Betalingen
Binnen Robaws zijn er verschillende manieren om betalingen te gaan registreren. In deze handleiding worden de verschillende mogelijkheden uitgelegd, alsook tips rond de meest ideale flow rond de betalingen.
Je kan betalingen manueel gaan ingeven in Robaws.
Hieronder een uitgewerkt voorbeeld met een factuur van €1.000,00 en daarbij de verschillende stappen die je moet overlopen om een betaling te registreren.
Open de factuur en bekijk het overzicht
Op het overzicht van de factuur kan je zien voor welk bedrag de factuur is, alsook wat het openstaand bedrag is.
Eenvoudige registratie toevoegen
Als je klikt op het bedrag die in het blauw staat naast 'totaal openstaand', krijg je een historie van de betalingen die reeds gebeurd zijn. Je kan hier ook een eenvoudige registratie gaan toevoegen. Als je hiervoor kiest, kan je manueel een betaling gaan toevoegen. Je krijgt in dat geval een nieuw kader waar je het soort betaling, datum, bedrag en eventuele omschrijving kan gaan aanvullen. Druk hierna op registreren en dan zal je deze betaling in het overzicht zien staan. Je zal zien dat het bedrag bij 'totaal betaald' veranderd is naarmate het bedrag die intussen betaald werd.
Er zijn 3 verschillende soorten betalingen:
Betaling: dit is een gewone betaling die je kan registreren
Financiële korting: hiervoor kies je wanneer er op de factuur een financiële korting is en het systeem dit niet automatisch geregistreerd heeft.
Betalingsverschil: kan je gebruiken om een betalingsverschil te registreren (als de klant te veel betaalt, positief betalingsverhaal/als de klant te weinig betaalt, negatief betalingsverschil). Dit gebruik je enkel als je akkoord gaat met het betalingsverschil. Als je de factuur volledig als betaald wil zien, dan zal je nog een extra factuur moeten opmaken voor het resterende (kleine) bedrag.
Historiek van de registraties raadplegen
Als je gewoon in het overzicht kijkt, zie je enkel het bedrag die nog openstaand is. Wanneer je echter wil gaan raadplegen welke betalingen reeds geregistreerd zijn, op welke datum en met welke gebruiker dan kan dit door op het bedrag te klikken.
Je krijgt dan onderstaand scherm waarop je kan raadplegen hoeveel er reeds betaald is en op welke momenten de betalingen geregistreerd werden.
In de laatste update werd een optie voorzien om een correcter zicht te hebben op de analyses in Robaws rekening houdend met de financiële korting op een betaling.
Als je een betaling wenst te registreren van een factuur met een financiële korting, dan zal het systeem de financiële korting automatisch gaan registreren indien de betaling binnen het juiste termijn valt.
Indien de betaling niet op tijd in het systeem geregistreerd werd, maar er toch recht is op de korting, kan je dit nog steeds handmatig registreren via de eenvoudige registraties.
Voor het voorbeeld van de factuur van €1.205,80 (incl. btw) kan je via de pdf zien dat het bedrag met financiële korting €1.185,80 bedraagt. Het systeem zal dit in het betalingsoverzicht als 'financiële korting' gaan weergeven.
Je kan ervoor kiezen een betaling te doen aan de hand van een betaalbestand. Bij het initiëren van de betaling, krijgt de factuur de status die ingesteld is bij de instelling 'status na initiëren betaalbestand'. Als deze status dezelfde is als de status ingesteld bij 'status betaald', zal het systeem automatisch een betaling aanmaken voor het volledige bedrag van de factuur.
Het programma gaat ervan dat, na het nemen van het betaalbestand, er geen handelingen meer moeten gebeuren voor deze factuur en deze volledig betaald is.
