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Comment créer un bon de travail ?

Un bon de travail enregistre ce qui a été réalisé sur un chantier : les heures de vos travailleurs, le matériel mis en œuvre et les articles consommés. Vous savez ainsi, par jour et par projet, ce qu'un travail a coûté.

Un bon de travail n'est pas une facture, mais vous pouvez en établir une, ou en faire un ordre.

Créer un bon de travail

Créez de préférence un bon de travail à l'endroit où le travail est déjà connu, de sorte que le client, le projet et l'adresse soient repris immédiatement :

Dans le module bons de travail — cliquez sur le bouton d'action ajouter. Vous complétez tout vous-même.
À partir d'un élément de planification — ouvrez l'élément de planification et cliquez, dans le bloc vue générale, sur le + à côté de Bons de travail.
À partir d'un projet, d'un ordre, d'un client, d'une installation, d'un ordre d'achat ou d'une facture d'achat — le + à côté de Bons de travail se trouve là aussi dans le bloc vue générale. Pour un projet et une facture d'achat, vous disposez en plus du bouton d'action faire bon de travail.
Automatiquement après un changement de stock — activez l'interrupteur créer un bon de travail après avoir saisi les modifications du stock via paramètres > changements de stock > créer un bon de travail après la réservation. Chaque changement de stock saisi donne alors lieu à un bon de travail reprenant les articles utilisés.

Si vous travaillez avec Wappy, vous n'avez rien à créer vous-même : votre technicien complète le bon de travail dans l'application et celui-ci arrive automatiquement dans Robaws, lié à l'élément de planification.

Vous avez un bon de travail qui ressemble fort à un précédent ? Sélectionnez-le dans la vue générale et utilisez le bouton d'action dupliquer.

Compléter la fiche du bon de travail

Données bon de travail

En haut se trouve la carte données bon de travail, avec les données générales du bon de travail. Les champs que vous voyez dépendent de vos paramètres et des modules que vous utilisez.

Champ	À quoi il sert
Titre	Un titre propre pour le bon de travail. Ce champ apparaît uniquement si l'interrupteur utiliser titre est activé dans les paramètres bon de travail.
Date	Le jour de la prestation. Cette date détermine aussi où le bon de travail se retrouve dans l'analytique et dans le calendrier.
Responsable	L'utilisateur Robaws qui suit le bon de travail.
Projet	Si vous choisissez un projet, Robaws complète le client, la référence client et l'adresse de chantier.
Client	Le client pour qui vous travaillez. C'est le client qui sera facturé par la suite.
Client final	Visible uniquement si vous travaillez avec des clients finaux (paramètres > général > paramètres).
Planification de jour	L'élément de planification dont provient le bon de travail. Si vous en choisissez un, le client, le projet et l'ordre suivent.
Ordre	L'ordre auquel vous rattachez le bon de travail. Robaws complète alors le projet et la référence client.
Référence client	La référence de votre client, par exemple son numéro de commande.
Régie Nr.	Votre propre numéro pour le travail en régie.
Statut	Le statut du bon de travail. Vous gérez la liste dans les données de base des paramètres bon de travail.
Entreprise	Visible uniquement si vous travaillez avec plusieurs entreprises.
Installations	Les installations sur lesquelles vous êtes intervenu. Vous pouvez en sélectionner plusieurs.
Régie	Cochez cette case s'il s'agit de travail en régie.
Remarques	Texte libre. Si vous voulez toujours voir le même texte ici, complétez l'annotation standard dans les paramètres bon de travail.
Signez par	Le nom de la personne qui signe le bon de travail. Voyez aussi l'onglet signature ci-dessous.

Si vous travaillez avec des champs supplémentaires, ceux-ci apparaissent en bas de la même carte.

Adresse

Le bloc d'adresse est l'adresse de travail, c'est-à-dire l'adresse du chantier : donc là où le travail est exécuté, et non l'adresse de facturation de votre client. Si vous choisissez un projet, un ordre ou un client, Robaws propose l'adresse correspondante.

Heures d'employé

Dans le bloc heures d'employé, vous enregistrez qui a travaillé et combien de temps.

Vous ajoutez toujours des heures au moyen d'un code horaire : un article du type « code horaire - travailleur ». Ce code horaire détermine le prix de revient et le prix de vente de l'heure. La manière de créer des codes horaires et de les lier à vos travailleurs est décrite dans comment gérer les heures / le traitement dans Robaws. Si vous travaillez avec des types d'heure, Robaws reprend automatiquement le type d'heure du code horaire sur la ligne d'heures.

