Aanspreekvormen en rechtsvormen aanmaken en gebruiken

Via de instellingen kan je aanspreekvormen en rechtsvormen aanmaken en die daarna toevoegen aan een klanten- of leveranciersfiche. Ze zijn vooral van belang voor de briefwisseling en het mailverkeer met de klant of leverancier: ze zorgen ervoor dat je iemand correct aanspreekt (bv. 'Dhr.', 'Mevr.') en dat de juiste juridische vorm (bv. BV, NV) mee op je documenten komt.

• Aanspreekvorm = de manier waarop je iemand aanspreekt (bijvoorbeeld Dhr., Mevr., Dr.).
• Rechtsvorm = de juridische vorm van een onderneming (bijvoorbeeld BV, NV, VOF, eenmanszaak).

Waar vind ik deze instelling?

Ga naar Instellingen > Algemeen en klik in het menu links op Aanspreekvorm & rechtsvormen. Hier beheer je beide lijsten.

Stap 1 – Aanspreekvormen aanmaken

De aanspreekvormen zijn een eenvoudige lijst van woorden. Standaard bevat de lijst dhr. en mevr. Je kan die aanpassen of aanvullen.

1. Ga naar Instellingen > Algemeen en klik op Aanspreekvorm & rechtsvormen.
2. Typ bij Aanspreekvorm een nieuwe waarde in het veld Toevoegen (bv. Dr., Fam.) en druk op Enter. Een waarde verwijder je met het kruisje.
3. Klik op Activeer instellingen.

Stap 2 – Rechtsvormen aanmaken

Een rechtsvorm is uitgebreider dan een aanspreekvorm. Per rechtsvorm stel je in:

• de Naam van de rechtsvorm (bv. BV);
• de Suffix klantnaam: de afkorting die automatisch achter de klantnaam komt op je documenten (bv. Bouwwerken Peeters → Bouwwerken Peeters BV);
• of de rechtsvorm Btw-plichtig, Niet btw-plichtig of Vrijgesteld is. Dit verandert de btw-berekening op je documenten niet. Werk je met de Exact Online-koppeling, dan wordt deze keuze mee doorgestuurd.

1. Ga naar Instellingen > Algemeen en klik op Aanspreekvorm & rechtsvormen.
2. Klik op Toevoegen en vul in de nieuwe kaart de bovenstaande velden in. Een rechtsvorm verwijder je met het rode vuilbakje.
3. Klik op Activeer instellingen.

Stap 3 – Toevoegen aan een klant of leverancier

1. Open een klanten- of leveranciersfiche.
2. Kies bij de klant de gewenste Titel (de aanspreekvorm) en/of Rechtsvorm.
3. • Bij een leverancier kan je enkel een Rechtsvorm kiezen; een aanspreekvorm is daar niet beschikbaar.
3. Bewaar de fiche.

Gebruik in documenten en e-mails

Op je documenten (offertes, orders, facturen, levernota's, werkbonnen, brieven, ...) toont Robaws de naam automatisch als aanspreekvorm + naam + suffix klantnaam, bv. Dhr. Janssens of Bouwwerken Peeters BV.

In je eigen teksten kan je de gekozen waarden laten verschijnen via vervangingscodes:

• Aanspreekvorm van de klant: ${clientTitle}
• Rechtsvorm (naam) van de klant of leverancier: ${legalForm}

Zo hoef je de aanschrijving en de juridische vorm niet telkens manueel in te typen in je brieven, offertes en e-mails.

Uitgewerkt voorbeeld

Installatiebedrijf Aqua Comfort verstuurt zowel naar particulieren als naar vennootschappen. Ze richten het als volgt in:

• Aanspreekvormen: Dhr., Mevr. en Fam. (voor gezinnen).
• Rechtsvormen: BV (suffix klantnaam: BV, btw-plichtig) en Eenmanszaak (geen suffix, btw-plichtig).

Bij hun klant Bouwwerken Peeters kiezen ze op de fiche de rechtsvorm BV; op de offerte staat dan Bouwwerken Peeters BV. Bij hun particuliere klant Janssens kiezen ze de aanspreekvorm Dhr. en laten ze de rechtsvorm leeg; in de begeleidende e-mail gebruiken ze de aanhef "Geachte ${clientTitle} Janssens". Zo krijgt elke klant automatisch de juiste aanschrijving, zonder handmatig typwerk.

Belangrijk om te weten

• De instellingen onder Instellingen > Algemeen zijn enkel toegankelijk voor gebruikers met beheerdersrechten (admin).
• Een leverancier heeft geen veld voor de aanspreekvorm, enkel voor de rechtsvorm. Een klant heeft beide.
• Op de fiche heet het veld voor de aanspreekvorm Titel: je kiest er één waarde uit de lijst die je in de instellingen hebt opgebouwd.
• Pas je later de lijst met aanspreekvormen aan, dan blijft de waarde op bestaande klantenfiches ongewijzigd.

Bijgewerkt op: 13/10/2026