De status na initiëren betaalbestand kan je instellen via: instellingen > facturen > status initiëren betaalbestand (belangrijk: schrijfwijze moet exact dezelfde zijn als de betaaldstatus)
Wanneer de betalingen via Ponto of Codabox binnen komen en deze hebben de juiste gestructureerde mededeling, dan zal Robaws deze automatisch kunnen linken aan die factuur en zal je de betaling te zien krijgen in de betalingshistoriek. Deze komen daar te staan onder de soort 'betaling'.
Indien je de betalingen binnen komen, maar niet automatisch gekoppeld worden aan de hand van de gestructureerde mededeling, kan je deze ook handmatig koppelen aan een factuur.
Eens de betaling gekoppeld is aan de factuur, zal je op de factuur ook de betaling te zien krijgen.
Dit doe je via facturen > banktransacties > betaling openen > factuur koppelen
Om betalingen vanuit Exact Online te kunnen registreren is het belangrijk dat de koppeling met Exact Online correct gelegd is (meer informatie hierover: Exact Online).
Wanneer aankoop- of verkoopfacturen verstuurd werden vanuit Robaws naar Exact Online, kunnen de betalingen ook automatisch gesynchroniseerd worden vanuit Exact Online naar Robaws.
Je kan facturen gaan doorsturen daar de factuur te openen in Robaws en daarna op het tempeltje te klikken 'verstuur naar boekhouder'. Eens dit gebeurd is, krijg je de melding dat de factuur verstuurd is naar boekhouder.
Je kan deze factuur dan terugvinden in Exact Online via volgende stappen: boekhouding > boekingen en grootboekrekening > boekingen > overzicht. Naast de juiste periode kan je dan een cijfer zien staan van het aantal facturen in deze periode. Als je op dit cijfer klikt, kan je de factuur in Exact gaan terugvinden.
Afhankelijk van als het een aankoop- of verkoopfactuur is, ga je in Exact Online doorklikken naar de openstaande posten. Dit doe je via verkoop > openstaande posten > overzicht.
In het overzicht van de openstaande posten kan je op basis van relatie gaan zoeken naar de factuur die nog open staat en nog afgepunt moet worden.
Je klikt op 'afpunten' > je gaat naar een nieuw venster waar je de facturen kan gaan afpunten.
Indien de instellingen bij de integratie aanliggen dat Exact Online de afpuntingen mag synchroniseren naar Robaws, zal er op 3 momenten per dag een aanpassing zijn van de statussen. De momenten dat de synchronisatie loopt zijn 10u, 12u en 17u.
Exact Online is de master boven Robaws. Dat wil zeggen dat Exact Online zal bepalen welke status de facturen van Robaws krijgen.
Wanneer er in Exact Online een betaling klaargezet werd, maar deze nog niet doorgevoerd werd, zal Exact Online ook doorgeven aan Robaws dat de factuur afgepunt mag worden. Robaws gaat er in dat geval van uit dat er geen acties meer moeten ondernomen worden voor deze factuur, en dat deze factuur betaald werd.
Als je op het 'totaal openstaand bedrag' klikt, zal je een overzicht krijgen van de betalingen die gebeurd zijn. Je zal hier zien dat er een betaling gebeurd is via Exact Online.
De historiek toont eerdere (eventueel manuele) registraties en eventuele eerdere synchronisaties met Exact Online.
Bij het opmaken van een creditnota zet je geen negatieve bedragen. Robaws zal zelf de bedragen als negatief beschouwen gezien het om een creditnota gaat.
Bij het opmaken van een creditnota zijn er 2 velden die belangrijk kunnen zijn in verband met de link en afpunten tussen creditnota en factuur:
Veld 'betreft factuur': is de factuur waarvoor deze creditnota bedoeld is
Veld 'afpunten van': is de factuur waarvan het bedrag van de creditnota mag afgetrokken worden
Belangrijk: deze velden hoeven niet ingevuld te worden. Dit zijn geen verplichte velden.
Dit ga je gaan doen wanneer het bedrag van de oorspronkelijke factuur in mindering gebracht moet worden met het bedrag van de creditnota.
In dat geval ga je de creditnota koppelen aan de factuur en zal je deze factuur ook gaan afpunten met de creditnota.