Le bloc est un seul tableau. Vous cliquez sur ajouter une ligne et complétez par ligne le travailleur, le code horaire et le nombre d'heures. À côté figurent remarques, heures à facturer, coûts de revient, prix, TVA et total. Des colonnes s'ajoutent dès que vous utilisez la fonction correspondante : type d'heure, activité, poste, ainsi que heures début, heures fin et pause (m).

Vous pouvez établir un bon de travail par travailleur, ou un seul bon de travail pour toute une équipe : il suffit d'ajouter plusieurs lignes ou plusieurs cartes.

Si vous complétez l'heure de début et l'heure de fin, Robaws calcule lui-même les heures. Pour arrondir ces heures à un intervalle fixe, complétez minutes d'arrondi pour les Heures de travail dans les paramètres bon de travail.

Les colonnes heures début, heures fin et pause (m) n'apparaissent que si les interrupteurs entrez l'heure de début / fin et entréz le pause sont activés. Vous les trouvez sur la carte Wappy des paramètres bon de travail, mais ils valent aussi pour le bon de travail dans Robaws même.

Heures d'équipement

Le bloc heures d'équipement enregistre la durée d'utilisation d'une machine ou d'un véhicule. Vous choisissez par ligne le matériel, l'article correspondant (un code horaire du type matériel), le nombre et l'unité. À côté figurent quantité à facturer, coûts de revient, prix, TVA et total.

Ce bloc n'apparaît que si l'interrupteur afficher les heures de cours est activé dans les paramètres bon de travail. Malgré son libellé, cet interrupteur concerne bien les heures d'équipement.

Kilomètres

Dans le bloc kilomètres, vous complétez par travailleur les km descente et les km retour. Robaws les additionne dans km total. Dans la colonne mobilité, vous choisissez le type de mobilité qui détermine l'indemnité ; la manière de configurer ces types est décrite dans comment appliquer une indemnité de mobilité.

Le bouton devine efface les lignes de kilomètres existantes et crée une nouvelle ligne par travailleur du bloc heures d'employé. Robaws ne complète pas ces lignes sur la base d'un calcul d'itinéraire, mais avec ce qui est déjà connu :

les kilomètres qui figurent sur la fiche du projet, et le type de mobilité du champ mobilité du travailleur ;
et par-dessus une deuxième ligne avec la distance travail/maison du travailleur, si l'interrupteur appliquer la mobilité domicile/travail est activé chez lui.

Si l'interrupteur appliquer la mobilité est désactivé chez un travailleur, celui-ci n'obtient pas de ligne de projet.

Ce bloc n'apparaît lui aussi que si l'interrupteur montrer des kilomètres est activé.

Éléments

Sur l'onglet éléments, vous indiquez ce qui a été consommé ou placé : articles, matériels et installations. Ce sont les lignes qui figureront ensuite sur votre facture. Outre article, description, nombre, unité et les colonnes de prix, vous pouvez aussi y travailler avec des postes et des activités. La colonne ligne vous permet de choisir le type de ligne, par exemple pour ajouter un sous-titre ou une ligne de texte.

Signature

Sur un smartphone, une tablette ou un pc avec écran tactile, vous faites signer le client sur l'onglet signature, avec son nom dans le champ signez par. Vous disposez ainsi immédiatement d'une preuve que vous pouvez joindre à la facture.

C'est l'interrupteur PDF signature dans les paramètres bon de travail qui détermine si cette signature figure aussi sur le pdf. S'il est désactivé, un bloc de signature textuel apparaît sur le pdf.

Documents et photos

Sur l'onglet documents se trouvent les documents et les photos du bon de travail — y compris ce que votre technicien charge via Wappy. Le nombre de fichiers figure comme compteur sur l'onglet.

Pour faire figurer ces photos sur le pdf du bon de travail, activez par template pdf l'interrupteur afficher les fichiers image sur Pdf via paramètres > paramètres bon de travail > pdf > templates. Robaws reprend alors toutes les images du bon de travail, par ordre alphabétique de nom de fichier, avec le nom du fichier en dessous.

Remarques, tâches et formulaires

Sur l'onglet remarques, vous tenez une conversation interne à propos du bon de travail. Sur tâches, vous notez ce qui doit encore être fait. Si vous travaillez avec des formulaires, les formulaires complétés se retrouvent sur l'onglet formulaires. Chacun de ces onglets affiche un compteur avec le nombre d'éléments.

