Paiements

Dans Robaws, les paiements peuvent être enregistrés de différentes manières. Vous pouvez comptabiliser un paiement manuellement ou l'enregistrer via une intégration.
Les différentes possibilités sont expliquées ci-dessous.

1. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité avec lequel nous avons une liaison API, nous recommandons d'utiliser cette intégration pour initier et recevoir les paiements. Cela permet de synchroniser les paiements sortants et entrants dans Robaws, ce qui apure ces factures.
2. Si vous n'utilisez pas un tel logiciel de comptabilité, vous pouvez établir une liaison avec une banking-platform (Ponto, Codabox) avec laquelle Robaws a une liaison API. Cela permet de synchroniser les paiements sortants et entrants dans Robaws, ce qui apure ces factures.
3. Si vous ne travaillez pas via une intégration, vous pouvez, pour les paiements sortants, initier un fichier de paiement depuis Robaws. Toutes les informations pour un paiement sont reprises dans le fichier de paiement. Vous pouvez charger ce fichier dans votre application bancaire pour effectuer le paiement.
4. Enfin, un paiement peut aussi être enregistré manuellement dans Robaws.

Naviguez rapidement vers la partie concernant :

• Les paiements via le logiciel de comptabilité, p. ex. Exact Online, Octopus, Yuki, ...
• Les paiements via une banking-platform, p. ex. Ponto, Codabox
• Les paiements via un fichier de paiement
• Enregistrer les paiements manuellement
• Consulter l'historique des paiements
• Les paiements avec réduction financière

Les paiements via le logiciel de comptabilité

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité avec lequel nous avons une liaison API, il est souvent possible de synchroniser les paiements entrants et sortants afin que Robaws soit toujours à jour. Ce qui est possible par logiciel de comptabilité se trouve dans l'aperçu des liaisons comptables.

Paiements entrants

Dès que vous avez transféré la facture de vente vers le logiciel de comptabilité, il y a une synchronisation entre les deux logiciels. Cela signifie que les factures qui sont apurées dans le système comptable reçoivent un statut adapté dans Robaws, p. ex. « payé ».

Paiements sortants

Vous pouvez envoyer la facture d'achat vers le logiciel de comptabilité pour effectuer le paiement à partir de là. Grâce au retour automatique du logiciel de comptabilité vers Robaws, le statut des factures d'achat dans Robaws est adapté dès que le paiement a été initié.

Fonctionnement et possibilités par logiciel de comptabilité

Chaque logiciel de comptabilité a une liaison API distincte et une manière de travailler distincte. Indépendamment de cela, il est important que la liaison soit correctement établie, et que les paramètres soient correctement configurés aussi bien dans Robaws que dans le logiciel de comptabilité.

Consultez via cette vue générale les détails qui s'appliquent à chaque logiciel de comptabilité.

Les paiements via une banking-platform

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité avec lequel il n'y a pas de liaison, mais que vous souhaitez tout de même que les paiements de vos factures et factures d'achat soient automatiquement enregistrés dans Robaws, vous pouvez établir une liaison avec une banking-platform telle que Ponto ou Codabox. C'est une manière économique et simple de gagner beaucoup de temps et d'éviter les erreurs.

Paiements entrants

Robaws essaie de lier lui-même chaque paiement entrant à la bonne facture. Cela se fait par étapes :

1. Sur la communication. Robaws recherche les factures sur base de la communication structurée. S'il en trouve exactement une, le paiement est immédiatement apuré et vous le voyez dans l'historique des paiements de cette facture.
2. Sur l'IBAN et le nom. Si plusieurs factures correspondent à la même communication, Robaws utilise le numéro de compte et le nom de la contrepartie pour trouver la bonne. S'il n'en reste qu'une, elle est apurée. Attention : le nom et le numéro de compte doivent correspondre exactement à ce qui figure sur le client ou le fournisseur — une banque qui écrit « SPRL » autrement ne donnera pas de correspondance.
3. Une notification. S'il reste malgré tout plusieurs candidates, toute personne disposant des droits d'administrateur reçoit la notification « Le paiement n'a pas pu être rapproché automatiquement », avec les numéros des factures qui entraient en ligne de compte. Cette notification n'apparaît qu'une seule fois par transaction bancaire.

