Factures de vente | Explication générale

Naviguez rapidement vers la partie sur :

• Aperçu
• Comment établir une facture ?
• Numérotation ou pro forma
• Détail de la facture
• Réception du paiement
• Transmettre au client
• Transmettre au comptable
• Notes de crédit

Aperçu

L'aperçu des factures peut être adapté via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? En outre, chaque utilisateur peut créer et personnaliser ses propres aperçus.

Vous pouvez par exemple créer un aperçu de toutes les factures que vous pouvez envoyer via Peppol, celles que vous devez encore envoyer au comptable, celles qui doivent encore être payées,...

Via l'aperçu, vous pouvez effectuer des adaptations en bloc pour plusieurs factures à la fois.
Les factures peuvent, via les boutons d'action en haut, être supprimées, archivées ou verrouillées, et peuvent être exportées vers Excel.

Comment établir une facture ?

Il existe plusieurs manières d'arriver à une facture. La logique est chaque fois la même : à partir du document que vous souhaitez facturer (devis, projet, état d'avancement, ...), vous pouvez cliquer sur le signe € pour le convertir en facture. Ci-dessous, nous mentionnons quelques spécificités pour les modules les plus courants.
En outre, il est également possible d'établir une facture libre en cliquant sur ajouter en haut de l'aperçu des factures.

Facturer un devis ou un projet

• Vous pouvez choisir de facturer le devis entièrement en cliquant en haut sur le signe € (à activer via paramètres > devis > paramètres > créer directement une facture). Alors le devis complet est repris sur la facture (uniquement la superstructure, pas l'infrastructure calculée).
• Vous pouvez aussi choisir de facturer une partie du devis, par exemple pour établir une facture d'avance. Vous faites cela à partir de la planification financière du devis. Si vous avez déjà créé un projet à partir du devis, vous retrouvez également cette planification financière sur le projet. Vous pouvez alors aussi facturer une partie du devis à partir de là.
• Vous pouvez lier plusieurs devis à un projet. Il n'est pas possible de combiner sur une seule facture des phases provenant de différents devis à partir de la planification financière.

Facturer un état d'avancement

Vous établissez l'état d'avancement pour tenir à jour les travaux exécutés et les facturer ensuite. À partir de l'état d'avancement, vous pouvez (après approbation ou non du client) établir une facture en cliquant en haut sur le signe €.

• Cela peut être une facture cumulative (où les factures partielles précédentes sont affichées sur la facture) ou une facture simple (où seul le montant de l'état d'avancement actuel est affiché).
• Cela peut être une facture détaillée (où toutes les lignes de l'état d'avancement sont reprises sur la facture) ou une facture simple (où un seul montant total est affiché sur la facture). Le plus courant est la facture simple, avec l'état d'avancement en annexe.

Vous établissez parfois une facture d'avance (par ex. 20 % à la signature du devis), avant même que les travaux aient commencé, puis vous facturez ensuite via un état d'avancement ? Vous pouvez soit déduire immédiatement la facture d'avance du premier état d'avancement, soit au choix la déduire progressivement / à la fin de l'état d'avancement.

Facturer un order

Dans un order, vous pouvez travailler via les lignes (items) -> si vous souhaitez les facturer, vous cliquez en haut sur le signe €.
Vous pouvez aussi facturer sur base de l'exécution, vous travaillez alors dans l'onglet 'exécution' -> si vous souhaitez le facturer, vous cliquez sur le mot 'facturer' dans l'onglet 'exécution'.

Facturer un bon de travail

Vous pouvez facturer un ou plusieurs bons de travail ensemble, en cliquant en haut du bon de travail ou sur l'aperçu sur le signe €.
Via les paramètres, vous pouvez déterminer la stratégie de facturation (afficher toutes les lignes en détail ou non, quelles infos afficher sur le pdf,...)

Si vous préférez regrouper les bons de travail et les facturer ensuite en une fois pour une certaine période, vous pouvez regrouper les bons de travail sur un order. Ajoutez à chaque fois le même numéro d'order au bon de travail afin qu'il soit aussi ajouté à ce bon de travail. Toutes les lignes des bons de travail (heures, articles, matériel) se retrouvent sur l'order sous l'onglet 'exécution'. Vous pouvez aussi y ajouter des lignes d'une facture d'achat afin que tout soit facturé proprement en une fois.

Facturer un abonnement

Lors de la création d'un abonnement, vous choisissez si celui-ci doit générer une facture ou un order. Si vous choisissez une facture, une facture sera automatiquement établie selon la périodicité choisie (6 mois, un an, ...). Celle-ci se trouve alors parmi vos autres factures.