Placer rapidement des articles sur vos lignes

Vous n'êtes pas obligé de construire les lignes d'un bon de travail une par une. Il existe trois voies plus rapides.

Rechercher et copier dans le presse-papier

Appuyez sur F2 n'importe où dans Robaws pour ouvrir la fenêtre articles. Vous y cherchez dans trois onglets : article, poste et groupe d'articles. Cochez ce dont vous avez besoin et cliquez sur copier dans le presse-papier. Allez ensuite sur l'onglet éléments de votre bon de travail, faites un clic droit sur une ligne et choisissez coller.

Le presse-papier a une limite. Si vous copiez trop d'articles en une fois, Robaws signale que tout n'a pas pu être enregistré.

Copier et coller des lignes

Sur les blocs heures d'employé et heures d'équipement ainsi que sur l'onglet éléments, le même principe fonctionne au sein de Robaws même. Cochez les lignes, faites un clic droit et choisissez copier. Ouvrez un autre bon de travail, faites un clic droit à l'endroit où les lignes doivent venir et choisissez coller. Pratique si vous enregistrez semaine après semaine la même équipe ou les mêmes machines.

Articles depuis un webshop

Si vous travaillez avec une connexion webshop, vous chargez les articles directement depuis votre fournisseur. Cliquez sur le bouton d'action webshops (ou appuyez sur F3), ouvrez le webshop et remplissez votre panier. Avec importer des articles du panier vers Robaws, ces articles arrivent dans votre bibliothèque d'articles, et aussitôt aussi dans votre presse-papier, de sorte que vous puissiez les coller sur les lignes du bon de travail.

Robaws prend notamment en charge Van Marcke, Rexel, Cebeo, Facq, Desco, Deschacht, Dupont, Würth et Technische Unie. Vous les activez et les configurez via paramètres > intégrations. Si aucun webshop n'est encore configuré, vous en recevez un message.

Consulter vos bons de travail

En haut à droite du module, trois boutons d'action vous permettent de basculer entre trois affichages :

Tableau — la vue générale classique avec vos propres colonnes, filtres et tri. La façon de les configurer est décrite dans utilisation des écrans de vue générale.
Analytique — les totaux de vos heures, de votre prix de revient et de votre prix de vente, avec des graphiques par travailleur, par code horaire, par projet et par kilomètres. L'analyse suit vos filtres et votre terme de recherche du tableau.
Calendrier — une image détaillée des prestations par travailleur, avec le nombre d'heures par prestation. Si un travailleur est absent, vous le voyez également sur le calendrier.

Le calendrier contient aussi le contrôle des heures. Si vous cliquez sur un jour d'un travailleur, vous ouvrez ses heures et vous les approuvez avec enregistrer et approuver. Vous pouvez également y ajouter des heures de présence ou ajouter des heures d'absence. Tout cela est décrit dans contrôle des heures.

Si votre environnement contient énormément de bons de travail, Robaws limite la vue générale aux derniers bons de travail et le signale en haut. Avec charger tous les bons de travail, vous récupérez le reste.

Facturer un bon de travail

Sélectionnez un ou plusieurs bons de travail dans la vue générale et cliquez sur le bouton d'action faire facture. Ce même bouton d'action se trouve sur la fiche du bon de travail, où vous choisissez directement le journal et le modèle de facture.

Robaws regroupe par client : si votre sélection contient des bons de travail de différents clients, vous obtenez plusieurs factures. Si vous envoyez par mail une facture reprenant plusieurs bons de travail, ceux-ci sont fusionnés en un seul pdf.

Avec le bouton d'action faire ordre, vous transformez un bon de travail en ordre au lieu d'une facture. Ces deux boutons d'action n'apparaissent que si les interrupteurs faire facture et faire ordre sont activés dans les paramètres bon de travail.

Vous trouverez plus d'informations sur les différentes manières de facturer dans comment facturer un ou plusieurs bons de travail et dans heures à facturer.

Stratégie de facturation

La stratégie de facturation détermine le niveau de détail avec lequel le bon de travail figure sur la facture. Vous la réglez via paramètres > paramètres bon de travail > paramètres dans le champ stratégie de facturation :

Stratégie	Ce qui figure sur la facture
Détail par bon de travail	Chaque ligne du bon de travail figure séparément sur la facture.
Détail des bons de travail d'addition	Les lignes portant le même article ou la même description sont additionnées. La ligne de facture n'est alors plus liée à un seul bon de travail.
1 ligne par bon de travail	Par bon de travail et par taux de TVA, une seule ligne de total figure sur la facture.

