Wie kann ich eine Mahnung an meine Kunden senden?

Mit Robaws hast du volle Kontrolle über deine Rechnungen und Zahlungserinnerungen. Dank eines klaren, visuell strukturierten Überblicks siehst du auf einen Blick den Status all deiner Rechnungen – ob bezahlt, offen oder verfallen.

Mit nur wenigen Klicks erstellst und versendest du Mahnungen direkt aus dem System an deine Kunden. Spare Zeit und Stress, indem du Mahnungen automatisierst und jederzeit den Überblick über deine Finanzen behältst.

Die einfache Handhabung der Mahnfunktion in Robaws sorgt dafür, dass keine Rechnung übersehen wird und Zahlungen schneller bei dir eintreffen.

1. Überprüfen und Anpassen der Mahnungsstatus

Standardmäßig bietet Robaws die folgenden Status an:

• gesendet
• überfällig
• Mahnung (1, 2, 3, ...)
• bezahlt

Falls du die Namen dieser Status anpassen möchten, musst du sicherstellen, dass die entsprechenden Felder ebenfalls korrekt angepasst werden.

Schritte:

1. Gehe in die ** Rechnungseinstellungen **.

2. Überprüfe die Standard-Status und passe sie nach Bedarf an.

3. Wenn du Änderungen vornimmst, stelle sicher, dass die Statusnamen in den Feldern „Status, in denen eine Rechnung überfällig sein kann“ und „Status wenn überfällig“ ebenfalls geändert werden.

2. Erstellen eines Standard-Mahnschreibens

Erstelle ein Standard-Mahnschreiben-Dokument, das du in deinen E-Mail-Vorlagen verwenden kannst, um Kunden schnell und einfach zu mahnen.

Schritte:

1. Gehe in die Rechnungseinstellungen und scrolle nach unten.

2. Erstelle ein Standarddokument für das Mahnschreiben.

3. Verwende Platzhalter wie ${totalIncBtw}, um Rechnungsdaten automatisch in das Dokument einzufügen.

3. Erstellen einer E-Mail-Vorlage für Mahnungen

Erstelle eine E-Mail-Vorlage, die das Mahnschreiben enthält, um die Mahnung an deine Kunden zu versenden.

Schritte:

1. Gehe in die Rechnungseinstellungen.

2. Erstelle eine neue E-Mail-Vorlage.

3. Füge das zuvor erstellte Mahnschreiben in die Vorlage ein.

4. Setze das Feld „Status bei Senden der E-Mail anpassen auf“ auf „erste Mahnschreiben“.

4. Versenden einer Mahnung

Wenn eine Rechnung den Status „überfällig“ hat, ist es an der Zeit, eine Mahnung zu senden.

Schritte:

1. Öffne die Übersicht und suche nach Rechnungen mit dem Status „überfällig“.

2. Klicke in der Rechnungsansicht auf das E-Mail-Symbol.

3. Wähle die erstellte E-Mail-Vorlage aus.

4. Sende die E-Mail. Wenn alles richtig eingestellt ist, wird der Status der Rechnung automatisch auf „erste Mahnschreiben“ geändert.

Mit Robaws gestaltest du das Mahnwesen effizienter und stressfreier. Automatisiere deine Mahnungen, halte Kunden zur pünktlichen Zahlung an und spare wertvolle Zeit, während du den Überblick über deine Finanzen bewahrst.

Aktualisiert am: 07/04/2026