Betalingen

In Robaws kunnen betalingen op verschillende manieren geregistreerd worden. Een betaling kan je manueel boeken of kan via een integratie geregistreerd worden.
De verschillende mogelijkheden worden hieronder toegelicht.

1. Als je gebruik maakt van een boekhoudpakket waarmee wij een API-koppeling hebben, raden we aan om van deze integratie gebruik te maken om de betalingen te initiëren en te ontvangen. Dit zorgt ervoor dat uitgaande en inkomende betalingen gesynchroniseerd worden in Robaws, waardoor deze facturen afgepunt worden.
2. Indien je geen gebruik maakt van zo'n boekhoudpakket, kan je een koppeling leggen met een banking-platform (Ponto, Codabox) waarmee Robaws een API-koppeling heeft. Dit zorgt ervoor dat uitgaande en inkomende betalingen gesynchroniseerd worden in Robaws, waardoor deze facturen afgepunt worden.
3. Indien je niet via een integratie werkt, kan je voor uitgaande betalingen een betaalbestand initiëren vanuit Robaws. Op het betaalbestand wordt alle informatie voor een betaling opgenomen. Dit bestand kan je inladen in je bankapplicatie om de betaling uit te voeren.
4. Tot slot kan een betaling ook manueel geregistreerd worden in Robaws.

Navigeer snel naar het onderdeel over:

• Betalingen via het boekhoudpakket, vb Exact Online, Octopus, Yuki, ...
• Betalingen via een banking-platform, vb Ponto, Codabox
• Betalingen via een betaalbestand
• Betalingen manueel registreren
• Historiek van de betalingen raadplegen
• Betalingen met financiële korting

Betalingen via het boekhoudpakket

Als je gebruik maakt van een boekhoudpakket waarmee wij een API-koppeling hebben, is het vaak mogelijk om de inkomende en uitgaande betalingen te synchroniseren zodat Robaws altijd up to date is. Wat er per boekhoudpakket mogelijk is, vind je in het overzicht van de boekhoudkoppelingen.

Inkomende betalingen

Zodra je de verkoopfactuur naar het boekhoudpakket hebt doorgestuurd, is er een synchronisatie tussen beide pakketten. Dit betekent dat de facturen die in het boekhoudsysteem afgepunt worden, in Robaws een aangepaste status krijgen, vb 'betaald'.

Uitgaande betalingen

Je kan de aankoopfactuur versturen naar het boekhoudpakket om van daaruit de betaling uit te voeren. Door de automatische terugkoppeling vanuit het boekhoudpakket naar Robaws, wordt de status van de aankoopfacturen in Robaws aangepast zodra de betaling werd geïnitieerd.

Werking en mogelijkheden per boekhoudpakket

Elk boekhoudpakket heeft een aparte API koppeling en een aparte manier van werken. Los daarvan is het belangrijk dat de koppeling correct gelegd is, en dat de instellingen zowel in Robaws als in het boekhoudpakket juist zijn ingesteld.

Raadpleeg via dit overzicht de details die voor elk boekhoudpakket van toepassing zijn.

Betalingen via een banking-platform

Indien je gebruik maakt van een boekhoudpakket waarmee er geen koppeling is, maar je wenst toch dat de betalingen van je facturen en aankoopfacturen automatisch geregistreerd worden in Robaws, kan je een koppeling leggen met een banking-platform zoals Ponto of Codabox. Dit is een budgetvriendelijke en eenvoudige manier om heel wat tijd te besparen en fouten te vermijden.

Inkomende betalingen

Robaws probeert elke binnenkomende betaling zelf aan de juiste factuur te koppelen. Dat gebeurt in stappen:

1. Op de mededeling. Robaws zoekt facturen op basis van de gestructureerde mededeling. Vindt hij er precies één, dan is de betaling meteen afgepunt en zie je ze in de betalingshistoriek van die factuur.
2. Op IBAN en naam. Passen er meerdere facturen bij dezelfde mededeling, dan gebruikt Robaws het rekeningnummer en de naam van de tegenpartij om de juiste eruit te halen. Blijft er dan één over, dan wordt die afgepunt. Let op: naam en rekeningnummer moeten exact overeenkomen met wat er op de klant of leverancier staat — een bank die 'BVBA' anders schrijft, levert geen match op.
3. Een melding. Blijven er ook daarna meerdere kandidaten over, dan krijgt iedereen met beheerdersrechten de melding 'Banktransactie kon niet automatisch worden gekoppeld', met daarin de factuurnummers die in aanmerking kwamen. Die melding komt één keer per banktransactie.

Er is één geval waarin Robaws bewust níét afpunt, ook al is er maar één kandidaat: wanneer het gevonden document het openstaand bedrag zou verhogen in plaats van verlagen. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een creditnota of een negatieve verkoopfactuur dezelfde gestructureerde mededeling draagt als een ontvangen betaling. De transactie blijft dan open staan en de beheerder krijgt een melding dat ze wel overeenkwam met een factuur, maar niet automatisch werd afgepunt. Jij beslist dan zelf of ze alsnog gekoppeld wordt.