Je zal dus beide velden invullen met de desbetreffende factuur.
Resultaat:
De creditnota zal op totaal openstaand €0,00 komen.
De totaal openstaand van de oorspronkelijke factuur zal verminderd worden met het bedrag van de creditnota.
Vanuit de creditnota kan je doorklikken naar de gekoppelde factuur.
Tip: Je kan er ook voor kiezen om een andere bestaande factuur te laten afpunten met deze creditnota. Kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer de factuur door de klant reeds betaald werd en er met de klant afgesproken is zijn volgende factuur te gaan crediteren met het bedrag van deze creditnota.
Wanneer je dit doet, wil je een link tussen de creditnota en factuur zodat je een zicht hebt bij welke factuur deze creditnota hoort. Echter wil je niet dat het bedrag van de factuur in mindering gebracht wordt met het bedrag van de creditnota.
De creditnota wordt gezien als een terugbetaling en hier zal dus een aparte betaling aan gekoppeld worden.
Je zal enkel het veld 'betreft factuur' invullen om te verwijzen naar de oorspronkelijke factuur.
Resultaat:
De creditnota zal een openstaand bedrag blijven behouden tot de betaling van de creditnota geregistreerd werd.
Het totaal openstaand van de oorspronkelijke factuur zal ongewijzigd blijven.
Vanuit de creditnota kan je doorklikken naar de gekoppelde factuur
Je kan er ook voor kiezen om een losse creditnota op te maken en deze niet te koppelen aan een factuur en dus ook geen factuur te laten afpunten.
In dat geval laat je beide velden gewoon openstaand.
Het bedrag van de creditnota zal dan op €0,00 komen te staan wanneer er een betaling voor deze creditnota geregistreerd werd.
Betalingen manueel ingeven in Robaws
Je kan betalingen manueel gaan ingeven in Robaws.
Hieronder een uitgewerkt voorbeeld met een factuur van €1.000,00 en daarbij de verschillende stappen die je moet overlopen om een betaling te registreren.
Open de factuur en bekijk het overzicht
Op het overzicht van de factuur kan je zien voor welk bedrag de factuur is, alsook wat het openstaand bedrag is.
Eenvoudige registratie toevoegen
Als je klikt op het bedrag die in het blauw staat naast 'totaal openstaand', krijg je een historie van de betalingen die reeds gebeurd zijn. Je kan hier ook een eenvoudige registratie gaan toevoegen. Als je hiervoor kiest, kan je manueel een betaling gaan toevoegen. Je krijgt in dat geval een nieuw kader waar je het soort betaling, datum, bedrag en eventuele omschrijving kan gaan aanvullen. Druk hierna op registreren en dan zal je deze betaling in het overzicht zien staan. Je zal zien dat het bedrag bij 'totaal betaald' veranderd is naarmate het bedrag die intussen betaald werd.
Er zijn 3 verschillende soorten betalingen:
Betaling: dit is een gewone betaling die je kan registreren
Financiële korting: hiervoor kies je wanneer er op de factuur een financiële korting is en het systeem dit niet automatisch geregistreerd heeft.
Betalingsverschil: kan je gebruiken om een betalingsverschil te registreren (als de klant te veel betaalt, positief betalingsverhaal/als de klant te weinig betaalt, negatief betalingsverschil). Dit gebruik je enkel als je akkoord gaat met het betalingsverschil. Als je de factuur volledig als betaald wil zien, dan zal je nog een extra factuur moeten opmaken voor het resterende (kleine) bedrag.
Historiek van de registraties raadplegen
Als je gewoon in het overzicht kijkt, zie je enkel het bedrag die nog openstaand is. Wanneer je echter wil gaan raadplegen welke betalingen reeds geregistreerd zijn, op welke datum en met welke gebruiker dan kan dit door op het bedrag te klikken.
Je krijgt dan onderstaand scherm waarop je kan raadplegen hoeveel er reeds betaald is en op welke momenten de betalingen geregistreerd werden.
