Dit artikel is ook beschikbaar in:

Hoe kan ik een aanmaning sturen naar mijn klanten?

Robaws heeft geen aparte aanmaningsmodule. Je bouwt je aanmaningsflow op met drie onderdelen die je één keer instelt: statussen die aangeven of een factuur vervallen is, een standaard document met je aanmaningsbrief, en een e-mailtemplate die die brief meestuurt en de status meteen aanpast.


Daarna is een aanmaning versturen een kwestie van de juiste facturen in je overzicht filteren en de e-mail versturen. Wil je het helemaal uit handen geven, dan laat je een automation het werk doen.


Landspecifiek: Robaws legt geen wettelijke termijnen of kosten op. Wat je bij een laattijdige betaling mag aanrekenen en hoe lang je moet wachten voor je aanmaant, verschilt per land en hangt er ook van af of je aan een consument of aan een onderneming factureert. In België gelden voor facturen aan consumenten strengere regels dan tussen ondernemingen. Stem je aanmaningsflow dus af met je boekhouder.


Statussen klaarzetten


Robaws levert geen statussen mee: je maakt ze zelf aan. Voor een aanmaningsflow werk je met minstens vier statussen.


Welke statussen heb je nodig?


  • verzonden — de factuur ligt bij de klant, de betaaltermijn loopt;
  • vervallen — de vervaldatum is voorbij en er is nog niet betaald;
  • aanmaning — je hebt aangemaand. Werk je met meerdere niveaus, maak dan aanmaning 1, aanmaning 2 en aanmaning 3;
  • betaald — de factuur is voldaan.


Statussen aanmaken


  1. Ga naar instellingen > facturen > statussen.
  2. Klik onderaan in de statuslijst op Toevoegen.
  3. Vul een Naam in en kies een Kleur. Die kleur zie je terug in het overzicht van je facturen.
  4. Herhaal dit voor elke status en bewaar je instellingen.


De vervalinstellingen invullen


In dezelfde kaart statussen vertel je Robaws welke statussen wat betekenen. Voor aanmaningen zijn deze twee velden verplicht:


  • Statussen waarin een factuur kan vervallen — de statussen van waaruit een factuur op vervallen mag springen, bijvoorbeeld in opmaak, verzonden en gelezen.
  • Vervalstatus — de status die Robaws zet zodra de vervaldatum voorbij is, bijvoorbeeld vervallen.


Vul ook Betaaldstatus en Status gedeeltelijk betaald in. Dan verlaat een factuur je aanmaningslijst automatisch zodra je een betaling registreert.


Statussen in de factuurinstellingen


De schrijfwijze moet exact overeenkomen met de naam in je statuslijst, inclusief hoofdletters en spaties. Typ je Vervallen in het veld en heet de status in de lijst vervallen, dan gebeurt er niets.


Tip: in het overzicht van je facturen zet Robaws het aantal dagen tussen de vervaldatum en vandaag achter de status, bijvoorbeeld vervallen (12d). Dat gebeurt enkel bij de statussen die je hierboven hebt ingevuld. Maak van die statussen een apart tabblad en je hebt in één klik je aanmaningslijst.


Een aanmaningsbrief opmaken


De brief zelf maak je als standaard document, zodat je hem later als bijlage aan je e-mail kan hangen.


  1. Ga naar instellingen > facturen > standaard documenten.
  2. Klik op Toevoegen en geef het document een Naam, bijvoorbeeld betalingsherinnering.
  3. Typ je brief in de editor.
  4. Bewaar je instellingen.


Standaard document met de aanmaningsbrief


Werk in die brief met vervangingscodes. Robaws vult ze bij het versturen aan met de gegevens van de factuur, zodat je nooit iets manueel hoeft aan te passen. Dit zijn de handigste voor een aanmaning:


Vervangingscode

Wat Robaws invult

${client}

de naam van de klant

${logicId}

het factuurnummer

${date}

de factuurdatum

${expireDate}

de vervaldatum

${expiredDays}

het aantal dagen tussen de vervaldatum en vandaag

${totalIncBtw}

het totaalbedrag inclusief btw

${totalOpen}

het openstaande bedrag


Tip: gebruik ${totalOpen} in plaats van ${totalIncBtw}. Heeft de klant al een deel betaald, dan vraag je zo enkel het saldo op.


