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Fournisseurs | Général

Une bonne fiche fournisseur est la base de vos commandes, de vos demandes de prix et de vos factures entrantes. Vous y trouvez tout ce que vous devez savoir sur un fournisseur : ses coordonnées, ses personnes de contact, sa condition de paiement et un aperçu de tout ce que vous lui avez commandé ou reçu de lui. Vos sous-traitants et vos partenaires de construction, comme un architecte, se créent également comme fournisseur. Le module fournisseurs est compris dans les licences Starter, Go et Pro. Vous donnez accès à un utilisateur via les droits sur les fournisseurs dans son rôle d'utilisateur.

Vous trouverez les réponses aux questions fréquentes dans la FAQ fournisseurs.

Naviguez rapidement vers :

l'aperçu des fournisseurs
la création d'un nouveau fournisseur
la fiche fournisseur et ses champs
les différents onglets
les boutons d'action

Écran d'aperçu

Vous pouvez adapter l'aperçu des fournisseurs via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs fournisseurs à la fois.

Vues

Outre la vue tableau, l'aperçu des fournisseurs dispose encore de deux vues :

Kanban : vos fournisseurs sous forme de cartes, dans une colonne par statut.
Carte : vos fournisseurs sur une carte, sur base de leur adresse.

Créer un nouveau fournisseur

Créez un nouveau fournisseur via le bouton d'action Ajouter (+) dans l'aperçu. Robaws complète immédiatement la langue, le statut, le taux de TVA et la condition de paiement. Ces valeurs par défaut, vous les déterminez dans les paramètres. Un nouveau fournisseur ressemble fortement à un fournisseur existant, par exemple un deuxième établissement ? Sélectionnez alors celui-ci dans l'aperçu et utilisez le bouton d'action Dupliquer.

Vous avez toute une liste de fournisseurs ? Alors vous pouvez les importer.

La fiche fournisseur

La fiche fournisseur se compose des blocs Données fournisseur, Adresse et Vue générale. En dessous, vous trouvez les onglets.

Données fournisseur

Astuce : complétez d'abord le Nr. TVA et appuyez sur Entrée. Robaws recherche le numéro dans la banque de données européenne VIES et complète le nom et l'adresse. Si VIES ne reconnaît pas le numéro, les données y sont incomplètes. Ceci ne fonctionne que pour les numéros de TVA de l'UE.

Champ	Explication
Nom	Le nom du fournisseur.
Forme juridique	La forme juridique du fournisseur, par exemple srl ou sa.
Langue	La langue dans laquelle vous établissez les documents pour ce fournisseur, comme vos bons de commande.
Devise	(visible si vous travaillez avec plusieurs devises) La devise de ce fournisseur.
Nr. TVA	Le numéro de TVA. Si le numéro est correct, une coche verte apparaît. S'il existe déjà un fournisseur avec ce numéro, vous recevez un avertissement.
Numéro KvK	(uniquement pour les entreprises néerlandaises) Le numéro KvK du fournisseur.
Confidentiel	Cochez pour rendre les factures entrantes de ce fournisseur confidentielles par défaut. Vous ne voyez ce champ que si votre rôle d'utilisateur peut voir tous les fournisseurs.
Type	(visible si vous travaillez avec des partenaires de construction) Le type de partenaire de construction, par exemple architecte. Si vous choisissez ce fournisseur comme partenaire de construction sur un projet, Robaws reprend le type.
TVA standard	Le taux de TVA pour les lignes de ce fournisseur.
Compte du grand livre	Le compte du grand livre pour les lignes des factures entrantes de ce fournisseur. Si l'article sur une ligne a son propre compte du grand livre, Robaws utilise celui-là. Sur la ligne de facture, vous pouvez encore l'adapter.
Statut	Le statut du fournisseur.
Flux d'acceptation des factures entrantes	(visible si vous travaillez avec le flux d'approbation pour les factures entrantes) Le flux d'approbation que suit chaque facture entrante de ce fournisseur. Par facture entrante, vous pouvez y déroger.
Flux d'acceptation des commandes	(visible si vous travaillez avec le flux d'approbation pour les commandes) Le flux d'approbation que suit chaque commande chez ce fournisseur. Par commande, vous pouvez y déroger.
Téléphone, Téléphone portable	Les numéros généraux du fournisseur. Les numéros de personnes se complètent dans les contacts.
E-mail	L'adresse e-mail générale. Robaws l'utilise si aucune personne de contact n'a été choisie sur une commande.
E-mail de planification	Complétez-le uniquement si la planification doit être envoyée à une autre adresse e-mail que l'adresse générale.
Site web	Le site web du fournisseur.
Compte bancaire, BIC	Le numéro de compte du fournisseur. Sans compte bancaire, vous ne pouvez pas reprendre ses factures entrantes dans un fichier de paiement. Le BIC n'est pas obligatoire, mais si vous le complétez, il doit être valide.
compte G	(uniquement pour les fournisseurs néerlandais) Le compte G du fournisseur, avec le BIC.
URL du portail du sous-traitant	Pour un sous-traitant : cliquez sur le bouton de renouvellement pour créer un lien unique vers le portail des sous-traitants et donnez-le à votre sous-traitant. Il y voit les prestations de ses travailleurs pour votre entreprise. Avec le globe, vous ouvrez le lien. Si vous créez un nouveau lien, le précédent ne fonctionne plus.
Remarques pour la facturation	Information interne que vous voyez lors du contrôle d'une facture entrante de ce fournisseur, par exemple une réduction convenue. Votre fournisseur ne la voit pas.
Informations sur la commande	Texte qui figure sur chaque bon de commande pour ce fournisseur, par exemple 'Veuillez nous confirmer la date de livraison'.

