Wie erstelle ich einen Auftragsbericht?
Das Erstellen eines Auftragsberichts kann auf zwei Arten erfolgen:
Tagesplan:
Im Tagesplan (Kalenderansicht) kannst du mit der Maus einen Zeitpunkt und einen Tag auswählen, an dem du einen Auftragsbericht erstellen möchtest.
Wenn du die Maustaste loslässt, öffnet sich das Fenster "Zeitplan", in dem du Planungsinformationen hinzufügen kannst.
Um von hier aus einen Auftragsbericht zu erstellen, hast du zwei Optionen: Entweder nutzt du die Verknüpfung mit Wappy, wodurch dieser Planungspunkt sofort nach der Erstellung verfügbar ist oder du klickst in der Übersicht auf das Pluszeichen neben „Auftragsberichte“.
Modul Auftragsberichte:
Du kannst auch direkt zum Modul Auftragsberichte gehen und dort auf das „+“-Zeichen klicken, um einen Auftragsbericht hinzuzufügen.
Ein Auftragsbericht ist ein Dokument, das alle Kosten erfasst. Er registriert die gesamte Arbeit, die pro Tag und Baustelle für ein bestimmtes Projekt geleistet wird. Ein Auftragsbericht ist keine Rechnung.
Übersicht / Tabelle
- Arbeitszeitregister: In der Übersicht kannst du ein PDF-Arbeitszeitregister abrufen. Diese PDF wird auf Basis der ausgewählten Auftragsberichte erstellt. Die Sortierung erfolgt in dieser PDF zuerst nach Projekt (alphabetisch und anschließend nach Woche (chronologisch). In den Einstellungen \> Auftragsberichte kannst du mithilfe von Platzhalter-Codes selbst festlegen, welche Mitarbeiterdaten auf der PDF angezeigt werden.)
Auswertung (Analytik)
Tabelle | Beschreibung |
|---|---|
Arbeitnehmer | Leistung pro Mitarbeiter pro Projekt. Jede Farbe steht für ein bestimmtes Projekt. |
Stundencode | Nach Stundencode oder nach Art der Tätigkeit kannst du sehen, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter hier geleistet hat. |
Projekte | Du kannst für jedes Projekt nachsehen, wie viele Stunden pro Mitarbeiter und insgesamt geleistet wurden |
Kilometer | Du kannst die Gesamtzahl der zurückgelegten Kilometer pro Mitarbeiter einsehen |
Durch die Nutzung der Suchfunktion oben kannst du die Analysen auch nach Mitarbeiter, Projekt, Zeitraum, Art des Stundensatzes und Tätigkeit filtern.
Kalender
Dieser Kalender bietet dir eine detaillierte Übersicht über die von deinen Mitarbeitern erbrachten Leistungen sowie die Anzahl der geleisteten Stunden pro Leistung. Falls dein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag wegen Krankheit abwesend ist, wird dies ebenfalls so im Kalender angezeigt.
Arbeitsauftragsdaten
Daten
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Titel | Titel vom Auftragsbericht |
Datum | Datum, auf das sich der Auftragsbericht bezieht |
Verantwortlich | Verantwortlicher für diesen Auftragsbericht |
Projekt | Zu welchem Projekt kann dieser Auftragsbericht zugeordnet werden? |
Kunde | Auf welchen Kunden bezieht sich dieser Auftragsbericht? |
Endkunde | Wer ist der Endkunde von diesem Auftragsbericht? |
Tagesplan | An welchen Tagesplan ist dieser Auftragsbericht gekoppelt? |
Auftrag | An welchen Auftrag ist dieser Auftragsbericht gekoppelt? |
Kundenreferenz | Kurze Erläuterung für den Kunden, worum es in diesem Auftragsbericht geht |
Regieleistung Nr. | Falls es sich um einen Regiebeleg handelt, welche Regienummer wurde mit dem Kunden vereinbart? |
Status | Indem du dem Auftragsbericht einen Status zuweist, sorgst du für eine bessere Nachverfolgung in der Übersicht. Die Statusse legst du in den Einstellungen der Auftragsberichte fest |
Firma | An welche Firma ist dieser Auftragsbericht gekoppelt? |
Anlagen-Tracking | An welches Anlagen-Tracking ist dieser Auftragsbericht gekoppelt? |
Regieleistung | Ankreuzen, wenn es sich bei diesem Auftragsbericht um eine Regieleistung handelt. |
Bemerkungen | Gibt es extra Bemerkungen, welche auf dem Auftragsbericht erscheinen sollen? |
Unterzeichnet von | Wer hat den Auftragsbericht zur Genehmigung abgezeichnet? |
Zusätzliche Felder | Du kannst jederzeit über „Einstellungen > Auftragsberichte“ zusätzliche Felder hinzufügen. Diese werden dann in ROBAWS unter den Standardfeldern angezeigt. |
Der Adressblock bezieht sich auf die Baustellenadresse.
Aktionstasten
Webshops: Du kannst eine Verbindung zu einem Webshop wie z.B. GC Gruppe, Buderus oder Mosecker herstellen und von dort aus Artikel in deinen Auftragsbericht laden.
Rechnung erstellen: Du kannst aus dem Auftragsbericht eine Rechnung erstellen.
Auftrag erstellen: Du kannst aus dem geöffneten Auftragsbericht einen Auftrag erstellen.