Een e-mailtemplate voor de aanmaning


Met een e-mailtemplate verstuur je de aanmaning zonder elke keer opnieuw een tekst te schrijven.


  1. Ga naar instellingen > facturen > e-mailtemplates.
  2. Klik op Toevoegen en geef de template een Naam, bijvoorbeeld aanmaning 1.
  3. Vul het Onderwerp in. Ook hier mag je vervangingscodes gebruiken, bijvoorbeeld Betalingsherinnering factuur ${logicId}.
  4. Vul Status bij verzenden e-mail aanpassen naar in met aanmaning 1.
  5. Voeg onder Standaard bijlagen de factuur en je aanmaningsbrief toe.
  6. Typ de tekst van de e-mail en bewaar je instellingen.


E-mailtemplate voor de aanmaning


Vergeet Status bij verzenden e-mail aanpassen naar niet. Zonder dat veld blijft de factuur op vervallen staan en zie je in je overzicht niet welke klanten je al aangemaand hebt.


Tip: werk je met drie aanmaningsniveaus, maak dan drie templates. Elke template zet de status een niveau hoger en heeft zijn eigen, wat stroevere toon.


De aanmaning versturen


  1. Open het overzicht van je verkoopfacturen en filter op de status vervallen.
  2. Open de factuur die je wil aanmanen.
  3. Klik bovenaan op de actieknop E-mail. Robaws vult meteen het e-mailadres van de klant in.
  4. Kies je template aanmaning 1. De tekst, de bijlagen en de vervangingscodes worden aangevuld.
  5. Verstuur de e-mail. De status van de factuur springt op aanmaning 1.


Je kan ook in bulk werken: selecteer meerdere facturen in het overzicht en verstuur ze in één keer met dezelfde template.


Aanmaningen automatiseren


Wil je niet elke week je overzicht doorlopen, dan bouw je de flow in een automation:


  • trigger: de status van de factuur wordt vervallen;
  • vertraging: een aantal dagen;
  • actie: verstuur de e-mailtemplate aanmaning 1.


Na de vertraging kijkt Robaws eerst of de trigger nog geldt. Is de factuur intussen betaald, dan staat de status niet meer op vervallen en gaat er geen aanmaning uit. Zet je er nog een tweede en derde stap achter, dan heb je een volledige aanmaningsketen die zichzelf stopt van zodra de klant betaalt.


Afhankelijk van je licentie zijn er een aantal automations inbegrepen: bij Starter minder dan bij Go, en bij Go minder dan bij Pro. Wil je er onbeperkt gebruiken, dan is dat een betalende optie. Contacteer je accountmanager voor meer informatie.


Vragen


Wanneer wordt de status automatisch op vervallen gezet?


Robaws controleert dat elke zes uur. Een factuur krijgt de vervalstatus als de vervaldatum voorbij is, als haar huidige status in Statussen waarin een factuur kan vervallen staat, en als ze niet gearchiveerd of verwijderd is. Creditnota's komen niet in aanmerking. Reken er dus niet op dat de status op de vervaldag zelf al gewijzigd is.


Waarom wijzigt de status van mijn vervallen factuur niet?


Loop deze drie zaken na:


  • Staan er statussen in Statussen waarin een factuur kan vervallen? Is dat veld leeg, dan doet Robaws niets.
  • Is Vervalstatus ingevuld?
  • Is de status in beide velden exact hetzelfde geschreven als in je statuslijst?


Wat gebeurt er als de klant intussen betaalt?


Registreer je een betaling waarmee de factuur volledig voldaan is, dan zet Robaws de status op je Betaaldstatus. Is er maar een deel betaald, dan wordt het je Status gedeeltelijk betaald. In beide gevallen valt de factuur uit je aanmaningslijst en stopt een automation die op vervallen triggert.


Kan ik ook aankoopfacturen laten vervallen?


Ja. Dezelfde velden Statussen waarin een factuur kan vervallen en Vervalstatus staan in instellingen > aankoopfacturen. Ze werken volledig los van je verkoopfacturen, dus je vult ze daar apart in.

Bijgewerkt op: 08/09/2026

Was dit artikel nuttig?

Deel uw feedback

Annuleer

Dankuwel!