La stratégie que vous choisissez détermine aussi les champs supplémentaires qui apparaissent. Avec 1 ligne par bon de travail, vous complétez dans entrée de ligne totale compacte ce qui doit figurer comme description sur cette ligne de total. Avec détail par bon de travail, vous obtenez trois champs pour composer vous-même la description : heures détail entrée des employés, heures détail entrée des matériel et mention du détail de la ligne lors de la facturation. Dans tous ces champs, vous travaillez avec des codes de remplacement.

Registre des jours-homme

Depuis la vue générale des bons de travail, le bouton d'action pdf > registre des jours-homme vous donne un pdf des jours-homme prestés. Si vous avez sélectionné des bons de travail, il porte sur ceux-là ; sans sélection, Robaws reprend l'ensemble de votre affichage actuel, donc filtres et terme de recherche compris.

Le menu pdf dans le module bons de travail, avec le choix registre des jours-homme

Le pdf trie d'abord par projet (alphabétiquement) et, à l'intérieur, par semaine (chronologiquement). Si vous travaillez avec plusieurs entreprises, chaque entreprise obtient sa propre partie dans le même pdf.

Un pdf de registre des jours-homme avec les données du sous-traitant et les heures par travailleur et par jour

Les données du travailleur qui figurent sur le pdf, vous les déterminez vous-même dans le champ format de l'employé via paramètres > paramètres bon de travail > registre des jours-homme. Par défaut, il contient ${employeeFullName}, mais vous pouvez le compléter avec par exemple ${insz}, ${employeeFunction} ou ${employeeNationality}. Dans la même carte, vous réglez aussi la déclaration, le pied de page et les statuts à exporter.

Vous demandez ce même registre des jours-homme également depuis le menu pdf d'un ordre et d'une facture.

Le registre des jours-homme fait partie des fonctionnalités néerlandaises. Si vous ne voyez pas l'action, activez l'interrupteur fonctionnalités NL activées via paramètres > général. Les utilisateurs disposant du droit masquer les prix de vente sur le bon de travail ne voient jamais cette action.

Modèles de bon de travail pour Wappy

Si vos techniciens vous transmettent des photos et des documents via Wappy, vous voulez les retrouver bien classés. Avec un modèle de bon de travail, vous fixez la structure de dossiers qu'un bon de travail reçoit.

Voici comment le mettre en place :

Créez le modèle via paramètres > paramètres bon de travail > wappy > modèles de bon de travail. Vous choisissez créer un modèle vide et construisez les dossiers vous-même, ou choisir existante pour reprendre la structure de dossiers d'un bon de travail existant. Avec modifier le modèle, vous adaptez encore les dossiers par la suite.
Liez le modèle à l'ordre dans le champ modèle de bon de travail Wappy sur la fiche de l'ordre. Les bons de travail issus de cet ordre reprennent les dossiers.
Activez l'interrupteur afficher les dossiers de documents dans les paramètres bon de travail, afin que votre technicien voie aussi les dossiers dans Wappy.

Un modèle contient uniquement des dossiers, pas de fichiers ni d'autres réglages. Si vous reprenez la structure d'un bon de travail existant, les documents de ce bon de travail ne suivent donc pas.

Paramètres

Tout ce qui précède se règle via l'icône d'engrenage dans le module bons de travail, ou via paramètres > paramètres bon de travail. Les cartes principales :

Carte	Ce que vous y réglez
Paramètres	La stratégie de facturation, la signature pdf, les minutes d'arrondi, l'annotation standard et les blocs visibles (heures d'équipement, kilomètres, titre, numéros de ligne)
Pdf	Vos templates pdf et, par template, notamment si les photos suivent
Registre des jours-homme	Le format de l'employé, la déclaration, le pied de page et les statuts à exporter
Données de base	Vos types d'heure, types de mobilité et statuts
Wappy	Les modèles de bon de travail, les paramètres Wappy et les interrupteurs pour l'heure, la pause et les dossiers de documents
Modèle d'e-mail	Vos propres modèles de mail pour envoyer un bon de travail

Si vous voulez que certains utilisateurs ne voient pas les prix de vente sur le bon de travail, cela se règle non pas ici mais dans les droits de vos utilisateurs, avec le droit masquer les prix de vente sur le bon de travail. Ces utilisateurs ne voient plus non plus les marges, les totaux et les montants d'analyse sur le bon de travail.

Mis à jour le : 08/09/2026

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