Een betaling die niet automatisch gekoppeld werd, koppel je handmatig aan een factuur.

1. Ga naar het overzicht van de facturen en klik bovenaan op de actieknop '€'.
2. Hier vind je alle banktransacties terug en kan je meteen zien welke niet automatisch aan een factuur gelinkt werden.
3. Klik de gewenste banktransactie open en koppel er de correcte factuur aan.

In de keuzelijst bij 'Verkoop toewijzen' en 'Aankoop toewijzen' toont Robaws standaard enkel de documenten die de transactie ook effectief kunnen vereffenen — de documenten die het openstaand bedrag verlagen. Vink je onderaan die lijst 'Toon alles' aan, dan verdwijnt die beperking en kan je élke factuur of creditnota kiezen: ook eentje die het openstaand bedrag zou verhogen, en ook eentje die al afgepunt is. De documenten die de transactie wél vereffenen blijven bovenaan staan, zodat de logische keuze de eerste blijft.

Uitgaande betalingen

Ook uitgaande betalingen kunnen via Ponto of Codabox uitgevoerd worden. Selecteer de aankoopfacturen in het overzicht en klik bovenaan op het icoon 'aankoopfacturen betalen'. Je krijgt dan de keuze om ofwel een betaalbestand te exporteren, ofwel om te betalen via Ponto / Codabox.

Betalingen via betaalbestand

Je kan ervoor kiezen om meerdere aankoopfacturen samen te betalen aan de hand van een betaalbestand.

Zodra dit betaalbestand werd aangemaakt, krijgen deze facturen de status die ingesteld is bij 'status na initiëren betaalbestand'. Als deze status dezelfde is als de status ingesteld bij 'status betaald', zal het systeem automatisch een betaling registreren voor het volledige bedrag van de factuur.
Het programma gaat ervan uit dat, na het aanmaken van het betaalbestand, de betaling correct zal uitgevoerd worden en dat de facturen dus volledig betaald zijn.

Betalingen manueel registreren

Je kan betalingen manueel registreren op de verkoop- of aankoopfactuur, door de status te wijzigen of door de betaling eenvoudig te registreren.

Status wijzigen

Je wijzigt de status naar 'betaald': in dit geval zal het volledig openstaand saldo als betaling geregistreerd worden en zal nu naar 0€ gewijzigd worden.

Eenvoudige registratie

Je registreert een eenvoudige betaling door op het openstaand saldo te klikken. Klik op 'eenvoudige registratie' , kies een soort betaling en vul het bedrag in.

Er zijn 3 soorten betalingen die geregistreerd kunnen worden:

1. Betaling: een gewone betaling van de factuur;
2. Betalingsverschil: het verschil tussen de effectieve betaling en het bedrag van de factuur, dat als betalingsverschil weggeboekt mag worden (als de klant te veel betaalt, positief betalingsverschil/ als de klant te weinig betaalt, negatief betalingsverschil). Dit gebruik je enkel als je akkoord gaat met het betalingsverschil. Als je de factuur volledig als betaald wil zien, dan zal je nog een extra factuur moeten opmaken voor het resterende (kleine) bedrag.
3. Toegekende financiële korting: wanneer er op de factuur een financiële korting is en het systeem dit niet automatisch geregistreerd heeft.

Historiek van de geregistreerde betalingen raadplegen

Als je in het overzicht van de facturen kijkt, zie je enkel het bedrag dat nog openstaand is. Wanneer je echter wil raadplegen welke betalingen reeds geregistreerd zijn, op welke datum en met welke gebruiker dan kan dit door de factuur open te klikken en op het openstaand bedrag te klikken.
Je krijgt dan onderstaand scherm waarop je kan raadplegen hoeveel er reeds betaald is en op welke momenten de betalingen geregistreerd werden.

Betalingen van facturen met een financiële korting

Als je een betaling wenst te registreren van een factuur met een financiële korting, dan zal het systeem de financiële korting automatisch registreren indien de betaling binnen de juiste termijn valt.
Indien de betaling niet op tijd in het systeem geregistreerd werd, maar er toch recht is op de korting, kan je dit nog steeds handmatig registreren via een eenvoudige registratie.

Voorbeeld: dit is een factuur van €1.205,80 (incl. btw), waarop 20€ financiële korting geldt indien binnen de 7 dagen betaald wordt. Op de pdf zien we dat het bedrag met financiële korting €1.185,80 bedraagt. Het systeem zal de 20€ korting automatisch in het betalingsoverzicht als 'financiële korting' weergeven indien de betaling binnen de 7 dagen valt.

Bijgewerkt op: 16/09/2026