Si vous travaillez avec une connexion avec votre logiciel de comptabilité, comme Exact Online, Billit ou QuickBooks, vous voyez aussi en bas un champ pour lier le fournisseur à celui de votre logiciel de comptabilité. Si vous travaillez avec des champs supplémentaires, ceux-ci apparaissent sous ce bloc.

Adresse

L'adresse du fournisseur. Si vous tapez le nom du fournisseur dans le champ de recherche, Robaws recherche l'adresse via Google Maps. Sur base de cette adresse, Robaws affiche le fournisseur sur la carte.

Si vous créez des fichiers de paiement, complétez entièrement la rue, le code postal, la ville et le pays. Sans adresse complète, vous ne pouvez pas reprendre les factures entrantes de ce fournisseur dans un fichier de paiement.

Un fournisseur a plusieurs établissements ? Créez alors chaque établissement comme fournisseur distinct, avec le même numéro de TVA.

Vue générale

Ici, vous voyez les Projets, Notes de livraison, Factures entrantes, Commandes et Demandes de prix de ce fournisseur. Sous Projets figurent les projets sur lesquels le fournisseur est lié comme partenaire de construction. Cliquez sur un module pour consulter les documents, ou sur le signe plus pour créer immédiatement un nouveau document pour ce fournisseur. Les modules auxquels votre rôle d'utilisateur n'a pas accès, vous ne les voyez pas.

Onglets

Contacts

Si le fournisseur a plusieurs personnes de contact, vous les ajoutez ici. Sur une commande ou pour un partenaire de construction sur un projet, vous choisissez alors la bonne personne de contact, de sorte que Robaws utilise immédiatement son adresse e-mail et son numéro de téléphone.

Remarques

Vous utilisez les remarques pour communiquer en interne sur ce fournisseur et comme aide-mémoire, par exemple ce que vous avez convenu lors du dernier appel téléphonique.

Documents

Ici, vous ajoutez des fichiers qui appartiennent au fournisseur, par exemple un accord-cadre. Les fichiers d'une seule commande ou d'un seul projet se conservent sur cette commande ou ce projet.

Tâches

Comme dans tous les modules, vous pouvez aussi créer une tâche depuis la fiche fournisseur.

Financier

Champ	Explication
Condition de paiement	La condition de paiement de ce fournisseur. Sur la facture entrante, vous pouvez y déroger.
Global location number (GLN)	Si vous travaillez avec l'intégration DICO, vous complétez ici le code GLN du fournisseur.

À côté de ces champs, vous voyez un graphique des factures entrantes de ce fournisseur dans le temps.

Boutons d'action

Dans l'écran d'aperçu

Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche le ou les fournisseur(s) sur le(s)quel(s) vous souhaitez exécuter l'action.

Bouton d'action	Explication
Ajouter	Créez un nouveau fournisseur, voir Créer un nouveau fournisseur.
Dupliquer	Créez un nouveau fournisseur sur la base du fournisseur sélectionné. Sélectionnez pour cela exactement un fournisseur.
E-mail	Envoyez un e-mail aux fournisseurs sélectionnés avec un de vos modèles d'e-mail.
Excel	Exportez les fournisseurs de l'aperçu vers Excel.
Supprimer, Archives, Verrouiller	Voir l'explication dans le tableau ci-dessous.

Sur la fiche fournisseur

En haut de la fiche fournisseur se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris.

Bouton d'action	Explication
E-mail	Envoyez un e-mail au fournisseur avec un des modèles d'e-mail que vous avez créés dans les paramètres. Via E-mails envoyés, vous voyez quels e-mails ont déjà été envoyés.
Info	(uniquement dans les environnements Robaws belges) Sur base du numéro de TVA, accédez directement à Vérifier obligation de retenue, BCE, Comptes annuels, Companyweb et Publications Moniteur belge.
Supprimer	Le fournisseur disparaît des aperçus. Utilisez ceci pour un fournisseur créé par erreur. Plus d'explications dans Archiver et supprimer.
Archives	Le fournisseur disparaît des aperçus, mais reste lié aux commandes, factures entrantes, ... existantes. Utilisez ceci pour les fournisseurs avec lesquels vous ne travaillez plus. Plus d'explications dans Archiver et supprimer.
Verrouiller	Les données de la fiche fournisseur ne peuvent plus être modifiées. Plus d'explications dans Verrouiller.
Journal d'audit	L'historique de la consultation et de l'enregistrement de la fiche fournisseur.

'Vérifier obligation de retenue' ouvre checkinhoudingsplicht.be avec le numéro d'entreprise déjà complété. Un message rouge apparaît toujours en bas : saisissez le texte de l'image et cliquez sur Check pour voir le résultat.

Le site web checkinhoudingsplicht.be avec le numéro d'entreprise déjà complété

Vous ne voyez pas Supprimer, Archives ou Verrouiller ? Dans ce cas, votre rôle d'utilisateur n'a pas le droit de modifier ou de supprimer des fournisseurs. Les fournisseurs archivés et supprimés se retrouvent via les filtres avancés dans l'aperçu.

Mis à jour le : 21/10/2026

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