Om aanmaningen te sturen is het belangrijk om enkele basisinstelling goed te zetten.

het opmaken van aanmaningsstatussen

Om gemakkelijk in het overzicht te kunnen zoeken op facturen waarop de status op vervallen, aanmaning, betaald, ... staat voeg je de statussen toe in de factuurinstellingen.

Wij raden aan om alvast deze statussen toe te voegen
verzonden
vervallen
aanmaning (evt 1, 2, 3, ...)
betaald



Bijgevolg kan je de statussen toevoegen aan verschillende situatiemomenten (let op: hoofdlettergevoelig, dus status moet identiek op dezelfde manier geschreven worden). 'Statussen waarin een factuur kan vervallen' en 'vervalstatus' moeten zeker ingevuld worden om een automatisch overzicht te krijgen op betalingen die te laat zijn.

Het opmaken van een standaard aanmaningsbrief

In de instellingen van facturen helemaal onderaan kan je een standaard document opmaakt die je telkens toevoegt aan je e-mail template om een aanmaning te versturen.

Voorbeeld van een brief:



Door het werken met vervangingscodes zoals ${totalIncBtw} worden telkens de gegevens van de factuur die je verstuurt automatisch aangevuld.

Het opmaken van een e-mailtemplate

Bij de factuur instelling maak je een e-mailtemplate om een aanmaning te versturen naar de klant.



Voeg hier de standaard aanmaningsbrief toe die je zopas hebt aangevuld.

Vergeet niet om de 'status bij verzenden e-mail aanpassen naar' in te vullen met 'aanmaning'

Het versturen van een aanmaning

Als je in het overzicht een factuur tegenkomt die op 'vervallen' staat is het tijd om deze klant aan te manen.
Wanneer je in de factuur fiche staat en je drukt op het e-mail icoon vind je de template die je zopas hebt aangemaakt terug.
Je stuurt deze e-mail en als de instelling goed werd uitgevoerd komt de status op 'aanmaning' te staan.

Bijgewerkt op: 21/11/2022