettres, ...), Robaws affiche automatiquement le nom sous la forme formule d'appel + nom + suffix nom du client, par ex. M. Janssens ou Constructions Peeters SRL.

Dans vos propres textes, vous pouvez faire apparaître les valeurs choisies via les codes de remplacement :

• Formule d'appel du client : ${clientTitle}
• Forme juridique (nom) du client ou du fournisseur : ${legalForm}

Ainsi, vous n'avez pas à taper manuellement à chaque fois la formule d'appel et la forme juridique dans vos lettres, devis et e-mails.

Exemple élaboré

L'entreprise d'installation Aqua Comfort envoie aussi bien à des particuliers qu'à des sociétés. Elle configure cela comme suit :

• Formules d'appel : M., Mme et Famille (pour les ménages).
• Formes juridiques : SRL (Suffix nom du client : SRL, assujettie à la TVA) et Entreprise individuelle (pas de suffixe, assujettie à la TVA).

Chez leur client Constructions Peeters, ils choisissent sur la fiche la forme juridique SRL ; le devis indique alors Constructions Peeters SRL. Chez leur client particulier Janssens, ils choisissent la formule d'appel M. et laissent la forme juridique vide ; dans l'e-mail d'accompagnement, ils commencent par « Cher ${clientTitle} Janssens ». Ainsi, chaque client reçoit automatiquement la bonne formule d'appel, sans saisie manuelle.

Important à savoir

• Les paramètres sous Paramètres > Général sont uniquement accessibles aux utilisateurs disposant de droits d'administrateur (admin).
• Un fournisseur n'a pas de champ pour la formule d'appel ; seule la forme juridique y est disponible. Un client a les deux.
• Sur la fiche, le champ de la formule d'appel s'appelle Titre : vous y choisissez une seule valeur dans la liste que vous avez constituée dans les paramètres.
• Si vous modifiez plus tard la liste des formules d'appel, la valeur sur les fiches clients existantes reste inchangée.

Mis à jour le : 13/10/2026