Wie funktioniert das 3-Way-Matching?

Wie funktioniert das 3-Way-Matching?

Das 3-Way-Matching (3WM) umfasst die Verknüpfung zwischen Bestellung, Lieferung und Fakturierung.

Das Ziel des 3WM ist es, bei deiner Bestellung pro Position zu sehen, wie viel bestellt, geliefert und fakturiert wurde.

Das 3-Way-Matching in Robaws bezieht sich auf zwei Module: Bestellungen und Eingangsrechnungen.

Schnellnavigation:

• Spalten auf dem Bestellschein
• Voraussetzungen für das 3WM
• Arbeitsweise 1 (einfach)
• Arbeitsweise 2 (Artikelzeilen vergleichen)
• Arbeitsweise 3 (Eingangsrechnung selbst erstellen)
• Gutschriften

Bestellschein: die Vorbereitung

Beim Erstellen eines Bestellscheins gibst du pro Artikel in der Spalte „Menge“ an, wie viele Einheiten du bestellen möchtest.

Bei Erhalt der Ware kann die gelieferte Menge auf zwei Arten in die Spalte „Erhalten“ gelangen:

• entweder über eine Bestandsänderung (wenn du die Lagerverwaltung nutzt)
• oder über eine manuelle Anpassung (wenn du keine Lagerverwaltung nutzt)

Daneben befindet sich eine neue Spalte „In Rechnung gestellt“. Dies ist die Verbindung zur Eingangsrechnung: In dieser Spalte siehst du, wie viele Einheiten bereits fakturiert wurden. Diese Spalte kannst du nicht manuell ausfüllen; sie wird automatisch auf Basis der Eingangsrechnung aktualisiert.

Eingangsrechnung: Voraussetzungen für ein korrektes 3WM

Wenn du die Eingangsrechnung erhältst, kannst du für jede Zeile einige zusätzliche Felder ausfüllen (Bestellung, Projekt, Auftrag, Material, ...). Es gibt 4 Kriterien auf der Eingangsrechnung, die essenziell sind, damit das 3WM durchgeführt werden kann:

Spalte „Bestellung“

Für das 3-Way-Matching ist es unerlässlich, dass die Spalte „Bestellung“ ausgefüllt ist. Wenn diese nicht ausgefüllt ist, besteht keine Verbindung zum Bestellschein und das 3WM funktioniert nicht.

Spalte „Projekt“

Falls du bei der Bestellung eine Projektnummer in der Zeile eingegeben hast, muss dieselbe Projektnummer in der Zeile der Eingangsrechnung stehen.

Wenn kein Projekt bei der Bestellung angegeben ist, darf auch kein Projekt in der Eingangsrechnung stehen.

Stimmt dies nicht überein, funktioniert das 3WM nicht.

Spalte „Artikel“ und „Beschreibung“

Wenn bei der Bestellung ein Artikel eingetragen wurde, muss derselbe Artikel in der Eingangsrechnung eingetragen sein.

Wenn bei der Bestellung kein Artikel eingetragen wurde, sondern nur eine Beschreibung, muss exakt dieselbe Beschreibung in der Eingangsrechnung stehen, damit das 3WM funktionieren kann.

Eingangsrechnung sperren

Das 3-Way-Matching funktioniert nur, wenn die Eingangsrechnung gesperrt ist. Du kannst sie entsperren, um etwas anzupassen, aber vergiss nicht, sie danach wieder zu sperren.

Arbeitsweise 1: Rechnungszeilen zuweisen

Um die Mengen auf einfache Weise miteinander zu verknüpfen, weist du die Rechnungszeilen einem Bestellschein zu.

1. Öffne die Eingangsrechnung.
2. Trage in jeder Artikelzeile die Nummer der Bestellung ein.
3. Sperre die Eingangsrechnung.
4. Wenn du dir nun die Bestellung ansiehst, wirst du feststellen, dass die Menge aus der Eingangsrechnung in der Spalte „In Rechnung gestellt“ eingetragen wurde.

Siehst du keine Änderung? Prüfe, ob alle Spalten korrekt ausgefüllt sind und ob deine Rechnung gesperrt ist.

Arbeitsweise 2: Bestellschein laden

Falls gewünscht, kannst du die Zeilen des Bestellscheins in die Eingangsrechnung laden, um zu vergleichen, ob die Bestellung mit der Eingangsrechnung übereinstimmt. Dies ist praktisch für kleine Eingangsrechnungen, um schnell zu prüfen, ob die fakturierten Mengen mit den bestellten oder gelieferten Mengen übereinstimmen.

1. Klicke oben in der Eingangsrechnung auf das + Zeichen.
2. Suche die Bestellung (du siehst nur „offene“ Bestellungen, keine archivierten).
3. Wähle die Importstrategie: Möchtest du die bestellten Mengen in die Eingangsrechnung importieren oder die gelieferten Mengen? Je nach Wahl wird die Menge aus der Spalte „Anzahl“ oder der Spalte „Geliefert“ in die Eingangsrechnung geladen.
4. Lösche die aktuellen Rechnungszeilen nicht.
5. In der Eingangsrechnung erscheinen nun die Artikelzeilen aus deinem gewählten Bestellschein unter den ursprünglichen Rechnungszeilen. Die angezeigte Menge hängt von deiner Wahl ab (bestellte Menge ODER gelieferte Menge).
6. Jetzt kannst du diese Zeilen mit den ursprünglichen Rechnungszeilen vergleichen und sie danach wieder löschen.
7. Sperre die Eingangsrechnung.
8. In der Bestellung siehst du nun, dass die Menge aus der Eingangsrechnung in der Spalte „In Rechnung gestellt“ übernommen wurde.

Arbeitsweise 3: Eingangsrechnung erstellen

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, die Eingangsrechnung auf Basis ihrer Bestellungen selbst zu erstellen.

Dies ist eine abweichende Arbeitsweise, die wir der Vollständigkeit halber hier erläutern, die wir jedoch nicht empfehlen, da das Risiko einer abweichenden Eingangsrechnung besteht.

1. Öffne die Eingangsrechnung.
2. Klicke oben in der Eingangsrechnung auf das + Icon.
3. Suche die Bestellung (nur „offene“ Bestellungen sichtbar).
4. Wähle die Importstrategie (bestellte oder gelieferte Mengen).
5. Lösche die aktuellen Rechnungszeilen.
6. Wiederhole dies, falls du mehrere Bestellungen laden möchtest.
7. In der Eingangsrechnung erscheinen nun die Artikelzeilen aus deinem gewählten Bestellschein.
8. Jetzt kannst du diese Zeilen mit der vorliegenden Eingangsrechnung (dem PDF) vergleichen und die Zeilen bei Bedarf anpassen, um die Eingangsrechnung exakt nachzubauen.
9. Sperre die Eingangsrechnung.

Gutschriften

Auch gutgeschriebene Mengen landen über das 3WM in der Bestellung. Die Arbeitsweise ist ähnlich wie bei Eingangsrechnungen, lediglich die Importstrategie bei Arbeitsweise 2 unterscheidet sich: Du kannst zwischen bestellter Menge oder fakturierter Menge wählen. Wenn du die fakturierte Menge wählst, wird die Menge aus der Spalte „In Rechnung gestellt“ in die Rechnung geladen und du kannst sie bei Bedarf an die gutzuschreibende Menge anpassen.

Aktualisiert am: 06/05/2026