Un paiement qui n'a pas été lié automatiquement, vous le liez manuellement à une facture.

1. Allez dans la vue générale des factures et cliquez en haut sur le signe « € ».
2. Vous y retrouvez toutes les transactions bancaires et vous pouvez voir immédiatement lesquelles n'ont pas été liées automatiquement à une facture.
3. Ouvrez la transaction bancaire souhaitée et liez-y la facture correcte.

Paiements sortants

Les paiements sortants peuvent également être effectués via Ponto ou Codabox. Sélectionnez les factures d'achat dans la vue générale et cliquez en haut sur l'icône « payer les factures d'achat ». Vous avez alors le choix soit d'exporter un fichier de paiement, soit de payer via Ponto / Codabox.

Les paiements via un fichier de paiement

Vous pouvez choisir de payer plusieurs factures d'achat ensemble à l'aide d'un fichier de paiement.

Dès que ce fichier de paiement a été créé, ces factures reçoivent le statut configuré sous « statut après initiation du fichier de paiement ». Si ce statut est identique au statut configuré sous « statut payé », le système enregistrera automatiquement un paiement pour le montant total de la facture.
Le programme part du principe que, après la création du fichier de paiement, le paiement sera correctement effectué et que les factures sont donc entièrement payées.

Enregistrer les paiements manuellement

Vous pouvez enregistrer les paiements manuellement sur la facture de vente ou d'achat, en modifiant le statut ou en enregistrant simplement le paiement.

Modifier le statut

Vous modifiez le statut en « payé » : dans ce cas, la totalité du solde ouvert sera enregistrée comme paiement et sera désormais modifiée à 0 €.

Enregistrement simple

Vous enregistrez un paiement simple en cliquant sur le solde ouvert. Cliquez sur « enregistrement simple », choisissez un type de paiement et remplissez le montant.

Il existe 3 types de paiements qui peuvent être enregistrés :

1. Paiement : un paiement ordinaire de la facture ;
2. Différence de paiement : la différence entre le paiement effectif et le montant de la facture, qui peut être comptabilisée comme différence de paiement (si le client paie trop, différence de paiement positive / si le client paie trop peu, différence de paiement négative). Vous l'utilisez uniquement si vous acceptez la différence de paiement. Si vous voulez voir la facture entièrement comme payée, vous devrez encore établir une facture supplémentaire pour le (petit) montant restant.
3. Réduction financière accordée : lorsqu'il y a une réduction financière sur la facture et que le système ne l'a pas enregistrée automatiquement.

Consulter l'historique des paiements enregistrés

Si vous regardez dans la vue générale des factures, vous ne voyez que le montant qui est encore ouvert. Cependant, lorsque vous voulez consulter quels paiements ont déjà été enregistrés, à quelle date et avec quel utilisateur, vous pouvez le faire en ouvrant la facture et en cliquant sur le montant ouvert.
Vous obtenez alors l'écran ci-dessous sur lequel vous pouvez consulter combien a déjà été payé et à quels moments les paiements ont été enregistrés.

Les paiements de factures avec une réduction financière

Si vous souhaitez enregistrer un paiement d'une facture avec une réduction financière, le système enregistrera automatiquement la réduction financière si le paiement tombe dans le délai correct.
Si le paiement n'a pas été enregistré à temps dans le système, mais qu'il y a tout de même droit à la réduction, vous pouvez toujours l'enregistrer manuellement via un enregistrement simple.

Exemple : ceci est une facture de 1.205,80 € (TVA comprise), sur laquelle s'applique une réduction financière de 20 € en cas de paiement dans les 7 jours. Sur le pdf, nous voyons que le montant avec réduction financière s'élève à 1.185,80 €. Le système affichera automatiquement la réduction de 20 € dans l'aperçu des paiements comme « réduction financière » si le paiement tombe dans les 7 jours.

Mis à jour le : 04/09/2026