Betalingen van facturen met betaalvoorwaarde gekoppeld aan financiële korting
In de laatste update werd een optie voorzien om een correcter zicht te hebben op de analyses in Robaws rekening houdend met de financiële korting op een betaling.
Als je een betaling wenst te registreren van een factuur met een financiële korting, dan zal het systeem de financiële korting automatisch gaan registreren indien de betaling binnen het juiste termijn valt.
Indien de betaling niet op tijd in het systeem geregistreerd werd, maar er toch recht is op de korting, kan je dit nog steeds handmatig registreren via de eenvoudige registraties.
Voor het voorbeeld van de factuur van €1.205,80 (incl. btw) kan je via de pdf zien dat het bedrag met financiële korting €1.185,80 bedraagt. Het systeem zal dit in het betalingsoverzicht als 'financiële korting' gaan weergeven.
Betalingen via initiëren betaalbestand
Je kan ervoor kiezen een betaling te doen aan de hand van een betaalbestand. Bij het initiëren van de betaling, krijgt de factuur de status die ingesteld is bij de instelling 'status na initiëren betaalbestand'. Als deze status dezelfde is als de status ingesteld bij 'status betaald', zal het systeem automatisch een betaling aanmaken voor het volledige bedrag van de factuur.
Het programma gaat ervan dat, na het nemen van het betaalbestand, er geen handelingen meer moeten gebeuren voor deze factuur en deze volledig betaald is.
De status na initiëren betaalbestand kan je instellen via: instellingen > facturen > status initiëren betaalbestand (belangrijk: schrijfwijze moet exact dezelfde zijn als de betaaldstatus)
Betalingen via Ponto of Codabox
Wanneer de betalingen via Ponto of Codabox binnen komen en deze hebben de juiste gestructureerde mededeling, dan zal Robaws deze automatisch kunnen linken aan die factuur en zal je de betaling te zien krijgen in de betalingshistoriek. Deze komen daar te staan onder de soort 'betaling'.
Indien je de betalingen binnen komen, maar niet automatisch gekoppeld worden aan de hand van de gestructureerde mededeling, kan je deze ook handmatig koppelen aan een factuur.
Eens de betaling gekoppeld is aan de factuur, zal je op de factuur ook de betaling te zien krijgen.
Dit doe je via facturen > banktransacties > betaling openen > factuur koppelen
Betalingen afgepunt via Exact Online
Om betalingen vanuit Exact Online te kunnen registreren is het belangrijk dat de koppeling met Exact Online correct gelegd is (meer informatie hierover: Exact Online).
Wanneer aankoop- of verkoopfacturen verstuurd werden vanuit Robaws naar Exact Online, kunnen de betalingen ook automatisch gesynchroniseerd worden vanuit Exact Online naar Robaws.
Facturen doorsturen naar Exact Online
Je kan facturen gaan doorsturen daar de factuur te openen in Robaws en daarna op het tempeltje te klikken 'verstuur naar boekhouder'. Eens dit gebeurd is, krijg je de melding dat de factuur verstuurd is naar boekhouder.
Je kan deze factuur dan terugvinden in Exact Online via volgende stappen: boekhouding > boekingen en grootboekrekening > boekingen > overzicht. Naast de juiste periode kan je dan een cijfer zien staan van het aantal facturen in deze periode. Als je op dit cijfer klikt, kan je de factuur in Exact gaan terugvinden.
Facturen afpunten in Exact Online
Afhankelijk van als het een aankoop- of verkoopfactuur is, ga je in Exact Online doorklikken naar de openstaande posten. Dit doe je via verkoop > openstaande posten > overzicht.
In het overzicht van de openstaande posten kan je op basis van relatie gaan zoeken naar de factuur die nog open staat en nog afgepunt moet worden.
Je klikt op 'afpunten' > je gaat naar een nieuw venster waar je de facturen kan gaan afpunten.