E-Mails: Du kannst verschiedene E-Mails aus dem Auftragsbericht -Modul versenden, z. B. einen einfachen Auftragsbericht oder einen Auftragsbericht ohne Preise.
Entfernen: Gelöschte Datensätze sind aus der Übersicht entfernt, d.h. als gelöscht gekennzeichnet, aber noch stets vorhanden. Gelöschte Datensätze werden bei Auswertungen nicht berücksichtigt.
Archivieren: Archivierte Datensätze sind aus der Übersicht entfernt, d.h. als archiviert gekennzeichnet, aber noch stets vorhanden. Archivierte Datensätze werden bei Auswertungen berücksichtigt.
Sperren: Datensätze werden gesperrt, sodass sie nicht mehr geändert werden können.
Audit-Log: Hier kannst du den Verlauf der Bearbeitungen dieses Auftragsberichts einsehen.
Arbeitsstunden & Kilometer
Im Block „Arbeitsstunden“ kannst du die Zeiterfassung eines Mitarbeiters hinzufügen. Klicke dazu auf „Zeile hinzufügen“. Du hast die Möglichkeit, einen Auftragsbericht pro Mitarbeiter oder einen gemeinsamen Auftragsbericht für mehrere Mitarbeiter (z. B. eine Kolonne) zu erstellen.
Feld | Beschreibung |
Mitarbeiter | Für welchen Mitarbeiter wird die Zeiterfassung ausgefüllt? Hier können nur Mitarbeiter hinzugefügt werden, die im Modul "Mitarbeiter" registriert wurden. |
Km hin | Wie viele Kilometer hat der Mitarbeiter insgesamt zurückgelegt, um zur Baustelle zu kommen? |
Km zurück | Falls der Mitarbeiter auf dem Rückweg einen Zwischenstopp einlegt (z. B. zum Entladen von Abfall), wird dies hier eingetragen. Am Monatsende erhält der Fahrer eine andere Vergütung, die sich nach den zurückgelegten Kilometern richtet. |
Km ingesamt | Summe von 'Km hin' und 'Km zurück' |
Mobilität | Hier kann eingetragen werden, ob der Mitarbeiter Beifahrer, Fahrer oder Fahrer ohne Beifahrer ist. |
Startzeit | Beginn einer neuen Sorte Arbeit. |
Endzeit | Ende dieser Sorte Arbeit. |
Stundencode | Art der geleisteten Arbeit. Es wird der für diese Sorte von Arbeit geltende Tarif angewendet. Weitere Informationen zur Verwendung von Stundencodes findest du hier. |
Für weitere Informationen zur Kilometerregistrierung konsultiere bitte den Artikel über Kilometerpauschalen.
Artikel
Artikel sind Material und Betriebsmittel, die mit den Leistungen dieses Auftragsberichts verknüpft sind.
Unterschrift
Auf einem Smartphone, Tablet oder PC mit Touchscreen kann eine digitale Unterschrift auf der PDF des Auftragsberichts geleistet werden. So hast du immer einen Nachweis, den du zusammen mit der Rechnung versenden kannst. Sollte diese Option nicht verfügbar sein, hast du sie wahrscheinlich noch nicht in den Auftragseinstellungen aktiviert.
Abrechnung eines Auftragsberichts
Fakturierungsstrategie:
In den Auftragsberichte-Einstellungen kannst du wählen, welche Strategie du verwenden möchtest:
- Detail pro Arbeitsauftrag = Jede Zeile des Arbeitsauftrags wird in die Rechnung übernommen.
- Detailzusatz Arbeitsaufträge = Zeilen mit denselben Artikeln/Beschreibungen werden zusammengezählt.
- 1 Zeile pro Arbeitsauftrag = Nur der Gesamtbetrag wird als eine Zeile auf die Rechnung gesetzt. Den Text, der bei den Anmerkungen erscheint, kannst du in den Auftragsbericht-Einstellungen festlegen.
Du kannst einen Auftragsbericht auf verschiedene Arten abrechnen:
Abrechnung eines einzelnen Auftragsberichts:
Wähle einen Auftragsbericht in der Übersicht aus und klicke darauf. Eine Rechnung für diesen einen Auftragsbericht wird erstellt.
Abrechnung mehrerer Auftragsberichte:
Wähle mehrere aufeinanderfolgende Auftragsberichte in der Übersicht aus, halte die Shift-Taste gedrückt und klicke anschließend auf die entsprechende Schaltfläche.
Bei der Erstellung einer Rechnung, die mehrere Auftragsberichte umfasst, werden die Auftragsberichte in einer PDF-Datei zusammengefasst, wenn du diese per E-Mail versenden möchtest.
Verknüpfung mit Webshop
Wenn du auf „Webshops“ klickst, gelangst du auf eine Seite mit den Webshops, die du in den Einstellungen hinzugefügt hast. Öffne den gewünschten Webshop. Hier kannst du Artikel suchen und deinem Warenkorb hinzufügen. Dabei hast du zwei Optionen:
In die Zwischenablage kopieren:
Du kopierst einen Artikel und fügst ihn später in die Angebotszeilen ein.
Artikel hinzufügen:
Die gewünschten Artikel werden der Artikelbibliothek in Robaws hinzugefügt.
Aktualisiert am: 20/05/2026
Danke!