Wie empfange ich Eingangsrechnungen über Peppol?

In Robaws empfängst du Eingangsrechnungen ganz einfach über Peppol. Dazu aktivierst du zuerst Peppol in Robaws, siehe „Wie funktioniert die Peppol-Anbindung?“.

Eingangsrechnungen über Peppol empfangen

Damit du Rechnungen über Peppol empfangen kannst, muss die Peppol-Inbox aktiv sein. Sobald sie aktiv ist, kommen deine Rechnungen direkt über Peppol in Robaws an, und zwar im Modul Eingangsrechnungen.

Beim Einlesen übernimmt Robaws alle Rechnungszeilen in die Eingangsrechnung. Preis und Summe jeder Zeile berechnet Robaws aus der Zeilensumme in der UBL-Datei. Rabatte und Zuschläge, die dein Lieferant auf eine Zeile gibt, sind also schon in dieser Zeile verrechnet. Rabatte und Zuschläge auf die gesamte Rechnung erscheinen als eigene Zeile. Steht in der XML ein Projekt oder eine Bestellung, verknüpft Robaws die Zeilen damit. Der Gesamtbetrag aus Peppol landet im Feld „Gesamt inkl. MwSt.“.

Aus welchem Feld der UBL-Datei Robaws welche Angabe liest, siehst du im Peppol Mapping.

Das PDF wird in der Rechnung angezeigt, damit du alle Angaben prüfen kannst.

Tipp: Lege eine eigene Ansicht für alle neuen Peppol-Rechnungen an oder lass dich benachrichtigen, sobald eine neue Rechnung über Peppol eingeht. Mehr dazu unter „Praktische Möglichkeiten und Automationen“.

Worauf du beim Einlesen achtest

MwSt.-Sätze

Beim Einlesen einer Peppol-Rechnung berücksichtigt Robaws deine aktiven und deine archivierten MwSt.-Sätze. So entstehen nicht jedes Mal neue Sätze. Findet Robaws keinen passenden Satz, legt es einen neuen an.
Peppol verwendet Codes für die Steuerkategorie. Diese Codes unterstützt Robaws:

• K, innergemeinschaftlich: für Lieferungen und Leistungen an einen umsatzsteuerpflichtigen Kunden in einem anderen EU-Land
• AE, Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge): die Umsatzsteuer schuldet der Käufer statt des Verkäufers
• E, steuerbefreit: für Lieferungen und Leistungen, die gesetzlich von der Umsatzsteuer befreit sind
• G, Ausfuhr: für Waren, die in ein Land außerhalb der EU exportiert werden
• S, Normalsatz: wenn der reguläre Steuersatz gilt
• Z, Nullsatz: für Lieferungen und Leistungen mit 0 % Umsatzsteuer
• O, nicht steuerbar: für Vorgänge außerhalb des Umsatzsteuerrechts
• L, Kanarische Inseln: lokale indirekte Steuer auf den Kanarischen Inseln
• M, Ceuta und Melilla: lokale indirekte Steuer in Ceuta und Melilla
• B, verlagerte Steuerschuld: die Steuerpflicht liegt beim Rechnungsempfänger

Einen MwSt.-Satz mit der Berechnung „inklusive MwSt.“ verwendet Robaws beim Einlesen einer Peppol-Rechnung nie.

Weicht der MwSt.-Betrag pro Steuersatz in der UBL-Datei von der MwSt. ab, die Robaws aus den Rechnungszeilen berechnet, fügt Robaws pro Steuersatz eine Zeile MwSt.-Korrektur mit dieser Differenz hinzu, zum Beispiel MwSt.-Korrektur - 19.0%. Das passiert, wenn dein Lieferant die MwSt. pro Zeile rundet, die Gesamtsumme aber ungerundet berechnet. So stimmt die MwSt.-Summe in Robaws mit der empfangenen Rechnung überein. Lösche diese Zeile also nicht.

Einheiten als Code

Peppol übermittelt Einheiten (Stück, m², Stunde, …) oft als Code. Dann siehst du zum Beispiel H87 (Stück), KTM (Kilometer) oder MTR (Meter). Möchtest du lieber deine eigenen Einheiten auf der Eingangsrechnung sehen? Das stellst du einmalig ein, siehe Einheiten hinzufügen.

Wo finde ich die ursprüngliche UBL-Datei?

Die UBL-Datei (.xml) wird als Datei an deine Eingangsrechnung angehängt.

Was tun, wenn der Gesamtbetrag nicht stimmt?

Weicht der Betrag aus Peppol von dem Betrag ab, den Robaws aus den Rechnungszeilen berechnet, ist der Betrag rot umrandet. Du kannst die Rechnung dann noch nicht an deinen Steuerberater übermitteln.

Meist geht es um Rundungsdifferenzen. Das Rechnungsprogramm deines Lieferanten rundet die Zeilen anders, dadurch entsteht ein Unterschied von 1 oder 2 Cent im Gesamtbetrag.

So gleichst du das aus:

1. Du passt die Preise in den Zeilen an oder fügst eine Zeile „Rundungsdifferenz“ hinzu, sodass die Summe zum Peppol-Betrag passt.
2. Oder du übernimmst den von Robaws berechneten Betrag als Gesamtbetrag. Das geht über die beiden kreisförmigen Pfeile.

Eine Eingangsrechnung ist nicht angekommen

Hat dein Lieferant eine Rechnung über Peppol gesendet, die nicht in Robaws angekommen ist? Dann frag deinen Lieferanten nach:

• dem Zustellnachweis (nicht „Anfrage verarbeitet“, sondern „zugestellt“)
• der Peppol-ID des Absenders
• Datum und Uhrzeit des Versands

Schick diese Angaben an support@robaws.com, dann sehen wir uns das an.

An meiner Eingangsrechnung hängt kein PDF

Nicht jede Peppol-Rechnung enthält ein PDF. Dein Lieferant macht damit nichts falsch, denn ein PDF ist bei Peppol nicht vorgeschrieben.

In diesem Fall erstellt Robaws aus den XML-Daten ein Rechnungsbild, damit du die Rechnung trotzdem lesen kannst. Mehr dazu in E-Rechnung empfangen. Ohne XML gibt es auch kein Rechnungsbild.

Das Rechnungsbild ist kein rechtsgültiges Dokument. Du kannst es deshalb nicht herunterladen, versenden oder an dein Buchhaltungsprogramm übermitteln.

Wie wird das richtige Projekt automatisch verknüpft?

In Peppol gibt es drei Felder, in die dein Lieferant deine Projektnummer eintragen kann. Robaws verknüpft die Rechnung dann automatisch mit dem Projekt.

Das funktioniert auf Rechnungsebene (alle Zeilen gehören zu diesem Projekt) oder auf Zeilenebene:

• OrderReference - ID: ein Projekt für die gesamte Eingangsrechnung
• ProjectReference - ID: ein Projekt für die gesamte Eingangsrechnung
• InvoiceLine - DocumentReference - ID: ein Projekt pro Rechnungszeile

Praktische Möglichkeiten und Automationen

• Ansicht mit allen Eingangsrechnungen, die über Peppol eingegangen sind
• Benachrichtigung oder E-Mail bei neuen Peppol-Eingangsrechnungen
• Das Genehmigungsverfahren automatisch starten, sobald eine Eingangsrechnung eingeht
• Eingangsrechnungen bestimmter Lieferanten automatisch vertraulich markieren

Aktualisiert am: 26/10/2026