Comment envoyer un rappel de paiement à mes clients ?

Robaws n'a pas de module de rappel distinct. Vous construisez votre flux de rappel avec trois éléments que vous configurez une seule fois : des statuts qui indiquent si une facture est expirée, un document standard contenant votre lettre de rappel, et un modèle d'e-mail qui joint cette lettre et adapte immédiatement le statut.

Ensuite, envoyer un rappel se résume à filtrer les bonnes factures dans votre vue générale et à envoyer l'e-mail. Si vous souhaitez vous en décharger complètement, laissez une automation faire le travail.

Préparer les statuts

Robaws ne fournit pas de statuts : vous les créez vous-même. Pour un flux de rappel, vous travaillez avec au moins quatre statuts.

De quels statuts avez-vous besoin ?

• envoyé — la facture est chez le client, le délai de paiement court ;
• expiré — la date d'échéance est dépassée et le paiement n'est pas encore arrivé ;
• rappel — vous avez envoyé un rappel. Si vous travaillez avec plusieurs niveaux, créez rappel 1, rappel 2 et rappel 3 ;
• payé — la facture est acquittée.

Créer les statuts

1. Allez dans paramètres > factures > statuts.
2. Cliquez en bas de la liste des statuts sur Ajouter.
3. Complétez un Nom et choisissez une Couleur. Vous retrouvez cette couleur dans la vue générale de vos factures.
4. Répétez ceci pour chaque statut et enregistrez vos paramètres.

Compléter les paramètres d'expiration

Dans la même carte statuts, vous indiquez à Robaws la signification de chaque statut. Pour les rappels, ces deux champs sont indispensables :

• Statuts où une facture peut expirer — les statuts à partir desquels une facture peut passer à expiré, par exemple établissement, envoyé et lu.
• Statut d'expiration — le statut que Robaws attribue dès que la date d'échéance est dépassée, par exemple expiré.

Complétez également Statut payé et Statut partiellement payée. Ainsi, une facture quitte automatiquement votre liste de rappels dès que vous enregistrez un paiement.

Établir une lettre de rappel

Vous créez la lettre elle-même comme document standard, afin de pouvoir la joindre plus tard à votre e-mail.

1. Allez dans paramètres > factures > documents standards.
2. Cliquez sur Ajouter et donnez un Nom au document, par exemple rappel de paiement.
3. Tapez votre lettre dans l'éditeur.
4. Enregistrez vos paramètres.

Utilisez des codes de remplacement dans cette lettre. Robaws les complète à l'envoi avec les données de la facture, de sorte que vous ne devez jamais rien adapter manuellement. Voici les plus utiles pour un rappel :

Un modèle d'e-mail pour le rappel

Avec un modèle d'e-mail, vous envoyez le rappel sans devoir rédiger un texte à chaque fois.

1. Allez dans paramètres > factures > modèle d'e-mail.
2. Cliquez sur Ajouter et donnez un Nom au modèle, par exemple rappel 1.
3. Complétez l'Objet. Ici aussi, vous pouvez utiliser des codes de remplacement, par exemple Rappel de paiement facture ${logicId}.
4. Complétez Statut lors de l'envoi email adapter à avec rappel 1.
5. Ajoutez la facture et votre lettre de rappel sous Annexes standards.
6. Tapez le texte de l'e-mail et enregistrez vos paramètres.

Envoyer le rappel

1. Ouvrez la vue générale de vos factures de vente et filtrez sur le statut expiré.
2. Ouvrez la facture pour laquelle vous voulez envoyer un rappel.
3. Cliquez en haut sur le bouton d'action E-mail. Robaws complète immédiatement l'adresse e-mail du client.
4. Choisissez votre modèle rappel 1. Le texte, les annexes et les codes de remplacement sont complétés.
5. Envoyez l'e-mail. Le statut de la facture passe à rappel 1.

Vous pouvez aussi travailler en masse : sélectionnez plusieurs factures dans la vue générale et envoyez-les en une fois avec le même modèle.

Automatiser les rappels

Si vous ne voulez pas parcourir votre vue générale chaque semaine, intégrez le flux dans une automation :

• déclencheur : le statut de la facture devient expiré ;
• délai : un certain nombre de jours ;
• action : envoyer le modèle d'e-mail rappel 1.

Après le délai, Robaws vérifie d'abord si le déclencheur s'applique encore. Si la facture a été payée entre-temps, le statut n'est plus expiré et aucun rappel n'est envoyé. Ajoutez-y une deuxième et une troisième étape et vous obtenez une chaîne de rappels complète qui s'arrête d'elle-même dès que le client paie.

Questions

Quand le statut passe-t-il automatiquement à expiré ?

Robaws contrôle cela toutes les six heures. Une facture reçoit le statut d'expiration si la date d'échéance est dépassée, si son statut actuel figure dans Statuts où une facture peut expirer, et si elle n'est ni archivée ni supprimée. Les notes de crédit n'entrent pas en ligne de compte. Ne comptez donc pas sur un changement de statut le jour de l'échéance même.

Pourquoi le statut de ma facture expirée ne change-t-il pas ?

Vérifiez ces trois points :

• Y a-t-il des statuts dans Statuts où une facture peut expirer ? Si ce champ est vide, Robaws ne fait rien.
• Le champ Statut d'expiration est-il complété ?
• Le statut est-il écrit exactement de la même manière dans les deux champs que dans votre liste de statuts ?

Que se passe-t-il si le client paie entre-temps ?

Si vous enregistrez un paiement qui acquitte entièrement la facture, Robaws attribue votre Statut payé. Si une partie seulement est payée, la facture reçoit votre Statut partiellement payée. Dans les deux cas, la facture quitte votre liste de rappels et une automation déclenchée sur expiré s'arrête.

Puis-je aussi faire expirer des factures d'achat ?

Oui. Les mêmes champs Statuts où une facture peut expirer et Statut d'expiration se trouvent dans paramètres > factures d'achat. Ils fonctionnent totalement indépendamment de vos factures de vente, vous les complétez donc séparément.

Mis à jour le : 08/09/2026