Synchronisatie van Exact Online naar Robaws
Indien de instellingen bij de integratie aanliggen dat Exact Online de afpuntingen mag synchroniseren naar Robaws, zal er op 3 momenten per dag een aanpassing zijn van de statussen. De momenten dat de synchronisatie loopt zijn 10u, 12u en 17u.
Exact Online is de master boven Robaws. Dat wil zeggen dat Exact Online zal bepalen welke status de facturen van Robaws krijgen.
Wanneer er in Exact Online een betaling klaargezet werd, maar deze nog niet doorgevoerd werd, zal Exact Online ook doorgeven aan Robaws dat de factuur afgepunt mag worden. Robaws gaat er in dat geval van uit dat er geen acties meer moeten ondernomen worden voor deze factuur, en dat deze factuur betaald werd.
Overzicht van betalingen
Als je op het 'totaal openstaand bedrag' klikt, zal je een overzicht krijgen van de betalingen die gebeurd zijn. Je zal hier zien dat er een betaling gebeurd is via Exact Online.
De historiek toont eerdere (eventueel manuele) registraties en eventuele eerdere synchronisaties met Exact Online.
Creditnota's
Bij het opmaken van een creditnota zet je geen negatieve bedragen. Robaws zal zelf de bedragen als negatief beschouwen gezien het om een creditnota gaat.
Bij het opmaken van een creditnota zijn er 2 velden die belangrijk kunnen zijn in verband met de link en afpunten tussen creditnota en factuur:
Veld 'betreft factuur': is de factuur waarvoor deze creditnota bedoeld is
Veld 'afpunten van': is de factuur waarvan het bedrag van de creditnota mag afgetrokken worden
Belangrijk: deze velden hoeven niet ingevuld te worden. Dit zijn geen verplichte velden.
Creditnota koppelen aan de factuur en factuur in mindering brengen
Dit ga je gaan doen wanneer het bedrag van de oorspronkelijke factuur in mindering gebracht moet worden met het bedrag van de creditnota.
In dat geval ga je de creditnota koppelen aan de factuur en zal je deze factuur ook gaan afpunten met de creditnota.
Je zal dus beide velden invullen met de desbetreffende factuur.
Resultaat:
De creditnota zal op totaal openstaand €0,00 komen.
De totaal openstaand van de oorspronkelijke factuur zal verminderd worden met het bedrag van de creditnota.
Vanuit de creditnota kan je doorklikken naar de gekoppelde factuur.
Tip: Je kan er ook voor kiezen om een andere bestaande factuur te laten afpunten met deze creditnota. Kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer de factuur door de klant reeds betaald werd en er met de klant afgesproken is zijn volgende factuur te gaan crediteren met het bedrag van deze creditnota.
Creditnota koppelen aan de factuur maar factuur niet in mindering brengen
Wanneer je dit doet, wil je een link tussen de creditnota en factuur zodat je een zicht hebt bij welke factuur deze creditnota hoort. Echter wil je niet dat het bedrag van de factuur in mindering gebracht wordt met het bedrag van de creditnota.
De creditnota wordt gezien als een terugbetaling en hier zal dus een aparte betaling aan gekoppeld worden.
Je zal enkel het veld 'betreft factuur' invullen om te verwijzen naar de oorspronkelijke factuur.
Resultaat:
De creditnota zal een openstaand bedrag blijven behouden tot de betaling van de creditnota geregistreerd werd.
Het totaal openstaand van de oorspronkelijke factuur zal ongewijzigd blijven.
Vanuit de creditnota kan je doorklikken naar de gekoppelde factuur
Creditnota opmaken zonder koppelen en afpunten
Je kan er ook voor kiezen om een losse creditnota op te maken en deze niet te koppelen aan een factuur en dus ook geen factuur te laten afpunten.
In dat geval laat je beide velden gewoon openstaand.
Het bedrag van de creditnota zal dan op €0,00 komen te staan wanneer er een betaling voor deze creditnota geregistreerd werd.
Bijgewerkt op: 20/12/2022
Dankuwel!