Créer et utiliser des formules d'appel et des formes juridiques

Via les paramètres, vous pouvez créer des formules d'appel et des formes juridiques et les ajouter ensuite à une fiche client ou fournisseur. Elles sont surtout importantes pour la correspondance et les échanges de courriels avec le client ou le fournisseur : elles font en sorte que vous vous adressiez correctement à quelqu'un (par ex. « Dhr. », « Mevr. ») et que la bonne forme juridique (par ex. BV, NV) apparaisse sur vos documents.

• Formule d'appel = la manière dont vous vous adressez à quelqu'un (par exemple Dhr., Mevr., Dr.).
• Forme juridique = la forme juridique d'une entreprise (par exemple BV, NV, VOF, entreprise individuelle).

Où trouver ce paramètre ?

Vous allez dans Paramètres > Général. En bas de la page, vous trouvez la rubrique Formules d'appel & formes juridiques. Vous gérez ici les deux listes.

Étape 1 – Créer des formules d'appel

Les formules d'appel constituent une simple liste de mots. Par défaut, la liste contient Dhr., Mevr. et Dhr. en Mevr.

1. Allez dans Paramètres > Général et ouvrez la rubrique Formules d'appel & formes juridiques.
2. Ajoutez aux formules d'appel les valeurs souhaitées (par ex. Dr., Prof., Ir.).
3. Enregistrez et cliquez sur Activer paramètres.

Étape 2 – Créer des formes juridiques

Une forme juridique est plus étendue qu'une formule d'appel. Par forme juridique, vous pouvez configurer :

• le nom de la forme juridique (par ex. BV) ;
• le Suffix nom du client (l'abréviation qui est automatiquement placée comme suffixe derrière le nom du client sur vos documents, par ex. Bouwwerken Peeters → Bouwwerken Peeters BV) ;
• si la forme juridique est assujettie à la TVA. Il s'agit d'un marquage informatif qui détermine l'indicateur d'assujettissement à la TVA (et les colonnes associées) ; il ne modifie pas le calcul de la TVA par ligne.

1. Allez dans Paramètres > Général et ouvrez la rubrique Formules d'appel & formes juridiques.
2. Ajoutez une nouvelle forme juridique aux formes juridiques et complétez les champs ci-dessus.
3. Enregistrez et cliquez sur Activer paramètres.

Étape 3 – Ajouter à un client ou un fournisseur

1. Ouvrez une fiche client ou fournisseur.
2. Choisissez chez le client la formule d'appel et/ou la forme juridique souhaitée.
3. • Chez un fournisseur, vous pouvez uniquement choisir une forme juridique ; une formule d'appel n'y est pas disponible.
3. Enregistrez la fiche.

Utilisation dans les documents et les e-mails

Vous pouvez faire apparaître automatiquement les valeurs choisies dans vos textes via les codes de remplacement :

• Formule d'appel du client : ${clientTitle}
• Forme juridique (nom) du client ou du fournisseur : ${legalForm}

Ainsi, vous n'avez pas à taper manuellement à chaque fois la formule d'appel et la forme juridique dans vos courriers, devis et e-mails.

Exemple élaboré

L'entreprise d'installation Aqua Comfort envoie aussi bien à des particuliers qu'à des sociétés. Elle configure cela comme suit :

• Formules d'appel : Dhr., Mevr. et Fam. (pour les familles).
• Formes juridiques : BV (Suffix nom du client : BV, assujettie à la TVA) et Entreprise individuelle (pas de suffixe, assujettie à la TVA).

Chez leur client Bouwwerken Peeters BV, ils choisissent sur la fiche la forme juridique BV ; dans l'e-mail d'accompagnement, ils utilisent l'en-tête « Geachte ${clientTitle} ». Chez leur client particulier monsieur Janssens, ils choisissent la formule d'appel Dhr. et laissent la forme juridique vide. De cette manière, chaque client reçoit automatiquement la bonne formule d'appel, sans travail de saisie manuel.

Important à savoir

• La rubrique Formules d'appel & formes juridiques est uniquement accessible aux utilisateurs disposant de droits d'administrateur (admin).
• Les formules d'appel constituent une liste partagée de valeurs textuelles au niveau de l'environnement. Les formes juridiques constituent une liste distincte avec des champs supplémentaires (Suffix nom du client, assujettissement à la TVA).
• Un fournisseur n'a pas de champ pour la formule d'appel ; seule la forme juridique y est disponible. Un client a les deux.
• La formule d'appel sur la fiche (« Titre ») et la liste des formules d'appel (« Formule d'appel ») vont de pair : sur la fiche, vous choisissez une seule valeur dans la liste que vous avez constituée dans les paramètres.

Mis à jour le : 09/07/2026