Facturer une période de location

À partir du module de location, vous tenez à jour quels items sont en location et lesquels ont été rapportés. À la fin de la période de location, vous pouvez établir une facture via la clôture de la période de réservation.

Numérotation ou pro forma

Une facture est toujours liée à un journal. Ce journal détermine entre autres la numérotation des factures et des notes de crédit. Si vous travaillez avec différents journaux, vous pouvez régler à quel journal une nouvelle facture/note de crédit doit être ajoutée.
Vous pouvez aussi y choisir si une facture/note de crédit est numérotée automatiquement ou d'abord enregistrée comme pro forma.

Détail de la facture

Dans les données de facturation, les données sont reprises :

• de la fiche client (par ex. la condition de paiement)
• du module d'origine (par ex. la référence client que vous aviez déjà complétée sur le devis)
• des paramètres (par ex. les remarques)

Vous pouvez les modifier vous-même ou les compléter davantage.

À droite figurent un certain nombre de données client visibles, celles-ci proviennent de la fiche client dans Robaws. Vous pouvez ainsi vérifier rapidement si un e-mail de facturation distinct est configuré, quelle est la condition de paiement normale pour ce client, combien de factures impayées il reste et si vous avez conservé des remarques concernant ce client.

En bas, vous retrouvez les lignes de facture. Chaque ligne de facture peut être attribuée séparément à un projet, un order, un bon de location, un bon de travail, ...
Vous pouvez également déjà déterminer à quel compte général cette ligne sera attribuée dans votre logiciel de comptabilité.

Comme dans d'autres modules, vous pouvez aussi ici ajouter des remarques, des fichiers et des tâches.
N'oubliez pas que vous pouvez aussi ici créer des champs supplémentaires pour conserver des infos de manière structurée !

Réception du paiement

Dans les données de facturation, vous trouvez le montant en cours. C'est le montant total de la facture moins les paiements enregistrés.
Vous pouvez le suivre manuellement ou le faire suivre automatiquement via une intégration.

Enregistrement manuel

• modifiez le statut en 'Payé' -> cela fait passer le montant en cours à 0
• OU cliquez sur le montant en cours et enregistrez le montant reçu -> si le montant en cours est maintenant de 0 €, le statut passera automatiquement à 'payé'

Enregistrement automatique

L'intégration avec certains logiciels de comptabilité fait en sorte que les paiements soient immédiatement enregistrés dans Robaws sur la bonne facture, de sorte que vos factures soient toujours à jour.
Si votre logiciel de comptabilité ne le permet pas, vous pouvez aussi établir un lien avec une plateforme bancaire comme Ponto ou Codabox, afin que les paiements arrivent automatiquement dans Robaws et soient attribués à la bonne facture via la communication structurée.

Dans l'aperçu des factures, vous retrouvez en haut le bouton d'action '€', en dessous vous trouvez l'aperçu de toutes les transactions bancaires. Celles-ci sont chargées s'il y a un lien actif avec un logiciel de comptabilité ou une plateforme bancaire.

Transmettre au client

Vous pouvez envoyer votre facture à votre client de différentes manières, en bloc à partir de l'aperçu ou une par une à partir de la facture.

• par e-mail : en cliquant en haut sur le bouton 'e-mail'. Dans l'e-mail, l'adresse e-mail du client sera immédiatement complétée (adresse de facturation si connue, sinon l'adresse e-mail générale). Vous pouvez la modifier manuellement si vous n'envoyez pas en bloc.
• via Peppol : les factures sont envoyées comme fichier UBL via Peppol. Ce fichier UBL contient la facture en pdf et toutes les données (en code) de la facture.

Transmettre au comptable

Les factures sont envoyées comme fichier UBL vers le logiciel de comptabilité. Ce fichier UBL contient la facture en pdf et toutes les données (en code) de la facture. À partir de l'aperçu, vous pouvez sélectionner les factures souhaitées et, en fonction de votre logiciel de comptabilité :

• si le logiciel de comptabilité est en ligne (via un lien ou non) : envoyer au comptable en cliquant en haut sur l'icône 'envoyer au comptable'
• si le logiciel de comptabilité n'est pas en ligne, vous pouvez télécharger les factures dans un fichier zip et les remettre à votre comptable ou les charger manuellement dans le programme de comptabilité. Cliquez pour cela sur l'icône 'UBL'.

Notes de crédit

Une note de crédit suit dans les grandes lignes le même flux que la facture, mais il y a un certain nombre de spécificités :

• Vous pouvez ainsi indiquer quelle facture est créditée et éventuellement déduire le montant de cette note de crédit d'une facture.
• Les notes de crédit peuvent suivre la même numérotation que les factures ou être numérotées séparément. Vous déterminez cela dans le journal.

Mis à jour le : 08/07/2026